Art. 207 Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012, Supporting documents for payment requests
Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012
1. Voor elke subsidie mag de voorfinanciering in verschillende tranches worden opgesplitst, overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer.
De volledige betaling van de nieuwe tranche van de voorfinanciering is afhankelijk van het verbruik van de vorige voorfinanciering tot ten minste 70 % van het totale bedrag.
Wanneer het verbruik van de vorige voorfinanciering minder dan 70 % beloopt, wordt het bedrag van de nieuwe voorfinanciering verminderd met het niet-verbruikte deel van de vorige voorfinanciering.
De begunstigde legt een afrekening van de gemaakte kosten over ter motivering van zijn nieuwe betalingsverzoek.
2. De begunstigde verklaart op erewoord dat de in zijn betalingsverzoeken verstrekte gegevens volledig, betrouwbaar en waarheidsgetrouw zijn, onverminderd het bepaalde in artikel 110. Hij verklaart tevens dat de gemaakte kosten volgens de bepalingen van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit als subsidiabel kunnen worden beschouwd en dat de betalingsverzoeken worden gestaafd door adequate bewijsstukken die aan een controle kunnen worden onderworpen.
3. Ter rechtvaardiging van de betalingen kan de bevoegde ordonnateur op basis van een risicoanalyse een certificaat eisen betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen van de actie of het werkprogramma, opgesteld door een externe accountant of, voor overheidsinstanties, een bevoegde en onafhankelijke ambtenaar. Het certificaat wordt bij het betalingsverzoek gevoegd en certificeert, volgens een door de bevoegde ordonnateur goedgekeurde methode en overeengekomen procedures die aan internationale normen voldoen, dat de kosten die de begunstigde heeft gedeclareerd in de financiële staten waarop het betalingsverzoek is gebaseerd, werkelijk gemaakt en precies geboekt zijn en op grond van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit subsidiabel zijn.
In bijzondere, naar behoren gemotiveerde gevallen kan de bevoegde ordonnateur het certificaat vragen in de vorm van een accountantsverklaring of een andere aan internationale normen beantwoordende vorm.
Het certificaat betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen is verplicht voor tussentijdse betalingen en voor saldobetalingen bij:
a) subsidies voor een actie waarvan het bedrag toegekend in de vorm als bedoeld in artikel 123, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement gelijk is aan of hoger dan 750 000 EUR, wanneer de betalingsverzoeken voor die vorm bij mekaar opgeteld minstens 325 000 EUR bedragen;
b) exploitatiesubsidies waarvan het bedrag toegekend in de vorm als bedoeld in artikel 123, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement gelijk is aan of hoger dan 100 000 EUR.
Wanneer een risicoanalyse dit toelaat, mag de bevoegde ordonnateur echter van de verplichting tot het overleggen van een certificaat betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen vrijstellen:
a) de in artikel 43 bedoelde overheidsorganen en internationale organisaties;
b) de begunstigden van subsidies voor humanitaire hulp, spoedoperaties op het gebied van burgerbescherming en het beheer van crisissituaties, behalve voor saldobetalingen;
c) voor saldobetalingen, de begunstigden van subsidies voor humanitaire hulp die een partnerschapskaderovereenkomst in de zin van artikel 178 hebben gesloten en die over een controlesysteem beschikken dat voor deze betalingen gelijkwaardige garanties biedt;
d) de begunstigden van meervoudige subsidies die hebben voorzien in een onafhankelijke certificering die gelijkwaardige garanties biedt inzake de controlesystemen en methoden die voor het opstellen van hun vorderingen worden gebruikt.
De bevoegde ordonnateur mag vrijstelling verlenen van de verplichting tot het overleggen van een certificaat betreffende de financiële staten en de onderliggende rekeningen wanneer rechtstreeks door personeelsleden van de Commissie of een door haar gemachtigd orgaan een controle is verricht of zal worden verricht die een gelijkwaardige zekerheid inzake de gedeclareerde kosten verschaft.
Bij overeenkomsten van de Commissie met verschillende begunstigden moeten de in de derde alinea, onder a) en b), bedoelde drempelbedragen per begunstigde worden toegepast.
4. Ter rechtvaardiging van de betalingen kan de bevoegde ordonnateur op basis van een risicoanalyse een operationeel auditverslag van een door de bevoegde ordonnateur erkende onafhankelijke derde partij eisen. Op verzoek van de bevoegde ordonnateur wordt het auditverslag bij het betalingsverzoek gevoegd; de daarmee verband houdende kosten zijn subsidiabel onder dezelfde voorwaarden als die welke in artikel 126 van het Financieel Reglement zijn vastgesteld voor de kosten die verband houden met controlecertificaten. In het auditverslag wordt verklaard dat de operationele audit is uitgevoerd overeenkomstig een door de bevoegde ordonnateur goedgekeurde methode en uitsluitsel gegeven over de vraag of de actie of het werkprogramma effectief volgens de voorwaarden van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit ten uitvoer is gelegd.