Art. 3 Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Bedrijfsvoering 2011, Verantwoordelijkheden

Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Bedrijfsvoering 2011

Het hoofd van de afdeling Informatie en Facilitair Management is verantwoordelijk voor:

a. het bewaken van de samenhang in informatievoorziening en ICT en huisvestings- en facilitaire projecten bij het ministerie door het opstellen en implementeren van de departementale strategie en beleidsvisie op het gebied van ICT, inkoop, huisvesting en facilitair;

b. het inrichten van de departementale informatieorganisatie, de kaders, de architectuur en de standaarden van het departementaal informatiemanagement, de ICT-projecten en het applicatieportfolio-management voor het ministerie;

c. het adviseren van deelnemers aan interdepartementale commissies op het gebied van ICT, inkoop, huisvesting en facilitair;

d. het vertalen van het interdepartementale ICT, inkoop, huisvesting en facilitaire beleid naar de specifieke situatie van het ministerie;

e. het houden van toezicht op de naleving van de rijksbrede kaders binnen het ministerie voor ICT, inkoop, huisvesting en facilitair;

f. het adviseren over de eisen aan projectbeheersingmethodieken op basis van rijksbrede kaders voor ICT, huisvesting en facilitair;

g. het ondersteunen van audits, reviews en second opinions voor ICT, inkoop, huisvesting en facilitair;

h. het adviseren van de CIO en het SZW management over de start van ICT-projecten, over het opschorten of bijsturen tijdens de uitvoering van ICT-projecten en over het toekennen van een ICT-budget in afstemming met de directie Financieel-Economische Zaken;

i. het ondersteunen van de CIO en CDI, zowel departementaal als interdepartementaal;

j. het uitoefenen van het budgethouderschap ten aanzien van ICT, inkoop, huisvesting en facilitair en het voeren van de control en rapportage over het departementaal ICT-budget;

k. het voorzien in managementinformatie over het departementale ICT-budget in relatie tot de ICT-applicatie- en projectenportfolio;

l. het voeren van leveranciersmanagement (kosten, kwaliteit en klanttevredenheid) voor SSC ICT, HIS, FMH, RGD, VijfkeerBlauw en departementale leveranciers die vallen binnen het domein van de afdeling;

m. het onderhouden van de klantcontacten op strategisch en tactisch niveau, waaronder het adviseren van klanten over ICT en huisvestingsvraagstukken en het doorvertalen van wensen richting SSC-ICT, HIS en FMH;

n. het adviseren over en programmatisch aansturen van SZW brede programma’s en projecten op het gebied van ICT, huisvesting en facilitair;

o. het adviseren van de CDI en het SZW management over het opschorten of bijsturen van grote en/of risicovolle aanbestedingen;

p. het uitvoeren van de taken van de CDI, inhoudende:

1°. de coördinatie van strategische inkoopactiviteiten;

2°. de coördinatie van de verantwoordelijkheid van het contractprocesbeheer;

3°. de inventarisatie van gegevens met betrekking tot inkoopactiviteiten van het ministerie, jaarlijks resulterend in een inkoopprognose en jaarplan;

4°. het formuleren en aanpassen van het inkoopbeleid;

5°. de vertegenwoordiging van het ministerie bij interdepartementale vergaderingen en bijeenkomsten op het gebied van inkoop;

6°. de control rol binnen het ministerie inzake het gebruik van de internationale, nationale en departementale regelingen en procesbeschrijvingen betreffende inkoop;

7°. de oplevering van een jaarlijks inkoopjaarplan aan de CPO;

8°. het voeren van de regierol richting de HIS;

9°. het strategisch adviseren bij inkoopvraagstukken.