Art. 89 Verordening (EU) 2018/1046, Instelling en beheer van gelden ter goede rekening
1. De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening geschieden bij besluit van de rekenplichtige van de instelling van de Unie op basis van een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur. In dit besluit worden de respectieve verantwoordelijkheden en verplichtingen van de beheerder van gelden ter goede rekening en de ordonnateur vastgesteld.
Beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen uit ambtenaren of, indien nodig en slechts in gerechtvaardigde gevallen, uit andere personeelsleden of overeenkomstig de voorwaarden die zijn vastgesteld in de interne regels van de Commissie, uit personeelsleden van de Commissie die actief zijn op het gebied van hulp in crisissituaties en humanitaire hulp, op voorwaarde dat hun arbeidsovereenkomsten een gelijkwaardig niveau van bescherming op het gebied van aansprakelijkheid bieden als dat wat krachtens artikel 95 voor personeelsleden geldt. Beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen op grond van hun kennis, bekwaamheid en vaardigheden ter zake die zij blijkens diploma’s of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.
2. Bij de voorstellen voor besluiten tot het instellen van beheer van gelden ter goede rekening ziet de bevoegde ordonnateur erop toe dat:
a) bij voorkeur de budgettaire weg wordt gebruikt wanneer de toegang tot het centrale geautomatiseerde boekhoudsysteem voorhanden is;
b) slechts in naar behoren gerechtvaardigde gevallen gebruik wordt gemaakt van beheer van gelden ter goede rekening.
Bij het nemen van een besluit om gelden ter goede rekening in te stellen, bepaalt de rekenplichtige de voorwaarden voor het gebruik van de gelden ter goede rekening.
De wijziging van de voorwaarden voor het beheer van gelden ter goede rekening geschiedt eveneens bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur.
3. Bankrekeningen voor het beheer van de gelden ter goede rekening worden geopend en gemonitord door de rekenplichtige, die ook de handtekeningen bij volmacht goedkeurt op basis van een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur.
4. Gelden ter goede rekening worden door de rekenplichtige van de instelling van de Unie ter beschikking gesteld en vallen onder de verantwoordelijkheid van de beheerders van gelden ter goede rekening.
5. Verrichte betalingen worden gevolgd door formele besluiten tot definitieve betaalbaarstelling of regularisatiebetalingsopdrachten die door de bevoegde ordonnateur zijn ondertekend.
De verrichtingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening worden uiterlijk aan het einde van de volgende maand door de ordonnateur geregulariseerd, om te zorgen voor afstemming van het boeksaldo en het banksaldo.
6. De rekenplichtige verricht toetsen, of laat die verrichten door een speciaal daartoe gemachtigd personeelslid van zijn of haar dienst of de ordonnateursdienst. Die toetsen van de aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede rekening toevertrouwde middelen, de desbetreffende boekhouding en de regularisatie van de verrichtingen binnen de voorgeschreven termijnen worden in de regel ter plaatse en, waar nodig, zonder aankondiging, verricht. De rekenplichtige deelt de bevoegde ordonnateur de resultaten van die toetsen mede.