Bijlage I Tijdelijke subsidieregeling onderzoek interventies ter uitbreiding arbeidstijd: behorend bij artikel 2.8, eerste lid, onderdeel a

Tijdelijke subsidieregeling onderzoek interventies ter uitbreiding arbeidstijd

Het activiteitenplan is de beschrijving van de geplande activiteiten ter uitvoering van de door u gekozen activiteit (interventie). Ieder activiteitenplan bevat minimaal de zeven onderdelen, zoals opgenomen in deze bijlage. In de basis geldt voor elke interventie hetzelfde activiteitenplan – waar aanvullende of afwijkende voorwaarden gelden voor een specifieke interventie is dat hieronder aangegeven. Voor het opstellen van het activiteitenplan is een format beschikbaar gesteld op www.uitvoeringvanbeleidszw.nl. Verplichte activiteiten ter uitvoering van een interventie: Beschrijf in uw activiteitenplan hoe u de onderstaande activiteiten gaat uitvoeren: Beschrijf in uw activiteitenplan hoe u de onderstaande activiteiten gaat uitvoeren: Beschrijf in uw activiteitenplan hoe u de onderstaande activiteiten gaat uitvoeren: Beschrijf in uw activiteitenplan hoe u de onderstaande activiteiten gaat uitvoeren: Beschrijf in uw activiteitenplan hoe u de onderstaande activiteiten gaat uitvoeren: Naast de bovenstaande onderwerpen bevat het activiteitenplan tot slot de volgende informatie:

