Bijlage 1 Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021: werkinstructie financiële nood

Besluit Vervanging archiefbescheiden Directoraat-Generaal Politie en Veiligheidsregio’s ter uitvoering van de Beleidsregel financiële nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021

Werkinstructie Financiële Nood Zaakbegeleider en beschikker Werkinstructie Financiële Nood Zaakbegeleider en beschikker Datum versie: 7 februari 2025 Versie: 1.2 Leeswijzer 9 1. Regeling Financiële Nood 10 1.1 Uitgangspunten regeling 10 1.2 Doelgroep 10 1.3 Definitie financiële nood 11 2. Werkwijze 11 2.1 Algemeen procesverloop 11 2.2 Rollen in het proces 12 2.3 Systeemrollen 14 3. Werkafspraken en richtlijnen 14 3.1 Definities in uitvoeringsproces 14 3.2 Algemene werkafspraken 15 3.3 Uitgangspunten 16 3.4 Werkvoorraad verdeling 17 3.5 Dossier verrijken 18 4. Uitwerking primair proces 21 4.1 Aanmelding 22 4.2 Informatiegesprek 25 4.3 Intakegesprek (fysiek) 28 4.4 Valideren en verrijken 30 4.5 Schadeposten 33 4.6 Beoordelen 39 4.7 Beschikken 40 4.8 Nabellen en afronden 42 5. Rekenmodel algemeen 43 5.1 Financiële middelen 44 5.2 Dubbele woonlasten 46 5.3 Herstelkosten 47 5.4 Overrule bedrag 47 6. Uitwerking subprocessen 48 6.1 Dossier aanmaken 48 6.2 Contactmoment plannen 50 6.3 Contactmoment registreren 51 6.4 Poststukken, documenten inscannen en vernietigen 51 6.5 Werkafspraken met aangesloten gemeenten 52 6.6 Casuïstiek 53 7 bijlagen 54 In deze werkinstructie staan de stappen beschreven voor de uitvoering van de regeling Financiële Nood als gevolg van de wateroverlast in juli 2021 (hierna: FN). Deze werkinstructie is opgesteld om zo volledig mogelijk weer te geven welke stappen er worden gezet bij het behandelen en beoordelen van een aanvraag binnen de regeling FN. In deze werkinstructie is het proces beschreven van de aanmelding van een aanvrager tot aan de beschikking en uitbetaling van de verstrekking. Om de lezer zo goed mogelijk door de instructie te begeleiden, is hier een leeswijzer toegevoegd. De beschreven hoofdstukken kunnen individueel gelezen worden. In deze werkinstructie wordt verwezen naar bijlagen. De bijlagen zijn niet integraal toegevoegd, maar zijn los te vinden in de Microsoft Teams omgeving ‘Financiële Nood Limburg’, onder de map ‘Kennisbank’.

• 1. Het eerste hoofdstuk ‘Regeling Financiële Nood’ dient als een introductie voor de lezer op de inhoud van de beleidsregel en de procedure in hoofdlijnen. Hierin wordt de lezer meegenomen in het doel van de regeling en voor wie deze bedoeld is.
• 2. Het tweede hoofdstuk ‘Werkwijze’ is een beschrijving van hoe de regeling van begin tot einde verloopt in grote lijnen en welke rollen er in het proces voorkomen. Ook wordt ingegaan op de functionaliteiten van het systeem.
• 3. Het derde hoofdstuk ‘Werkafspraken en richtlijnen’ gaat in op de werkafspraken die van toepassing zijn op het hele proces of op specifieke onderdelen.
• 4. Het vierde hoofdstuk ‘Uitwerking primair proces’ wordt in detail ingegaan op elke afzonderlijke processtap aan de hand van stromingsdiagrammen. Dit is het meest centrale deel van de werkinstructie. Het primaire proces is opgesteld aan de hand van de verschillende statussen die een dossier doorloopt in het proces.
• 5. Het vijfde hoofdstuk ‘Rekenmodel algemeen’ geeft instructies voor het invullen van het rekenmodel en de werking hiervan.
• 6. Het zesde hoofdstuk ‘Uitwerking subprocessen’ gaat in op processen die onderdeel zijn van het primaire proces, maar ook op zichzelf staan en op verschillende momenten in het primaire proces terug kunnen komen.
