Art. 1 Beheersregeling archiefbeheer BZ 2012, Begripsbepalingen

Beheersregeling archiefbeheer BZ 2012

In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a. archief: geheel van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door het ministerie.

b. archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden.

c. Archiefbeheerder: degene die in opdracht van de minister is belast met het archiefbeheer van het ministerie of een onderdeel daarvan.

d. archiefbescheiden:

1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan;

3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°., 2°. of 3°. bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd.

e. archiefruimte: een ruimte, bestemt of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging, en die voldoet aan de bij de wet gestelde eisen.

f. chef de Poste: hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken.

g. directeur: persoon bedoeld in artikel 1 lid f en g van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004.

h. minister: de Minister van Buitenlandse Zaken.

i. ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bestaande uit het departement, de posten en het agentschap Centrum tot Bevordering van de Import uit Ontwikkelingslanden (CBI).

j. overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

k. overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel van het ministerie.

l. selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.

m. verklaring: een door de Directeur of Chef de Poste ondertekende verklaring van overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden.

n. vervanging: de routinematige vervanging van archiefbescheiden door reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden.

o. vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden.