Art. 7 Verordening (EU) nr. 445/2011, Systeem voor de certificering van met onderhoud belaste entiteiten
1. Met onderhoud belaste entiteiten worden gecertificeerd op basis van de beoordeling van hun bekwaamheid om aan de relevante eisen van bijlage III te voldoen en deze consequent toe te passen. Daarbij wordt voorzien in een toezichtssysteem om te waarborgen dat de toepasselijke eisen ook na de toekenning van het ECM-certificaat te allen tijd worden nageleefd.
2. De met onderhoud belaste entiteiten vragen een certificering aan via het toepasselijke formulier in bijlage IV en door overlegging van bewijsstukken van de in bijlage III uiteengezette procedures. Zij verstrekken de certificeringsinstantie onverwijld alle gevraagde aanvullende informatie. De certificeringsinstanties beoordelen de aanvragen aan de hand van de in bijlage III vastgestelde eisen en beoordelingscriteria.
3. De certificeringsinstantie neemt uiterlijk vier maanden nadat de met het onderhoud belaste entiteit die een certificaat aanvraagt alle vereiste informatie en de eventuele gevraagde aanvullende informatie heeft ingediend, een besluit. Zij voert voor de toekenning van een certificaat de nodige inspecties uit op de locatie(s) van de met het onderhoud belaste entiteit. Het besluit betreffende de toekenning van een certificaat wordt aan de met het onderhoud belaste entiteit meegedeeld aan de hand van het toepasselijke formulier in bijlage V.
4. Een ECM-certificaat blijft ten hoogste vijf jaar geldig. De houder van het certificaat stelt de certificeringsinstantie onverwijld in kennis van alle wijzigingen die een significante invloed hebben op de situatie waarin het oorspronkelijke certificaat is toegekend zodat de certificeringsinstantie kan beslissen of zij het certificaat wijzigt, hernieuwt dan wel intrekt.
5. De certificeringsinstantie omschrijft nauwkeurig welke redenen ten grondslag liggen aan al haar besluiten. De certificeringsinstantie deelt haar besluit en de onderliggende motivering mee aan de met het onderhoud belaste entiteit, met vermelding van de procedure om beroep aan te tekenen, de termijn waarbinnen dat dient te gebeuren en de contactgegevens van de beroepsinstantie.
6. De certificeringsinstantie voert minstens eenmaal per jaar inspecties uit op geselecteerde locaties die geografisch en functioneel representatief zijn voor alle activiteiten van de door haar gecertificeerde met onderhoud belaste entiteiten om na te gaan of die entiteiten nog steeds aan de criteria van bijlage III voldoen.
7. Indien de certificeringsinstantie van oordeel is dat een met onderhoud belaste entiteit niet langer voldoet aan de eisen op grond waarvan zij een ECM-certificaat heeft afgegeven, stelt zij in overleg met de met het onderhoud belaste entiteit een verbeteringsplan op, beperkt zij de werkingssfeer van het certificaat of schorst zij het certificaat, naar gelang van de ernst van de tekortkomingen.
Bij aanhoudende afwijkingen van de certificeringseisen of van het verbeteringsplan beperkt de certificeringsinstantie de werkingssfeer van het ECM-certificaat of schorst zij dat certificaat, met opgave van redenen en met vermelding van de procedure om beroep aan te tekenen, de termijn waarbinnen dat dient te gebeuren en de contactgegevens van de beroepsinstantie.
8. Voor goederenwagons die worden geëxploiteerd door een spoorwegonderneming of een infrastructuurbeheerder die een veiligheidscertificaat of een veiligheidsvergunning aanvraagt, geldt het volgende:
a) wanneer de goederenwagons door de aanvrager worden onderhouden, voegt de aanvrager bij zijn aanvraag een geldig ECM-certificaat, indien beschikbaar, of wordt zijn bekwaamheid als met onderhoud belaste entiteit beoordeeld in het kader van zijn aanvraag van een veiligheidscertificaat of -vergunning;
b) wanneer de goederenwagons door andere partijen dan de aanvrager worden onderhouden, waarborgt de aanvrager, door middel van zijn veiligheidsbeheersysteem, dat alle uit zijn activiteit voortvloeiende risico’s, onder meer door het gebruik van die wagons, worden beheerst en zijn met name de bepalingen van artikel 5 van deze verordening van toepassing.
De certificeringsinstanties en de nationale veiligheidsinstanties plegen in alle gevallen uitvoerig overleg teneinde overlappende beoordelingen te vermijden.