• 7. Ten slotte zijn de bijlagen toegevoegd waarnaar wordt gerefereerd in de werkinstructie.
• – Was eigenaar en bewoner van een woning gelegen in het schadegebied, gedurende de schadeperiode;
• – Heeft dubbele woonlasten en/of herstelkosten gehad, heeft deze nog steeds, of moet deze nog betalen.
• – Heeft onvoldoende eigen financiële middelen om deze kosten te betalen, of is schulden aangegaan om deze kosten in het verleden te betalen.
• 1. Financiële middelen Onder financiële middelen wordt verstaan het saldo van bank- en spaarrekening(en), deposito’s en beleggingen, verminderd met openstaande saldi van hypotheken, kredieten en/of leningen en nog te betalen facturen.
• 2. Dubbele woonlasten Kosten die samenhangen met de vervangende woonruimte die de particulier moest betrekken, omdat de eigen woning niet of slechts gedeeltelijk bewoonbaar was uit oogpunt van veiligheid en gezondheid. Deze zijn op te delen in reeds betaalde en, vanaf peildatum, nog te betalen kosten.
• 3. Herstelkosten Kosten voor herstelwerkzaamheden van de gebruiksfunctie van de woning. Dit betreft zowel reeds betaalde kosten alsnog te betalen herstelkosten.
• – beantwoordt vragen van particulieren (die nog geen aanmelding of aanvraag hebben ingediend);
• – is het aanspreekpunt voor de aanvrager. Hij informeert, adviseert en maakt afspraken met de aanvrager, zowel voor zichzelf als voor de schade-expert;
• – ontvangt informatie en de bijbehorende documenten van de aanvrager en de schade-expert en legt dit vast in het systeem;
• – controleert of het bewijsmateriaal juist, volledig, en rechtmatig is en beoordeelt de aanvraag op basis van het beleidskader;
• – vult het rekenmodel in;
• – voert IBAN controle uit met SurePay en legt de uitkomst vast in het dossier;
• – beoordeelt of een dossier aangeboden moet worden bij de casuïstiektafel;
• – is verantwoordelijk voor het nabellen en eventuele vervolgstappen;
• – verwerkt de uitkomst van een bezwaar of beroep in het dossier van de aanvrager in het systeem.
• – controleert het dossier op juistheid en volledigheid en de beoordeling van de zaakbegeleider (4-ogen principe);
• – accordeert de beoordeling van de zaakbegeleider; of
• – geeft mondeling en via notities in het systeem feedback aan de zaakbegeleider indien een beoordeling niet kan worden geaccordeerd. Bijvoorbeeld in verband met geconstateerde onduidelijkheid of ontbrekend bewijsmateriaal.
• – neemt aangedragen casussen en bijbehorende onderdelen van het dossier door;
• – neemt, in gezamenlijkheid met casuïstiektafelleden, een besluit over de ingediende casus.
• – is verantwoordelijk voor administratieve logging en verwerking/besluiten van casussen uit de notulen van de casuïstiektafel.
• – maakt een herbeoordeling aan ten behoeve van gegronde uitspraken op bezwaar en beroep;
• – voorziet de zaakbegeleider van terugkoppeling van het genomen besluit van de casuïstiektafel.
• – informeert en instrueert de zaakbegeleiders en beschikkers;
• – is het aanspreekpunt voor SBN en EMN;
• – is verantwoordelijk voor de monitoring en aansturing van de zaakbegeleiders en beschikkers;
• – monitort of de aanvragen aan de casuïstiektafel volledig en terecht zijn.
• – voert een schadebezoek uit, samen met de zaakbegeleider;
• – stelt een schade rapport op naar aanleiding van het schadebezoek en de meetlat;
• – is beschikbaar om vragen van de zaakbegeleiders en beschikkers over de ingevulde meetlat en/of het schaderapport te beantwoorden.
• – voert een controle uit op de betalingen die klaar staan om naar Exact verzonden te worden;
• – verwerkt betalingen in Exact.
• – is beschikbaar om vragen van de zaakbegeleiders en beschikkers over de beleidsregel en casuïstiekrichtlijnen te beantwoorden.
• – Neemt deel aan de casuïstiektafel.