• – De kennisinstelling verzorgt de afstemming van de uitvoering van de interventie met de verschillende subsidieontvangers die dezelfde interventie gaan uitvoeren en stelt de wetenschappelijke randvoorwaarden vast. De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de interventiepartner deze wetenschappelijke randvoorwaarden toepast bij de uitvoering van alle onderdelen.
• – Organiseren en begeleiden van een of meerdere kennismakingsbijeenkomsten met de contactpersoon of contactpersonen van de deelnemende organisatie(s), onderzoeker van de kennisinstelling en betrokken HR-medewerkers om het plan van aanpak af te stemmen.
• – Werven van deelnemers samen met de deelnemende organisatie. Onderdeel hiervan is het informeren van de medewerkers over de activiteiten van de interventie, het daaraan gekoppelde onderzoek en de daarbij behorende privacyaspecten. Hiervoor heeft de kennisinstelling materialen beschikbaar.
• – Afstemmen met de kennisinstelling welke deelnemers onderdeel zijn van de interventiegroep en welke onderdeel van de controlegroep, waarbij deze groepen evenredig worden verdeeld.
• – Deelnemers informeren of zij onderdeel zijn van de interventiegroep of controlegroep.
• – Ophalen van input van de directie van de deelnemende organisatie, leidinggevenden, actieve deelnemers en betrokken HR-medewerkers over de huidige gang van zaken en ruimte, randvoorwaarden, wensen en behoeften in het kader van de interventie.
• – Voorbereiden van leidinggevenden en deelnemers in de interventiegroep op de interventie.
• – Inplannen, vormgeven en begeleiden van bijeenkomsten.
• – Assisteren bij het uitzetten van de nulmeting bij deelnemers in de interventie- en controlegroep, leidinggevenden en HR-medewerkers.
• – Het maken van de interventiematerialen met inachtneming van de randvoorwaarden van de kennisinstelling. De interventiematerialen worden voorafgaand afgestemd met de kennisinstelling om zo te waarborgen dat deze in lijn zijn met materialen in andere aanvragen voor dezelfde interventie. Het gaat hierbij om communicatiematerialen, en vorm en inhoud van de bijeenkomsten/trainingssessies. Voor de volgende interventies zijn er daarnaast nog specifieke materialen die moeten worden gemaakt en afgestemd met de kennisinstelling:
• ○ Roostersessies: alternatief rooster.
• ○ Herstructurering van taken: herverdeling van taken op basis van process mining technieken.
• ○ Mantelzorgvriendelijke organisatie: overzicht van wettelijke regelingen en mogelijkheden binnen de organisatie op het gebied van (mantel)zorg
• ○ Oudervriendelijke organisatie: communicatieplan waarin regelingen in het kader van de combinatie tussen werken en zorgen op een genderneutrale wijze onder de aandacht worden gebracht.
• ○ Financiële inzichten: informatiecampagne gericht op instrumenten die inzicht geven in de financiële gevolgen van urenaanpassing.
• – Verwerken van input van de kennisinstelling in de interventiematerialen, bijvoorbeeld naar aanleiding van de nulmeting.
• – Voorbereiden en houden van bijeenkomsten en opstellen en verspreiden van informatie, afhankelijk van de specifieke interventie:
• ○ Roostersessies: bijeenkomsten met deelnemers in de interventiegroep, leidinggevenden en roosteraars/planners over aangepaste roostering.
• ○ Herstructurering van taken: bijeenkomsten met deelnemers in de interventiegroep en leidinggevenden over voor- en nadelen van een andere taakverdeling. Het afstemmen van de alternatieve taakverdeling met relevante betrokkenen.
• ○ Goed gesprek: trainingssessies voor leidinggevenden en voorbereiden van deelnemers in de interventiegroep op het gesprek met hun leidinggevende (bijvoorbeeld door hen te helpen met het formuleren van wensen en behoeften).
• ○ Combinatiebanen: informatiesessies voor deelnemers in de interventiegroep en leidinggevenden.
• ○ Mantelzorgvriendelijke organisatie: verspreiden van het overzicht van regelingen op het gebied van (mantel)zorg en uitvoeren van trainingssessies voor leidinggevenden.
• ○ Oudervriendelijke organisatie: inrichten van regelingen in het kader van de combinatie tussen werken en zorgen op ouders (i.p.v. moeders), opstellen en uitvoeren van een oudervriendelijk communicatieplan, trainingssessies voor leidinggevenden en bijeenkomst(en) met deelnemers in de interventiegroep.
• ○ Financiële inzichten: informatiecampagne maken en uitvoeren gericht op instrumenten die inzicht geven in de financiële gevolgen van urenaanpassing en sessie(s) die deelnemers in de interventiegroep ondersteunen bij het gebruik van deze instrumenten.
• – Faciliteren dat deelnemers in de interventiegroep die dat willen, hun werk tijdelijk aanpassen om de verandering te ervaren en het bieden van ondersteuning hierin. Afhankelijk van de specifieke interventie gaat het om het uitproberen in de praktijk van:
• ○ Roostersessies: aangepaste roostering.
• ○ Herstructurering van taken: herverdeling van taken.
• ○ Goed gesprek: het voeren van de gesprekken en het vastleggen van gemaakte afspraken.
• ○ Combinatiebanen: alternatieve combinatie van taken, functies en rollen.
• ○ Mantelzorgvriendelijke organisatie: gesprekken tussen leidinggevenden en deelnemers in de interventiegroep en vastleggen van gemaakte afspraken.
• – Faciliteren dat – waar nodig – een onderzoeker meeloopt tijdens de interventie ten behoeve van het onderzoek van de kennisinstelling.
• – Bijhouden van een logboek omtrent de uitvoering van de interventie in het door de kennisinstelling aangeleverde format. Dit geeft inzicht hoe de activiteit is uitgevoerd en hoe het proces kan worden verbeterd.
• – Evaluatiebijeenkomst(en) organiseren met de directie, leidinggevenden, deelnemers in de controlegroep en HR-medewerkers over de ervaringen met de interventie.
• ○ Voor roostersessies ook met roosteraars/planners als die zijn betrokken.
• – Assisteren bij het uitzetten van de eerste nameting (vragenlijst) door de kennisinstelling bij deelnemers in de interventie- en controlegroep, leidinggevenden en HR-medewerkers.
• – Bij positieve ervaringen: afstemmen hoe de interventie geborgd gaat worden. Materialen worden dusdanig aangepast voor de deelnemende organisatie dat de interventie binnen de gehele organisatie kan worden toegepast, en deze materialen worden overgedragen.
• – Vastleggen van afspraken met de kennisinstelling over het uitzetten van de tweede nameting (vragenlijst) bij deelnemers in de interventie- en controlegroep, leidinggevenden en HR-medewerkers.
• – Deelnemen aan de evaluatiebijeenkomst met de kennisinstelling voor de procesevaluatie.
• – Faciliteren van de dataverzameling en -overdracht zoals afgestemd met de kennisinstelling.
• – Het voor de kennisinstelling uitzetten van de nulmeting en eerste nameting met het verzoek de vragenlijsten in te vullen en waar nodig het toepassen van maatwerk (bijvoorbeeld papieren vragenlijsten uitdelen en inzamelen).
• – Indien van toepassing: het begeleiden van de overdracht aan de kennisinstelling van logbestanden uit computersystemen en noodzakelijke data uit HR-systemen.
• – Een overzicht van de deelnemende organisaties en locaties waar de interventies worden uitgevoerd.
• – Voor de vijf interventies die open staan voor de sectoren zorg en welzijn, onderwijs en kinderopvang:
• ○ Per deelnemende organisatie: het aantal deeltijders dat werkzaam is in de organisatie.
• ○ Per deelnemende organisatie: een inschatting van het aantal deeltijders dat per locatie zal deelnemen, waarbij nog geen onderscheid hoeft te worden gemaakt naar interventie- en controlegroep.
• ○ Voor de interventie mantelzorgvriendelijke organisatie: een inschatting van het aantal deeltijders met (beoogde) mantelzorgtaken dat zal deelnemen aan de interventie- of controlegroep.
• – Voor de interventies oudervriendelijke organisatie en financiële inzichten maakt het niet uit of deelnemers in deeltijd werken. Het activiteitenplan vermeldt het totale aantal medewerkers in de deelnemende organisaties en het geschatte totaal aantal medewerkers dat zal deelnemen.
• – Het activiteitenplan beschrijft zien hoe ervoor wordt gezorgd dat de deelnemers in de interventiegroep en controlegroep zo min mogelijk met elkaar in aanraking komen op de werkvloer. (Het is nog niet nodig om al aan te geven hoeveel deelnemers onderdeel zijn van de interventie- en controlegroep.)
• – Indien deelnemende organisaties deelnemen aan meerdere interventies wordt in het activiteitenplan beschreven hoe wordt gewaarborgd dat een medewerker maar deelneemt aan één interventie.
• – De projectplanning waarbij u de bovenstaande activiteiten in de tijd heeft ingepland.
• – Informatie over de in te schakelen interventiepartner, de wijze waarop de HR-ondersteuning zal worden uitgevoerd (door een externe partij, door de subsidieontvanger zelf, en of door de deelnemende organisaties).
• – Onderbouwing van de in de projectbegroting opgenomen kosten waarbij u de redelijkheid van de hoogte van de uurtarieven onderbouwt en het aantal ingeschatte uren per activiteit.