Art. 5.6 Archiefwet met vermelding van het jaartal van het Staatsblad waarin zij zal worden geplaatst, Ontheffing overbrengingsverplichting

Archiefwet met vermelding van het jaartal van het Staatsblad waarin zij zal worden geplaatst

1. Een verantwoordelijk overheidsorgaan kan ontheffing worden verleend van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen. Een ontheffing kan worden verleend door de rijksarchivaris.

2. Een ontheffing kan alleen worden verleend, indien:

a. de documenten deel uitmaken van een omvangrijke en samenhangende verzameling;

b. overbrenging van de documenten naar het oordeel van de rijksarchivaris ernstig afbreuk zou doen aan de integriteit van de verzameling dan wel aan de uitvoering van de wettelijke taak van het betreffende overheidsorgaan; en

c. het verantwoordelijke overheidsorgaan adequate voorzieningen heeft getroffen voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de documenten waarmee naar het oordeel van de rijksarchivaris de blijvende bewaring en beschikbaarstelling op een gelijkwaardig niveau geborgd zijn als bij overgebrachte documenten.

3. Het verantwoordelijke overheidsorgaan zorgt ervoor dat:

a. de documenten waarvoor ontheffing is verleend, tenzij enig wettelijk voorschrift zich hiertegen verzet, voor eenieder kosteloos zijn te raadplegen en dat het eenieder is toegestaan om van deze documenten kopieën, afschriften, uittreksels of bewerkingen te maken;

b. een overzicht van de documenten waarvoor ontheffing is verleend, openbaar beschikbaar wordt gesteld; en

c. adequate informatie beschikbaar is over de wijze waarop de documenten waarvoor ontheffing is verleend geraadpleegd kunnen worden.

4. Een verleende ontheffing kan door de rijksarchivaris worden ingetrokken, indien:

a. de overbrenging van de desbetreffende documenten niet langer afbreuk zou doen aan de integriteit van de verzameling of aan de uitvoering van de wettelijke taak van het desbetreffende overheidsorgaan; of

b. het verantwoordelijke overheidsorgaan niet langer voldoet aan het bepaalde in het tweede lid, onderdeel c.

5. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld over:

a. de procedure voor het aanvragen van een ontheffing;

b. de bekendmaking van een ontheffingsbesluit; en

c. de door het verantwoordelijke overheidsorgaan te treffen adequate voorzieningen.