• – Controleert dossiers welke door de zaakbegeleider en beschikker zijn beoordeeld.
• – Deelt bevindingen met het projectteam SBN en de projectleider
• • Aanvrager: de particulier die blijkens de basisregistratie personen gedurende de schadeperiode was ingeschreven als bewoner en eigenaar van een binnen het schadegebied gelegen woning en daarin ook woonachtig was gedurende de schadeperiode en die een aanvraag heeft gedaan.
• • Alleenstaand: ongehuwd, geen gezamenlijk huishouden voert en geen kinderen jonger dan 18 jaar.
• • Alleenstaande ouder: een alleenstaande die de volledige zorg heeft voor één of meer ten laste komende kinderen jonger dan 18 jaar.
• • Banksaldi: het op de peildatum bepaalde saldo van de in box 3 opgenomen lopende rekening(en), spaarrekening(en), deposito’s, alsmede de waarde van beleggingen waarbij buiten beschouwing worden gelaten de saldi op pensioenrekeningen, lijfrentekapitaalverzekeringen en hypotheekspaarrekeningen onder box 1.
• • Broker: onafhankelijk persoon of bedrijf dat financiële transacties organiseert en uitvoert namens een andere partij.
• • Deposito: ook wel een spaardeposito, is een spaarvorm waarbij een bepaald bedrag voor een afgesproken periode vast is gezet bij een bank.
• • Financiële middelen: uitkomst van de berekening op de peildatum waarbij de banksaldi (A) worden verminderd met het op de bankrekening(en) aanwezige saldo voor zover dat minder bedraagt dan of gelijk is aan de van toepassing zijnde vermogensgrens en met schulden;
• • Fiscaal partner: getrouwd of geregistreerd partnerschap, of een van de overige situaties zoals vermeld door de belastingdienst, op peildatum. In het kader van de belastingwetgeving worden bij de berekening van de financiële middelen de banksaldi en de eventuele schulden van beide partners betrokken. Was de huidige fiscaal partner dat nog niet op de peildatum, dan is dit gegeven niet relevant.
• • Gezamenlijk huishouden: Als twee meerderjarige personen hun hoofdverblijf in dezelfde woning hebben en zorg dragen voor elkaar door middel van een bijdrage in de kosten van de huishouding of op andere wijze.
• • Hoofdaanvrager: de persoon waarmee de zaakbegeleider communiceert, tenzij anders opgegeven door de hoofdaanvrager.
• • Contactpersoon: de hoofdaanvrager heeft de mogelijkheid een alternatief contactpersoon aan te dragen. In dit geval communiceert de zaakbegeleider met deze contactpersoon. Voorbeelden hiervan kunnen zijn een juridisch expert, schuldhulpverlener of een partner.
• • Mede-aanvrager: het kan zijn dat er naast de hoofdaanvrager een mede-aanvrager is, een persoon die ook voldoet aan de kaders en dus ook eigenaar is van dezelfde woning op het schade adres. Een fiscaal partner hoeft niet per definitie een mede aanvrager te zijn.
• • Nog te betalen facturen: Facturen die op de peildatum nog niet zijn voldaan. Ook achterstallige betalingen (bijvoorbeeld: maandelijkse aflossing van hypotheek en rente) die op de peildatum voldaan hadden moeten zijn, maar niet zijn voldaan, vallen hieronder.
• • Peildatum: 31 december 2023.
• • Postcodelijst: Bij de uitvoering van de regeling wordt een postcodelijst gehanteerd welke verstrekt is door het Ministerie van Justitie en Veiligheid, deze is gebaseerd op de schadekaart. Op basis van deze postcodelijst wordt vastgesteld of een particulier aanspraak kan maken op de regeling.
• • Schadeadres: het adres van de woning waar schade aan is ontstaan tijdens de schadeperiode.
• • Schadegebied: hieronder vallen de postcodes die zijn opgenomen op de postcodelijst die afgegeven is door het Ministerie J&V, deze is afgeleid van de schadekaart die is opgenomen in bijlage A; Kaart schadegebied.
• • Schadeperiode: de periode van 13 juli 2021 tot en met 20 juli 2021.
• • Schulden: op de peildatum openstaande saldi van hypotheken, kredieten of leningen voor zover die zijn afgesloten of opgehoogd na de schadeperiode en op de peildatum nog te betalen facturen van € 50,– of meer (inclusief btw) per factuur.
