Art. 204 Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012, Evaluatie van de aanvragen en gunning
Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012
1. De bevoegde ordonnateur benoemt een comité voor de evaluatie van de voorstellen, tenzij de Commissie in het kader van specifieke sectorale programma’s iets anders besluit.
Dit comité is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van de instellingen of de in de artikelen 62 en 208 van het Financieel Reglement bedoelde organen die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan. Ter voorkoming van belangenconflicten zijn deze personen onderworpen aan de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.
In de in artikel 72 van deze verordening bedoelde vertegenwoordigingen en plaatselijke entiteiten en de in artikelen 62 en 208 bedoelde delegatieverkrijgende organen die niet over verschillende eenheden beschikken, geldt de verplichting van organisatorische eenheden zonder hiërarchische verhouding niet.
De bevoegde ordonnateur kan besluiten dat dit comité door externe deskundigen wordt bijgestaan. De bevoegde ordonnateur vergewist zich ervan, dat deze deskundigen de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen nakomen.
2. De bevoegde ordonnateur verdeelt, indien nodig, het evaluatieproces in verschillende procedurele fasen. De regels die van toepassing zijn op het evaluatieproces, worden in de oproep tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt.
Wanneer in een oproep tot het indienen van voorstellen in een indieningsprocedure in twee fasen wordt voorzien, worden alleen de aanvragers van voorstellen die aan de evaluatiecriteria van de eerste fase voldoen, verzocht in de tweede fase een volledig voorstel in te dienen.
Wanneer in een oproep tot het indienen van voorstellen in een evaluatieprocedure in twee fasen wordt voorzien, gaan alleen de voorstellen die op grond van de toetsing aan een beperkt aantal criteria door de eerste fase komen, door voor verdere evaluatie.
De aanvragers wier voorstellen in een van de fasen worden afgewezen, worden ingelicht overeenkomstig artikel 133, lid 3, van het Financieel Reglement.
Iedere opeenvolgende fase van de procedure moet duidelijk onderscheiden zijn van de voorgaande fase.
Het verstrekken van dezelfde bewijsstukken en gegevens mag gedurende dezelfde procedure niet meer dan eenmaal worden gevraagd.
3. Het evaluatiecomité of in voorkomend geval de bevoegde ordonnateur kan de aanvrager verzoeken aanvullende informatie te verstrekken of de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de aanvraag toe te lichten; de verstrekte informatie of toelichting mag echter geen substantiële wijziging van het voorstel tot gevolg hebben. Overeenkomstig artikel 96 van het Financieel Reglement kan het evaluatiecomité of de bevoegde ordonnateur daarvan in naar behoren gemotiveerde gevallen afzien wanneer er overduidelijk sprake is van fouten van administratieve aard. De ordonnateur houdt een passend register bij van al zijn contacten met aanvragers gedurende de procedure.
4. Aan het einde van de werkzaamheden van het evaluatiecomité tekenen zijn leden een proces-verbaal waarin alle onderzochte voorstellen worden opgenomen, de kwaliteit ervan wordt beoordeeld en wordt vastgesteld welke voor financiering in aanmerking komen. Het proces-verbaal kan eveneens worden ondertekend in een elektronisch systeem mits de ondertekenaars naar behoren worden geauthentificeerd.
Zo nodig wordt in dit proces-verbaal een rangorde van de onderzochte voorstellen opgesteld en worden aanbevelingen gedaan inzake het maximaal toe te kennen bedrag en eventuele niet-essentiële aanpassingen van de subsidieaanvraag.
Het proces-verbaal wordt bewaard zodat het later kan worden geraadpleegd.
5. De bevoegde ordonnateur kan een aanvrager uitnodigen zijn aanvraag aan te passen in het licht van de aanbevelingen van het evaluatiecomité. De bevoegde ordonnateur dient behoorlijk aantekening te houden van de contacten met de aanvragers gedurende de procedure.
De bevoegde ordonnateur neemt na de evaluatie een besluit waarin ten minste worden vermeld:
a) het voorwerp en het totale bedrag van het besluit;
b) de naam van de geselecteerde aanvragers, de omschrijving van de acties, de toegekende bedragen en de redenen voor deze keuze, met inbegrip van de gevallen waarin hij van het advies van het evaluatiecomité afwijkt;
c) de naam van de afgewezen aanvragers en de redenen voor deze keuze.
6. De leden 1, 2 en 4 van dit artikel zijn niet verplicht voor de toekenning van subsidies overeenkomstig artikel 190 van deze verordening en artikel 125, lid 7, van het Financieel Reglement.