Art. 155 Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012, Wijze van mededeling
Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012
1. De voorwaarden voor de indiening van de inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken worden bepaald door de aanbestedende dienst, die voor één uitsluitend communicatiemiddel kan kiezen. De inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken kunnen bij brief of langs elektronische weg worden ingediend. Verzoeken tot deelneming kunnen ook per fax worden ingediend.
De gekozen communicatiemiddelen moeten algemeen beschikbaar zijn en mogen de toegang van de economische subjecten tot de opdracht niet beperken.
Het gekozen communicatiemiddel dient te waarborgen dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
a) elke aanvraag bevat alle nodige gegevens voor de beoordeling ervan;
b) de integriteit van de gegevens blijft behouden;
c) de vertrouwelijkheid van de inschrijvingen en deelnemingsverzoeken blijft behouden en de aanbestedende dienst neemt pas na het verstrijken van de termijn voor de indiening kennis van deze inschrijvingen en deelnemingsverzoeken;
d) de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 wordt gewaarborgd.
Wanneer dat nodig is om over een wettig bewijs te beschikken, kunnen de aanbestedende diensten eisen dat de per fax verzonden deelnemingsverzoeken zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen de in artikel 152 bedoelde uiterste datum, bij brief of langs elektronische weg worden bevestigd.
2. Wanneer de aanbestedende dienst de indiening van de inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken langs elektronische weg toestaat, moeten de te gebruiken middelen en de technische kenmerken daarvan niet-discriminerend en algemeen voor het publiek beschikbaar zijn en in combinatie met algemeen gebruikte informatie- en communicatietechnologieproducten kunnen functioneren, en mogen zij de toegang van economische subjecten tot de opdracht niet beperken.
3. Behalve voor opdrachten van een lager bedrag dan de in artikel 170, lid 1, vastgestelde drempelwaarde, moeten de middelen voor de elektronische ontvangst van de inschrijvingen en de deelnemingsverzoeken door middel van technische oplossingen en adequate procedures de volgende waarborgen bieden:
a) het economisch subject kan met zekerheid worden geauthentificeerd;
b) het tijdstip en de datum van ontvangst van de inschrijvingen en de verzoeken tot deelneming kunnen exact worden vastgesteld;
c) er kan redelijkerwijs voor worden gezorgd dat niemand vóór het verstrijken van de vastgestelde termijnen toegang krijgt tot op grond van de onderhavige voorschriften verstrekte gegevens;
d) in geval van een inbreuk op dit toegangsverbod kan redelijkerwijs worden verzekerd dat de inbreuk gemakkelijk kan worden opgespoord;
e) alleen gemachtigde personen kunnen de data voor openbaarmaking van de ontvangen informatie vaststellen of wijzigen;
f) tijdens de verschillende fasen van de procedure kan alleen een gelijktijdig optreden van de daartoe gemachtigde personen toegang geven tot het geheel of een gedeelte van de verstrekte informatie;
g) eerst na de opgegeven datum kan door gelijktijdig optreden van de gemachtigde personen toegang tot de verstrekte informatie worden verleend;
h) de met toepassing van de onderhavige eisen ontvangen en openbaar gemaakte informatie blijft slechts toegankelijk voor de tot inzage gemachtigde personen.
4. Wanneer de aanbestedende dienst toestaat dat inschrijvingen en deelnemingsverzoeken langs elektronische weg worden ingediend, worden de aldus ingediende documenten in elektronische vorm als origineel beschouwd en geacht te zijn ondertekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van het economisch subject.
5. Wanneer de inschrijvingen of deelnemingsverzoeken bij brief worden ingediend, geschiedt de indiening naar keuze van de inschrijvers of gegadigden:
a) hetzij per post of per besteldienst, in welke gevallen in de inschrijvingsdocumenten wordt vermeld dat de datum van verzending zal gelden, waarbij het poststempel of de datum van het ontvangstbewijs als bewijs dient;
b) hetzij door indiening bij de diensten van de instelling, rechtstreeks of door een gemachtigde van de inschrijver of gegadigde, in welk geval de inschrijvingsdocumenten, naast de in artikel 138, lid 2, onder a), bedoelde informatie, de dienst vermelden waar de inschrijvingen of deelnemingsverzoeken tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.
6. Ter wille van de geheimhouding en om moeilijkheden in geval van verzending van offertes per brief te voorkomen, wordt in de offerteaanvraag de volgende tekst opgenomen:
Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt naast de aanduiding van de dienst waarvoor hij bestemd is zoals aangegeven in de offerteaanvraag, de vermelding offerteaanvraag — mag niet door de postdienst worden geopend. Zelfklevende omslagen moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening van de verzender geplaatst.