• • Herstelkosten: zowel reeds gemaakte kosten die betrekking hebben op herstel van de gebruiksfunctie van de woning als nog te maken herstelkosten die betrekking hebben op herstel van de gebruiksfunctie van de woning.
• • Woonlasten: kosten gerelateerd aan wonen, zoals huur en gas-, water- en lichtkosten.
• • Vermogensgrens: er wordt gerekend met standaardbedragen, opgenomen in de participatiewet (artikel 34, derde lid). Aangezien de financiële middelen op de peildatum wordt vastgesteld, is in het rekenmodel de vermogensgrens opgenomen van 2023: voor een alleenstaande € 7.605,00 en voor een alleenstaande ouder of gezamenlijke huishouding € 15.210,00.
• • Woning: hieronder wordt mede verstaan woonwagen, woonark of woonschip.
• • In de uitvoering van dit proces stellen we ons meedenkend en empathisch op. Wanneer tijdens het proces blijkt dat een particulier of aanvrager meer of andere hulp nodig heeft dan wij kunnen bieden binnen dit proces of emotioneel reageert, luister je naar de behoeften en verwijzen wede particulier/aanvrager door naar de juiste instantie in overleg met de projectleider.
• • Kwaliteit en zorgvuldigheid staan voorop. Uiteraard streven we naar de kortst mogelijke doorlooptijd voor de aanvrager.
• • Het beleid rondom Financiële Nood dient juridisch rechtmatig uitvoerbaar te zijn (incl. audittrail en accountantscontroles cf. verantwoordingsvereisten). Voor de accountant is het belangrijk dat alle gemaakte stappen zijn vastgelegd en onderbouwd middels bewijsstukken, een trail van het proces en notities met overwegingen als onderbouwing voor de getrokken conclusies.
• • De doorlooptijd van een dossier is 26 weken. De doorlooptijd gaat in vanaf het moment dat de intake status is gestart. De intake status wordt gestart door op de knop ‘start intake’ in het systeem binnen het dossier te klikken. Een dossier kan na afloop van de termijn eenmalig met maximaal 6 maanden worden verlengd door de zaakbegeleider.
• • Een dossier kan opgevraagd en ingezien worden door de hoofdaanvrager. Hiermee dient rekening te worden gehouden in de formulering en notitie door medewerkers in de dossiers. De formulering dient objectief te zijn.
• • De zaakbegeleider die de intake status start, wordt door het systeem aan het dossier toegekend. Dit kan, indien nodig, gewijzigd worden door de claim over te nemen.
• • Zaakbegeleiders kunnen in elkaars dossier werken, de toegewezen zaakbegeleider blijft ongewijzigd. Dit gebeurt enkel in overleg met de toegewezen zaakbegeleider. Binnen het systeem kan met elkaar worden gecommuniceerd middels notities. Notities zijn ten alle tijden voor alle rollen inzichtelijk.
• • Als het niet mogelijk is om telefonisch contact op te nemen, wanneer dat in het proces wordt voorgeschreven, of als dat niet is gelukt na drie pogingen, dan verstuurt de zaakbegeleider een email (voorkeur) of brief. In het bericht wordt de particulier of aanvrager gevraagd of ze zelf telefonisch contact willen opnemen en met welk doel. Elke mislukte poging tot contact dient vastgelegd te worden in een contactmoment. Op deze manier wordt inzichtelijk hoeveel contactpogingen er zijn geweest.
• • Een dossier kan gedurende het hele proces afgewezen worden door de zaakbegeleider middels de knop Dossier afwijzen. Dit gebeurt altijd in overleg met de projectleider. Dit kan voorkomen wanneer er bijvoorbeeld geen contact kan worden gelegd met de aanvrager, de aanvrager afspraken niet nakomt of niet komt opdagen bij fysieke afspraken. Bij het afwijzen van een dossier moet een reden opgegeven worden. Als er wordt afgewezen voordat een aanvraag is gestart wordt er automatisch een brief verstuurd naar de particulier. Is de aanvraag gestart, dan zal de afwijzing ter beoordeling bij de beschikker worden aangeboden. In het geval er wordt afgewezen voordat een aanmelding geaccepteerd of ingevoerd is, zal er niets automatisch worden verstuurd, er is immers nog geen dossier aangemaakt.
