Art. 37 Verordening (EG) nr. 810/2009, Organisatie van de visumafdelingen
1. De lidstaten zijn verantwoordelijk voor de organisatie van de visumafdelingen van hun consulaten.
Om verminderde waakzaamheid te voorkomen en medewerkers te beschermen tegen druk op plaatselijk niveau, worden in voorkomend geval roulatieschema’s opgesteld voor de medewerkers die rechtstreeks contact hebben met aanvragers. Bijzondere aandacht dient te worden geschonken aan een duidelijke organisatie van werkzaamheden en een goede toewijzing/scheiding van verantwoordelijkheden met betrekking tot de uiteindelijke beslissing over aanvragen. VIS, SIS en andere vertrouwelijke informatie kunnen uitsluitend worden geraadpleegd door een beperkt aantal naar behoren bevoegde medewerkers. Om ongeoorloofde toegang tot dergelijke databanken te voorkomen, dienen passende maatregelen te worden getroffen.
2. Met betrekking tot de opslag en de behandeling van visumstickers worden passende veiligheidsmaatregelen getroffen om fraude of verlies te voorkomen. Elk consulaat houdt een inventaris bij van zijn voorraad visumstickers en registreert hoe elke visumsticker is gebruikt.
3. De consulaten van de lidstaten archiveren de aanvragen. Elk individueel dossier bestaat uit het aanvraagformulier, afschriften van relevante bewijsstukken, aantekeningen van verrichte controles en het referentienummer van het afgegeven visum, zodat medewerkers in voorkomend geval de voorgeschiedenis van een beslissing over een aanvraag kunnen reconstrueren.
Individuele aanvraagdossiers worden ten minste twee jaar bewaard, te rekenen vanaf de datum van de beslissing over de aanvraag als bedoeld in artikel 23, lid 1.