Art. 8:6 Organisatiebesluit Gemeenschappelijke Diensten (Organisatiebesluit GD), Directie Communicatie en Informatie

Organisatiebesluit Gemeenschappelijke Diensten (Organisatiebesluit GD)

1. De afdeling Documentdiensten staat onder leiding van een hoofd.

2. De afdeling bestaat uit de volgende eenheden:

a. de eenheid Documentmanagement (DM);

b. de eenheid Documentbehandeling en Logistiek (DL);

c. de eenheid Grafische en Multimediale Diensten (G&M);

d. de eenheid Kennis- en Informatiecentrum (KIC).

3. De afdeling heeft de volgende taken:

a. het leveren van documenten en het bezorgen van inkomende (digitale) post;

b. het zorgen voor digitalisering van documenten;

c. het registreren en verzenden van uitgaande post;

d. het zorgen voor en adviseren over reproductie van documenten;

e. het zorgen voor en adviseren over het ontwerpen en vormgeven van grafische producties;

f. het beheren van decentrale multifunctionele copiers;

g. het beheer van het papieren en digitale archief;

h. het opstellen, onderhouden en implementeren van de ordeningsplannen in het digitale archief;

i. het implementeren, gebruiken en beheren van selectielijsten;

j. het verzamelen, laten beoordelen en laten goedkeuren van de concept-handelingen in concept-selectielijsten;

k. het beheren en onderhouden van de Handelingenbank;

l. het beheren en ontsluiten van, beantwoorden van vragen over en gevraagd en pro-actief verstrekken van informatie uit het papieren en digitale archief;

m. het verstrekken van informatie op basis van de WOB en het beschikbaar stellen van bescheiden op basis van de Archiefwet;

n. het verzorgen van de dossiervorming, het beheren van het metadatamodel/trefwoordenboom;

o. het verrijken van dossiers door het toevoegen van informatie uit andere bronnen;

p. het zorg dragen voor het tijdig overdragen van archieven naar het Nationaal Archief;

q. het vervaardigen en verstrekken van procesinformatie over de verblijfplaats en voortgang van archiefstukken en het opstellen van rappellijsten;

r. het verwerven, formeel ontsluiten, beheren en publiceren van externe bronnen;

s. het opstellen en verstrekken van aanwinstenlijsten en het verzorgen van de uitlening van publicaties;

t. het exploiteren van een Kennis- en Informatiecentrum;

u. het beantwoorden van 1e lijns interne vragen;

v. het versturen van publicaties aan burgers;

w. emailafhandeling i-netten reacties.