• • Tussentijdse wijzingen in dossiers worden niet automatisch opgeslagen. De medewerker gebruikt hiervoor de knop Wijzigingen opslaan. Als er wijzingen zijn aangebracht in een dossier, geeft het systeem een melding voordat je het dossier verlaat ter herinnering aan het opslaan van de wijzigingen.
• • Op het moment dat er een aanmelding is aangemaakt, cq dossier, kunnen er oa notities toegevoegd worden. Een online aanmelding moet eerst geaccepteerd worden door een zaakbegeleider voordat de aanmelding aangemaakt wordt. Als er geen dossier is om notities te maken, dan worden telefoongesprekken en verstuurde emails/brieven bijgehouden op de contact registratie lijst.
• • Als er vanuit het systeem automatisch een emailbericht wordt verstuurd dan is dit terug te vinden in de audittrail. Voor handmatige email of brief verzendingen is dit niet het geval, deze zullen toegevoegd moeten worden aan het dossier, alsmede een notitie van de verzending.
• – Een aanmelding wordt uiterlijk twee weken na het aanmelden opgevolgd voor het eerste telefonisch gesprek. Dit kan het informatiegesprek zijn of een gesprek om het informatiegesprek te plannen.
• – De projectleider bepaalt per week hoeveel nieuwe dossiers per zaakbegeleider in behandeling genomen kunnen worden.
• – De projectleider heeft inzicht in het aantal dossiers per status per medewerker en bewaakt dat de doorlooptijden in deze dossiers niet onnodig oplopen.
• – Een dossier staat maximaal een redelijke termijn op één status. De redelijke termijn is afhankelijk per situatie en wordt door de zaakbegeleider zelf ingeschat. Als deze termijn is overschreden dan gaat het dossier verder in het proces, ook als dat een afwijzing betekent. Bijvoorbeeld, er is meermaals om benodigde informatie gevraagd, maar er komt geen reactie vanuit de aanvrager, waardoor voor het dossier niet naar de status Schadeposten gebracht kan worden. Dan is er een moment waarop besloten wordt om het dossier te sluiten.
• – Aanmeldingen In dit overzicht staan alle online aanmeldingen die nog niet geverifieerd en geaccepteerd zijn.
• – Dossiers In dit overzicht staan alle aanmeldingen die geverifieerd en geaccepteerd zijn. Een aangemaakt dossier door de zaakbegeleider in het systeem wordt gezien als een geverifieerde en geaccepteerde aanmelding.
• ○ Mijn dossiers: Dossiers waarvan de zaakbegeleider de ingelogde medewerker is.
• ○ Openstaande dossiers: Dossiers die geen status beschikt of afgerond hebben.
• ○ Beroep/bezwaar: Dossier waarvoor een herbeoordeling is aangemaakt of is afgerond met de reden bezwaar of beroep.
• ○ Herbeoordeling: Dossiers waarvoor een herbeoordeling is aangemaakt of is afgerond met de reden herbeoordeling.
• • Vermeld de beweegreden(en) hoe de beslissing tot stand is gekomen;
• • Vermeld alleen de relevante informatie die benodigd is voor een reconstrueerbare beoordeling;
• • Indien van toepassing, vermeld wat er ontbreekt in het rekenmodel en waarom het ontbreekt, bijvoorbeeld omdat het niet van toepassing is, of omdat er documenten ontbreken (na uitvraag) om het mee te kunnen nemen.
• 1. Datum van ontvangst van het stuk, JJMMDD.
• 2. Organisatie/bedrijf die betrekking heeft op het stuk. Dit mag afgekort worden, zolang voor zaakbegeleider en beschikker duidelijk is waar de afkorting voor staat.
• 3. Geleverd product/dienst van de organisatie of omschrijving van de inhoud van het stuk. Betreft het een rekening- of aandelenoverzicht, noteer dan de tenaamstelling en de laatste 3 cijfers van het rekening- of accountnummer
• 4. Eventueel de periode waar het stuk betrekking heeft.
