Art. 38 Verordening (EG) nr. 1260/1999, Algemene bepalingen

Verordening (EG) nr. 1260/1999

1. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de Commissie voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen dragen de lidstaten in eerste instantie de verantwoordelijkheid voor de financiële controle van de bijstandspakketten. Te dien einde dragen de lidstaten met name zorg voor het volgende:

a) zij gaan na of er beheers- en controlesystemen zijn opgezet om te zorgen voor een doeltreffend en regelmatig gebruik van het Gemeenschapsgeld en of deze systemen goed functioneren;

b) zij verstrekken de Commissie een beschrijving van deze systemen;

c) zij zien erop toe, dat de bijstandspakketten in overeenstemming met alle toepasselijke communautaire bepalingen worden beheerd en dat de hun ter beschikking gestelde middelen overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer worden gebruikt;

d) zij verklaren, dat de aangiften van uitgaven die bij de Commissie worden ingediend, juist zijn en zien erop toe dat deze afkomstig zijn van op controleerbare bewijsstukken gebaseerde boekhoudsystemen;

e) zij doen het nodige om onregelmatigheden te voorkomen, op te sporen en te herstellen; overeenkomstig de geldende wetgeving stellen zij de Commissie in kennis van onregelmatigheden, en zij houden haar op de hoogte van het verloop van de administratieve en gerechtelijke procedures;

f) bij de afsluiting van elk bijstandspakket dienen zij bij de Commissie een verklaring in die is opgesteld door een persoon of dienst die functioneel onafhankelijk is van de beheersautoriteit. In de verklaring worden de conclusies van de verrichte controles samengevat en wordt een oordeel gegeven over de deugdelijkheid van de aanvraag om de saldobetaling, alsmede over de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen waarop het eindcertificaat over de uitgaven betrekking heeft. De lidstaten laten deze verklaring vergezeld gaan van hun zienswijze indien zij zulks nodig achten;

g) zij werken samen met de Commissie om te garanderen dat de middelen van de Gemeenschap overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer worden gebruikt;

h) zij vorderen de middelen terug die ten gevolge van geconstateerde onregelmatigheden verloren zijn gegaan, in voorkomend geval verhoogd met moratoire rente.

2. Als voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen verantwoordelijke instelling zorgt de Commissie ervoor dat er in de lidstaten goed functionerende beheers- en controlesystemen bestaan, zodat de Gemeenschapsfondsen doeltreffend en correct worden aangewend.

Daartoe mogen ambtenaren of functionarissen van de Commissie, onverminderd de controles van de lidstaten overeenkomstig de nationale wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen, de uit de fondsen gefinancierde verrichtingen en de beheers- en controlesystemen in overeenstemming met de regelingen die in het kader van de in lid 3 bedoelde samenwerking zijn overeengekomen, ter plaatse controleren, met name door middel van steekproeven; die controles moeten ten minste één werkdag van te voren worden aangekondigd. De Commissie stelt de betrokken lidstaat vooraf in kennis van een controle ter plaatse teneinde de nodige medewerking te verkrijgen. Ambtenaren of functionarissen van de lidstaat mogen aan de controles deelnemen.

De Commissie kan de betrokken lidstaat verzoeken een controle ter plaatse uit te voeren om de regelmatigheid van een of meerdere verrichtingen na te gaan. Ambtenaren of functionarissen van de Commissie mogen aan de controles deelnemen.

3. De Commissie en de lidstaten werken op basis van bilaterale bestuursrechtelijke regelingen samen om plannen, methoden en uitvoering van controles te coördineren om het nut daarvan zo groot mogelijk te maken. Zij wisselen de resultaten van de verrichte controles terstond uit.

Ten minste jaarlijks, en in elk geval vóór het jaarlijks onderzoek als bedoeld in artikel 34, lid 2, worden de volgende elementen onderzocht en geëvalueerd:

a) de resultaten van de door de lidstaat en de Commissie verrichte controles;

b) eventuele opmerkingen van andere controle-instanties van de lidstaat of de Gemeenschap;

c) de financiële effecten van de vastgestelde onregelmatigheden, de voor het herstel ervan reeds genomen of nog noodzakelijke maatregelen en, in voorkomend geval, de wijzigingen van de beheers- en controlesystemen.

4. Onverminderd de met name overeenkomstig dit artikel en artikel 39 onverwijld door de lidstaat te nemen maatregelen, kan de Commissie na dit onderzoek en deze evaluatie opmerkingen maken, die met name betrekking hebben op het financiële effect van de eventueel geconstateerde onregelmatigheden. De opmerkingen worden toegezonden aan de lidstaat en aan de autoriteit die het betrokken bijstandspakket beheert. In voorkomend geval gaan de opmerkingen vergezeld van verzoeken om correctiemaatregelen die erop gericht zijn de tekortkomingen van het beheer te verhelpen en de ontdekte onregelmatigheden die nog niet zijn gecorrigeerd, alsnog te corrigeren. De lidstaat heeft de gelegenheid op deze opmerkingen te reageren.

Wanneer de Commissie na het commentaar van de lidstaat of bij gebreke van reacties conclusies aanneemt, doet de lidstaat binnen de gestelde termijn het nodige om gevolg te geven aan de verzoeken van de Commissie en stelt hij de Commissie van zijn optreden in kennis.

5. Onverminderd het bepaalde in dit artikel, kan de Commissie, na passende controle, een tussentijdse betaling geheel of gedeeltelijk opschorten indien zij vaststelt dat de betrokken uitgaven het voorwerp uitmaken van een belangrijke onregelmatigheid die niet is gecorrigeerd en oordeelt dat onmiddellijk optreden vereist is. Zij brengt de betrokken lidstaat op de hoogte van haar optreden en de motieven ervoor. Indien na vijf maanden de motieven voor de opschorting blijven bestaan of de betrokken lidstaat de Commissie niet in kennis heeft gesteld van de maatregelen die zijn genomen om de belangrijke onregelmatigheid te corrigeren, is het bepaalde in artikel 39 van toepassing.

6. Tenzij in de bilaterale bestuursrechtelijke regelingen anders is overeengekomen, houden de verantwoordelijke autoriteiten gedurende drie jaren na de betaling door de Commissie van het eindsaldo voor een bijstandspakket alle bewijsstukken (hetzij de originele stukken, hetzij voor authentiek gewaarmerkte versies op algemeen aanvaarde gegevensdragers) van de met het bijstandspakket verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie. In geval van gerechtelijke vervolging of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn geschorst.