Art. 72 Verordening (EU) 2016/1624, Klachtenmechanisme
1. Het Agentschap neemt in samenwerking met de grondrechtenfunctionaris de nodige maatregelen om overeenkomstig dit artikel een klachtenmechanisme in te stellen teneinde de eerbiediging van de grondrechten bij alle activiteiten van het Agentschap te monitoren en te waarborgen.
2. Iedere persoon die rechtstreeks de gevolgen ondervindt van de acties van het personeel dat betrokken is bij een gezamenlijke operatie, proefproject, snelle grensinterventie, de inzet van een ondersteuningsteam voor migratiebeheer, een terugkeeroperatie of terugkeerinterventie en van mening is dat met deze acties zijn grondrechten zijn geschonden, of iedere partij die een dergelijke persoon vertegenwoordigt, kan schriftelijk een klacht indienen bij het Agentschap.
3. Uitsluitend voldoende gemotiveerde klachten in verband met concrete schendingen van de grondrechten zijn ontvankelijk.
4. De grondrechtenfunctionaris wordt belast met de behandeling van door het Agentschap ontvangen klachten overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur. Daartoe onderzoekt de grondrechtenfunctionaris de ontvankelijkheid van een klacht, registreert ontvankelijke klachten, zendt alle geregistreerde klachten door aan de uitvoerend directeur, zendt klachten betreffende leden van de teams door aan de lidstaat van herkomst, informeert de desbetreffende autoriteit of instantie die bevoegd is voor grondrechten in een lidstaat, en registreert en waarborgt welke follow-up het Agentschap of de lidstaat daaraan geeft.
5. Overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur worden de klagers, wanneer hun klacht ontvankelijk is, ervan in kennis gesteld dat de klacht is geregistreerd, een beoordeling is gestart en het antwoord zal worden gestuurd zodra het beschikbaar is. Als een klacht aan de nationale autoriteiten of organen wordt gezonden, worden hun contactgegevens aan de klager meegedeeld. Als een klacht niet ontvankelijk is, worden de klagers in kennis gesteld van de redenen daarvoor en wordt hen, indien mogelijk, gewezen op verdere mogelijkheden om verhaal te zoeken.
Elk besluit wordt schriftelijk en onderbouwd overgelegd.
6. Wanneer een klacht met betrekking tot een personeelslid van het Agentschap wordt geregistreerd, zorgt de uitvoerend directeur, in overleg met de grondrechtenfunctionaris, voor passende follow-up, met inbegrip van disciplinaire maatregelen, waar nodig. De uitvoerend directeur brengt binnen een bepaalde termijn aan de grondrechtenfunctionaris verslag uit over de bevindingen en de follow-up die het Agentschap aan de klacht heeft gegeven, met inbegrip van disciplinaire maatregelen, waar nodig.
Wanneer een klacht betrekking heeft op gegevensbescherming, betrekt de uitvoerend directeur de functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap bij de kwestie. De grondrechtenfunctionaris en de functionaris voor gegevensbescherming stellen een schriftelijk memorandum van overeenstemming op met daarin hun taakverdeling en samenwerking voor ontvangen klachten.
7. Indien een klacht met betrekking tot een grenswachter van een ontvangende lidstaat of een teamlid wordt geregistreerd, daaronder ook begrepen een gedetacheerd teamlid of een gedetacheerde nationale deskundige, zorgt de lidstaat van herkomst voor passende follow-up, met inbegrip van disciplinaire maatregelen, waar nodig, of andere maatregelen overeenkomstig het nationaal recht. De betrokken lidstaat brengt binnen een bepaalde termijn en vervolgens, indien nodig, op regelmatige tijdstippen aan de grondrechtenfunctionaris verslag uit over de bevindingen en de follow-up die aan de klacht is gegeven. Het Agentschap volgt de kwestie als van de betrokken lidstaat geen verslag werd ontvangen.
8. Wanneer schendingen van de grondrechten of de internationale verplichtingen op het gebied van bescherming door een grenswachter of een gedetacheerde nationale deskundige worden vastgesteld, kan het Agentschap de lidstaat verzoeken om deze grenswachter of gedetacheerde nationale deskundige onverwijld van de activiteit van het Agentschap of de snel inzetbare pool uit te sluiten.
9. De grondrechtenfunctionaris brengt aan de uitvoerend directeur en de raad van bestuur verslag uit over de bevindingen van het Agentschap en de lidstaten en de follow-up die het Agentschap en de lidstaten aan de klachten hebben gegeven. Het Agentschap neemt in zijn jaarverslag informatie op over het klachtenmechanisme.
10. De grondrechtenfunctionaris stelt in overeenstemming met de in leden 1 tot 9 bedoelde bepalingen na raadpleging van het adviesforum een standaardformulier voor klachten op, waarin wordt gevraagd naar nauwkeurige en specifieke informatie met betrekking tot de vermeende schending van de grondrechten. Zo nodig stelt de grondrechtenfunctionaris bijkomende gedetailleerde regels op. De grondrechtenfunctionaris dient het formulier en dergelijke bijkomende gedetailleerde regels in bij de uitvoerend directeur en de raad van bestuur.
Het Agentschap zorgt ervoor dat informatie over de mogelijkheid en de procedure om een klacht in te dienen, gemakkelijk beschikbaar is, ook voor kwetsbare personen. Het standaardklachtenformulier wordt beschikbaar gesteld op de website van het Agentschap en op papier tijdens alle activiteiten van het Agentschap in talen die onderdanen van derde landen begrijpen of waarvan redelijkerwijs wordt aangenomen dat ze die begrijpen. De grondrechtenfunctionaris onderzoekt klachten ook wanneer deze niet via het standaardformulier zijn ingediend.
11. Alle persoonsgegevens die in een klacht worden vermeld, worden behandeld en verwerkt door het Agentschap, met inbegrip van de grondrechtenfunctionaris, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 en door de lidstaten overeenkomstig Richtlijn 95/46/EG en Kaderbesluit 2008/977/JBZ.
Als een klager een klacht indient, wordt hij verondersteld in te stemmen met de verwerking van zijn persoonsgegevens door het Agentschap en de grondrechtenfunctionaris in de zin van artikel 5, onder d), van Verordening (EG) nr. 45/2001.
Om de belangen van klagers te waarborgen, worden klachten door de grondrechtenfunctionaris vertrouwelijk in overeenstemming met het nationale en het Unierecht behandeld, tenzij de klager expliciet afstand doet van zijn recht op vertrouwelijke behandeling. Wanneer een klager afstand doet van zijn recht op vertrouwelijke behandeling, wordt aangenomen dat hij ermee instemt dat de grondrechtenfunctionaris of het Agentschap zijn identiteit met betrekking tot de inhoud van de klacht bekendmaakt aan de bevoegde autoriteiten of organen, indien nodig.