Art. 5 Verordening (EG) nr. 2148/96
1. De controle-instantie of de vertegenwoordiger van die instantie stelt van elke controle, die ten minste eenmaal per jaar overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 en in bijlage III wordt verricht, een proces-verbaal op.
2. Het proces-verbaal behelst ten minste de volgende gegevens:
a) de naam van de opslaghouder, het adres van het bezochte pakhuis en de omschrijving van de gecontroleerde partijen;
b) de datum en het uur van begin en einde van de controleverrichting;
c) de plaats waar de controle is verricht en de beschrijving van de omstandigheden van de opslag, van de verpakking en van de toegankelijkheid;
d) de volledige identiteit van de personen die de controle uitvoeren, hun functie en hun opdracht;
e) de verrichte controlewerkzaamheden en de wijze waarop de volumes zijn gemeten, zoals de meetmethoden, de uitgevoerde berekeningen en de verkregen tussen- en einduitkomsten, alsmede de gevolgtrekkingen daaruit;
f) voor elke in het pakhuis opgeslagen partij of kwaliteit: de in de boeken van het interventiebureau vermelde hoeveelheid, de in de boeken van het pakhuis vermelde hoeveelheid, de tussen deze beide boekhoudingen eventueel geconstateerde verschillen;
g) voor elke materieel geïnspecteerde partij of kwaliteit de gegevens bedoeld in punt f), alsmede de ter plaatse geconstateerde hoeveelheid en de eventuele verschillen, het nummer van de partij of van de kwaliteit, de laadborden, kartonen dozen, silo's, opslagtanks of andere recipiënten, het gewicht (in voorkomend geval het netto- en het brutogewicht) of het volume;
h) bij verschillen of tegenstrijdigheden: de door de opslaghouder afgelegde verklaringen;
i) de plaats en de datum van opstelling van het proces-verbaal en de handtekening van degene die het proces-verbaal heeft opgesteld alsmede die van de opslaghouder of diens vertegenwoordiger;
j) het feit dat wegens anomalieën een grondiger controle is verricht, met vermelding van het percentage van de opgeslagen hoeveelheden die aan die controle onderworpen is geweest, de geconstateerde verschillen en de daarvoor gegeven verklaringen.
3. De processen-verbaal worden het interventiebureau onverwijld toegezonden. Onmiddellijk na ontvangst van het proces-verbaal worden aan de hand van de geconstateerde verschillen en tegenstrijdigheden de boeken van het interventiebureau gecorrigeerd en worden die verschillen en tegenstrijdigheden overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van Verordening (EEG) nr. 3492/90 aan het EOGFL meegedeeld.
4. De processen-verbaal worden in het hoofdkantoor van het interventiebureau bewaard en zijn toegankelijk voor zowel de ambtenaren van de Commissie als de door haar gemachtigde personen.
5. Jaarlijks wordt, tegelijk met de in artikel 5, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad (4) bedoelde jaarrekeningen, aan de Commissie een samenvattend document toegezonden waarin de verrichte controles, de geverifieerde hoeveelheden en de ten opzichte van de maand- en jaarstaten vastgestelde anomalieën worden vermeld.