Art. 45 Verordening (EG) nr. 498/2007, Beschikbaarheid van documenten
1. Voor de toepassing van artikel 87 van de basisverordening houdt de beheersautoriteit een lijst bij met de namen en adressen van de instanties die de bewijsstukken betreffende uitgaven en audits — inclusief alle documenten die voor een toereikend controlespoor vereist zijn — in bezit hebben.
2. De beheersautoriteit zorgt ervoor dat de in lid 1 van dit artikel bedoelde documenten voor controle ter beschikking worden gesteld van de daartoe gerechtigde personen en instanties, onder wie in ieder geval bevoegd personeel van de beheersautoriteit, de certificeringsautoriteit, de bemiddelende instanties, de auditautoriteit en de in artikel 61, lid 3, van de basisverordening bedoelde instanties, alsmede bevoegde ambtenaren van de Gemeenschap en hun bevoegde vertegenwoordigers, en dat hun daarvan uittreksels en kopieën worden verstrekt.
3. De beheersautoriteit bewaart de voor de evaluatie en verslaglegging benodigde informatie, met inbegrip van de in artikel 40 bedoelde informatie, met betrekking tot de in artikel 87, lid 2, van de basisverordening bedoelde concrete acties gedurende de hele in lid 1, onder a), van dat artikel bedoelde periode.
4. Ten minste de volgende gegevensdragers worden als algemeen aanvaard beschouwd in de zin van artikel 87 van de basisverordening:
a) fotokopieën van originelen;
b) microfiches van originelen;
c) elektronische versies van originelen;
d) alleen in elektronische vorm bestaande documenten.
5. De procedure om de overeenstemming met de originelen (authenticiteit) van de op algemeen aanvaarde gegevensdragers bewaarde documenten te waarmerken wordt vastgesteld door de nationale autoriteiten en moet garanderen dat de bewaarde versies aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat zij betrouwbaar zijn voor auditdoeleinden.
6. In het geval van uitsluitend in elektronische vorm bestaande documenten moeten de computersystemen beantwoorden aan aanvaarde beveiligingsnormen die garanderen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat zij betrouwbaar zijn voor auditdoeleinden.