Art. 24 Uitvoeringsverordening (EU) nr. 908/2014, Elektronische uitwisseling van gegevens en documenten
Uitvoeringsverordening (EU) nr. 908/2014
1. Ten behoeve van het meedelen en raadplegen van gegevens overeenkomstig artikel 102 van Verordening (EU) nr. 1306/2013 en de daartoe vereiste uitvoeringsbepalingen stelt de Commissie een omschrijving vast van de informatiesystemen die het mogelijk maken om langs elektronische weg documenten en gegevens tussen haar en de lidstaten uit te wisselen. Zij stelt de lidstaten via het Comité voor de Landbouwfondsen in kennis van de algemene voorwaarden voor de implementatie van deze systemen.
2. De in lid 1 bedoelde informatiesystemen zijn geschikt voor de verwerking van met name:
a) de voor de financiële verrichtingen benodigde gegevens, en met name de gegevens over de maand- en jaarrekeningen van de betaalorganen, de uitgaven- en ontvangstendeclaraties en de andere te verstrekken gegevens en documenten als bedoeld in artikel 3 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 907/2014 en de artikelen 10, 11, 14, 15, 19, 20, 23 en 29 van de onderhavige verordening;
b) documenten van gemeenschappelijk belang waardoor monitoring van de maan- en jaarrekeningen en raadpleging van de gegevens en documenten die het betaalorgaan aan de Commissie beschikbaar moet stellen, mogelijk worden gemaakt;
c) de Unieteksten en de richtsnoeren van de Commissie over de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid door tussenkomst van de overeenkomstig Verordening (EU) nr. 1306/2013 geaccrediteerde en aangewezen autoriteiten, en de richtsnoeren voor een geharmoniseerde toepassing van de betrokken regelgeving.
3. De Commissie stelt de lidstaten via informatiesystemen modellen ter beschikking met betrekking tot de vorm en de inhoud van de documenten als bedoeld in de artikelen 10, 19, 20 en 23 en artikel 30, lid 1, onder a), b) en d).
Deze modellen worden door de Commissie aangepast en geactualiseerd nadat het Comité voor de Landbouwfondsen daarover is geïnformeerd.
4. De in lid 1 bedoelde informatiesystemen kunnen de voorzieningen omvatten die de Commissie nodig heeft om de gegevens op te slaan en de rekeningen van de Fondsen te beheren, alsmede de voorzieningen die nodig zijn voor de berekening van de forfaitaire uitgaven of van de uitgaven waarvoor uniforme methoden moeten worden gebruikt, waaronder met name de uitgaven in verband met de financieringskosten en de afschrijvingen.
5. De gegevens over de financiële verrichtingen worden onder verantwoordelijkheid van het betaalorgaan via de in lid 1 bedoelde informatiesystemen meegedeeld en in die systemen ingevoerd en geactualiseerd door het betaalorgaan zelf of door de instantie waaraan deze functie is gedelegeerd, in voorkomend geval via de overeenkomstig artikel 7, lid 4, van Verordening (EU) nr. 1306/2013 geaccrediteerde coördinerende instantie.
6. Indien op een document of bij een procedure waarin bij Verordening (EU) nr. 1306/2013 of op grond daarvan vastgestelde handelingen van de Commissie is voorzien, de handtekening van een gemachtigde persoon of het akkoord van een persoon is vereist in een of meer fasen van die procedure, moeten de voor het verstrekken van de betrokken documenten opgezette informatiesystemen overeenkomstig de Uniewetgeving een ondubbelzinnige identificatie van elke persoon mogelijk maken en redelijke garanties bieden dat de inhoud van de documenten niet kan worden gewijzigd, ook niet voor de verschillende fasen van de procedure. Voor de uitgavendeclaraties en de bij de jaarrekeningen gevoegde beheersverklaring als bedoeld in artikel 102, lid 1, eerste alinea, onder c), i) en iii), van Verordening (EU) nr. 1306/2013 geldt dat de langs elektronische weg meegedeelde documenten tevens in hun originele vorm worden bewaard door de betaalorganen of, in voorkomend geval, door de coördinerende instanties die overeenkomstig artikel 7, leden 2 en 4, van de genoemde verordening zijn geaccrediteerd.
7. De bewaring van de elektronische en gedigitaliseerde documenten moet gedurende de hele in artikel 32 vastgestelde periode zijn gegarandeerd.
8. Heeft een informatiesysteem met een storing te kampen of ontbreekt een stabiele verbinding, dan kan de lidstaat met voorafgaande toestemming van de Commissie de documenten in een andere vorm toezenden onder de voorwaarden die de Commissie bepaalt.