Art. 17 Verordening (EG) nr. 1235/2008, Mededelingen
Verordening (EG) nr. 1235/2008
1. Om documenten of andere informatie als bedoeld in de artikelen 32 en 33 van Verordening (EG) nr. 834/2007 en in de onderhavige verordening toe te zenden aan de Commissie of aan de lidstaten maken de bevoegde autoriteiten van derde landen, de controlerende autoriteiten of de controleorganen gebruik van elektronische verzending. In het geval dat door de Commissie of de lidstaten specifieke systemen voor elektronische verzending beschikbaar worden gesteld, maken die autoriteiten of organen gebruik van die systemen. De Commissie en de lidstaten gebruiken die systemen eveneens om elkaar documenten in dit verband te bezorgen.
2. Met betrekking tot de vorm en inhoud van de in de artikelen 32 en 33 van Verordening (EG) nr. 834/2007 en in de onderhavige verordening bedoelde documenten en informatie stelt de Commissie richtsnoeren, modellen en vragenlijsten op waar dat passend is, en stelt zij deze beschikbaar in het in lid 1 van het onderhavige artikel bedoelde computersysteem. Deze richtsnoeren, modellen en vragenlijsten worden door de Commissie aangepast en geactualiseerd nadat de lidstaten en de bevoegde autoriteiten van derde landen alsmede de overeenkomstig de onderhavige verordening erkende controlerende autoriteiten en controleorganen daarvan in kennis zijn gesteld.
3. Met het in lid 1 bedoelde computersysteem kunnen, voor zover dat passend is, de in de onderhavige verordening bedoelde verzoeken, documenten en informatie worden verzameld, met inbegrip van de overeenkomstig artikel 19 verleende machtigingen.
4. De ondersteunende documenten als bedoeld in de artikelen 32 en 33 van Verordening (EG) nr. 834/2007 en in de onderhavige verordening, en met name in de artikelen 4, 8 en 11, worden door de bevoegde autoriteiten van derde landen, de controlerende autoriteiten of de controleorganen ter beschikking van de Commissie en de lidstaten gehouden gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de controles plaatsvonden of de controlecertificaten en bewijsstukken werden afgegeven.
5. In het geval dat voor een document of procedure waarin is voorzien in de artikelen 32 en 33 van Verordening (EG) nr. 834/2007 of in de uitvoeringsbepalingen van die verordening, de handtekening van een gemachtigde persoon of de goedkeuring van een persoon in een of meer van de fasen van die procedure nodig is, moeten de voor het doorgeven van die documenten opgezette computersystemen het in overeenstemming met de communautaire regelgeving, en in het bijzonder met Besluit 2004/563/EG, Euratom van de Commissie, mogelijk maken om elke persoon ondubbelzinnig te identificeren en om een redelijke zekerheid te bieden dat de inhoud van de documenten, ook wat de fasen van de procedure betreft, niet kan worden gewijzigd.