Art. 203 Verordening (EU) 2018/1046, Bewijsstukken voor betalingsverzoeken
1. De bevoegde ordonnateur bepaalt van welke bewijsstukken betalingsverzoeken vergezeld moeten gaan.
2. Voor elke subsidie mag de voorfinanciering in verschillende tranches worden opgesplitst, overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer. Het verzoek om een verdere tranche van de voorfinanciering gaat vergezeld van een verklaring van de begunstigde over het verbruik van de vorige voorfinanciering. De tranche wordt volledig betaald wanneer ten minste 70 % van het totale bedrag van alle vroegere voorfinanciering is verbruikt. Zo niet wordt de tranche verminderd met de nog te verbruiken bedragen totdat die drempel is bereikt.
3. De begunstigde verklaart op erewoord dat de in zijn betalingsverzoeken verstrekte informatie volledig, betrouwbaar en waarheidsgetrouw is, onverminderd de verplichting bewijsstukken te verstrekken. De begunstigde verklaart tevens dat de gemaakte kosten volgens de bepalingen van de subsidieovereenkomst subsidiabel zijn en dat de betalingsverzoeken worden gestaafd door toereikende bewijsstukken die aan een controle kunnen worden onderworpen.
4. Een certificaat betreffende de financiële staten van de actie of het werkprogramma en de onderliggende rekeningen kan door de bevoegde ordonnateur worden gevraagd ter staving van tussentijdse betalingen of betalingen van saldi van alle bedragen. Een dergelijk certificaat wordt gevraagd op basis van een risicobeoordeling, waarin met name rekening wordt gehouden met het bedrag van de subsidie, het bedrag van de betaling, de aard van de begunstigde en de aard van de ondersteunde activiteiten.
Het certificaat wordt opgesteld door een goedgekeurde externe controleur of, in het geval van overheidsinstanties, door een bevoegde en onafhankelijke overheidsfunctionaris.
Het certificaat certificeert, volgens een door de bevoegde ordonnateur goedgekeurde methode en overeengekomen procedures die aan internationale normen voldoen, dat de kosten die de begunstigde heeft gedeclareerd in de financiële staten waarop het betalingsverzoek is gebaseerd, werkelijk gemaakt en precies geboekt zijn en op grond van de subsidieovereenkomst subsidiabel zijn. In bijzondere, naar behoren gemotiveerde gevallen kan de bevoegde ordonnateur het certificaat vragen in de vorm van een accountantsverklaring of een andere aan internationale normen beantwoordende vorm.
5. Ter rechtvaardiging van de betalingen kan de bevoegde ordonnateur op basis van een risicobeoordeling een operationeel auditverslag van een door de bevoegde ordonnateur erkende onafhankelijke derde partij eisen. In het operationeel auditverslag wordt verklaard dat de operationele audit is uitgevoerd overeenkomstig een door de bevoegde ordonnateur goedgekeurde methode en uitsluitsel gegeven over de vraag of de actie of het werkprogramma daadwerkelijk volgens de voorwaarden van de subsidieovereenkomst ten uitvoer is gelegd.