• 1. Financiële middelen
• 2. Dubbele woonlasten
• 0. Herstelkosten
• → Nee, dan wordt toegelicht waarom de particulier niet in aanmerking komt, er wordt geen dossier aangemaakt.
• → Ja. Ligt het schadeadres, volgens de particulier, in of dichtbij het vastgestelde schadegebied?
• → Nee, dan wordt toegelicht waarom de particulier niet in aanmerking komt, er wordt geen dossier aangemaakt.
• → Ja. Maak het dossier aan, maak een notitie aan en vervolg het proces.
• – Stuur een dag van tevoren een herinnering SMS.
• – Stuur direct de gegevens van de afspraak via e-mail naar de aanvrager. (Vink je deze niet aan, dan ontvangt de aanvrager geen email)
• – Open vanaf 09.00 uur
• – Woensdagmorgen heeft de voorkeur voor afspraken, maandag en dinsdag ook mogelijk
• – 4 spreekkamers, iedere spreekkamer voor maximaal 4 personen, mooie spreekkamers
• – Afspraakblokken vooraf inplannen via de bodes (zie mailadres)
• – Wanneer geen gebruik van de spreekkamers wordt gemaakt, tijdig annuleren
• – 1 Badge voor de sluisdeuren, Hannah Kamps hierover informeren door SBN (email gestuurd naar Hannah)
• – Koffiebekers ophalen in kantine
• – Koffie en thee dicht bij de spreekkamers
• – Parkeren via Q Parking op circa 250 meter afstand door SBN, beperkte parkeerruimte voor aanvragers aan voorzijde gemeentehuis
• – Geen kosten voor gebruik spreekkamers
• – Open vanaf 09.00 uur tot 17.00 uur. Beschikbaarheid:
• – Maandag: 13.00 uur -17.00 uur.
• – Dinsdag: 09.00 tot 17.00 uur. (voorkeur)
• – Woensdag: 13.00 uur -17.00 uur.
• – Donderdag: 13.00 uur -17.00 uur.
• – Vrijdag: 09.00 tot 12.30 uur.
• – 3 vergaderkamers, loket-tafels wat minder ruimte en beetje rommelig.
• – Afspraakblokken vooraf inplannen in overleg. Wanneer spreekkamers niet wordt gebruikt, tijdig annuleren.
• – Vergaderruimte toegankelijk via badge.
• – Koffie en thee halen in de kantine.
• – Parkeren aan voorzijde gemeentehuis ruimte.
• – Hoogstwaarschijnlijk geen kosten
• – Open vanaf 08.45 uur-12.30 uur, s ‘middags toegang door aanbellen.
• – Kan op alle dagen, voorkeur voor maandagen.
• – 1 ruime vergaderkamer voor SBN gereserveerd op aanvraag.
• – Afspraakblokken vooraf inplannen in overleg met Luc. Wanneer spreekkamer niet wordt gebruikt, tijdig annuleren.
• – Vergaderruimte vrij toegankelijk.
• – Koffie en thee halen in de kantine (dichtbij spreekkamer).
• – Parkeren voor SBN aan de achterzijde, aanvragers aan de voorzijde.
• – Kosten € 50,00 per dagdeel, Woonstichting maakt een bruikleenovereenkomst. SBN ontvangt factuur.
• – Als er twijfel bestaat over het toepassen van de regeling op het dossier van de aanvrager;
• – Als de zaakbegeleider na toepassing van de rekenmethodiek uitkomt op een verstrekking van € 25.000,– of hoger, wordt het dossier altijd voorgelegd aan de Casuïstiektafel. Dit bedrag kan, door de Casuïstiektafel, op basis van ingediende en afgehandelde casussen, bijgesteld worden.
• – Als de zaakbegeleider signaleert dat het maximum van € 100.000 in geval van kosten voor herstel van de gebruiksfunctie (in de regeling) onvoldoende is (omdat de uitkomst van het rekenmodel hoger is);
• – Als de medewerker signaleert dat de aanvrager meer dan het maximum van € 1.500 aan dubbele woonlasten (in de regeling) heeft;
• – Als de zaakbegeleider signaleert dat bij uitvoering van de regeling niet voldoende ondersteuning aan de aanvrager geboden kan worden en/of de aanvrager nog steeds geconfronteerd blijft met onevenredige financiële rest- en/of gevolgschade;