Art. 1 Beheersregeling archiefbeheer BZ 2013, Begripsbepalingen

Beheersregeling archiefbeheer BZ 2013

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a. archief: geheel van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door het ministerie.

b. archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden.

c. archiefbeheerder: degene die in opdracht van de minister is belast met het archiefbeheer van het ministerie of een onderdeel daarvan.

d. archiefbescheiden:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°., 2°. of 3°. bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd.

e. archiefcommissie: de archiefcommissie is onafhankelijk adviseur van de minister inzake het archiefbeheer van het ministerie.

f. chef de poste: hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken.

g. chief information officer: de functionaris die verantwoordelijk is voor de departementale strategie en het strategisch beleid voor informatievoorziening en ICT en de toepassing van rijksbrede kaders op dit terrein bewaakt.

h. directeur: persoon bedoeld in artikel 1 lid f en g van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004.

i. directeur Bedrijfsvoering: de functionaris die belast is met de uitvoering van het archiefbeheer voor het ministerie.

j. hoofd regionale service organisatie: hoofd van de regionale service organisatie, die de posten ondersteunt bij de bedrijfsvoering en consulaire zaken.

k. minister: de Minister van Buitenlandse Zaken.

l. ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bestaande uit het departement, de posten, honorair consuls en het agentschap Centrum tot Bevordering van de Import uit Ontwikkelingslanden (CBI).

m. overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

n. overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie.

o. selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

p. verklaring: een door de directeur of chef de poste ondertekende verklaring van overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden.

q. vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden.

r. vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden.