Bijlage 1 Vervangingsbesluit retrospectieve archiefbescheiden Raad voor de Kinderbescherming 2024: handboek Vervanging Archieven JenV – 2022_v2.01 deel A

Vervangingsbesluit retrospectieve archiefbescheiden Raad voor de Kinderbescherming 2024

Handboek Vervanging Retrospectieve Dossiers Raad voor de Kinderbescherming deel B 2024: januari 1905 – december 2018 Versie: 1.0 Datum: 13-08-2024 Opgesteld door: Raad voor de Kinderbescherming in samenwerking met de Justitiële Informatiedienst 1 Inleiding 2 1.1 Aanleiding 2 1.2 Doel en scope van dit handboek 3 2 Vervanging dossiers Raad voor de Kinderbescherming 3 2.1 De Raad voor de Kinderbescherming: de organisatie 3 2.2 Wet- en regelgeving en bevoegdheden rondom vervanging 4 2.2.1 Wet- en regelgeving 4 2.2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4 2.3 Beschrijving te vervangen informatie 4 2.4 Uitzonderingsgronden voor vervanging 5 3 Digitalisering van Dossiers 5 3.1 Transport 5 3.2 Dossier intake proces (DIP) 6 3.3 Scanklaar maken 6 3.4 Digitaliseren 6 3.5 Metadataverrijking 6 3.6 Inlezen DIM en CDD+ 6 3.7 Kwaliteitscontroles 7 4 De procedure voor vernietiging van de vervangen dossiers 7 5 Scanners 7 6 Duurzame toegankelijkheid 7 7 Beheer Handboek vervanging 7 Bijlagen 8 Bijlage 1 Handboek Vervanging Archieven JenV – 2022_v2.01 (Handboek deel A) 8 Bijlage 2 Organogram RvdK 9 Bijlage 3 Metadataverrijking 10 Bijlage 4 Sjabloon Vernietigingsopdracht 11 Bijlage 5 Sjabloon Verklaring van vervanging 12 De Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) streeft ernaar om zoveel mogelijk digitaal te werken en hanteert het uitgangspunt: digitaal, tenzij. Vanaf 1 juli 2018 werkt de RvdK digitaal. Bij een digitale informatiehuishouding wordt wat er nog op papier is vastgelegd formeel vervangen door digitale reproducties. Vervanging is een archiefwettelijk begrip waarmee wordt bedoeld dat informatie op een andere informatiedrager (in dit geval digitaal) wordt overgezet waarna het origineel wordt vernietigd en de nieuwe drager de status van origineel krijgt. Overheden zijn sinds 1 januari 2013 zelf verantwoordelijk en volledig bevoegd voor de vervanging. Zij moeten conform artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wel eerst een besluit tot vervanging nemen en publiceren. Di

• – Primair proces archief (Kind- en Gezinsdossiers)
• • Burgerlijk Wetboek, Wetboek van Burgerlijk Rechtsvordering, Wetboek van Strafrecht, Wetboek van Strafvordering, Algemene Wet Bestuursrecht;
• • Jeugdwet en Wet opneming buitenlandse kinderen ter adoptie (Wobka);
• • Algemene maatregel van bestuur en ministeriële besluiten;
• • Privacywetgeving.
• 1. Advisering op het gebied van omgang, verblijf en ouderlijk gezag;
• 2. Advisering met betrekking tot kinderen die strafrechtelijk moeten worden aangepakt;
• 3. Bescherming van kinderen die in de knel komen door misbruik en verwaarlozing;
• 4. Een aantal adoptie gerelateerde taken. N.b. De advisering in naamswijzigingsprocedures is beëindigd met de drastische verandering in de regelgeving rondom naamswijziging in 2004.
• 1. Documenten behorend tot een dossier die door een hoofd van de in artikel 2 van het Organisatiebesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid genoemde dienstonderdelen en daaronder ressorterende dienstonderdelen van vervanging worden uitgezonderd, in dit geval ASAA (afstand, screening, adoptie en afstamming) dossiers die in papier worden overgebracht naar het Nationaal Archief (NA);
• 2. Wanneer het gaat om een document van emotionele waarde (al dan niet in combinatie met een afwijkende vorm)2Er is een lijst met mogelijke objecten van emotionele waarde. Dit wordt nooit door één medewerker bepaald.;
• ○ Dit kan bijvoorbeeld gaan om gesloten enveloppen in een afstandsonderzoek, handgeschreven brieven, foto’s, knuffels, dekens, sieraden, USB sticks, afstandsverklaringen, gezag beeindigen, aktes van berusting.
• 3. Wanneer straf informatie de bewaartermijn heeft gepasseerd, wordt deze niet vervangen;
• 4. Wanneer het gaat om een niet scanbaar document3Niet scanbare documenten worden in een doos gedaan, met een bijgevoegd semafoorblad. Op het semafoorblad worden het container nummer, doos nummer, fysiek dossiernummer, de achternaam en de geboortedatum geschreven. Deze objecten worden teruggestuurd naar de RvdK locatie Eindhoven en aldaar bewaard in een kluis. De rest van het dossier wordt wel gedigitaliseerd.:
• ○ Documenten met een bijzondere of afwijkende vorm (formaten groter dan A0);
• ○ Kwetsbare of speciaal ingebonden documenten;
• ○ Documenten van dusdanige slechte kwaliteit waardoor de scan niet leesbaar is;
• ○ Documenten met unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken zoals zegels, watermerken of hologrammen;
• ○ Documenten op andere informatiedragers dan papier;
• ○ Gesloten enveloppen.
• 5. Documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard:
• ○ Zoals aktes van geboorte en overlijden, notariële akten;
• ○ Afstandsverklaringen;
• ○ Documenten die moeten worden voorzien van een natte handtekening en retour moeten worden gestuurd aan de afzender (overeenkomsten, volmachten, machtigingen);
• ○ Documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben;
• ○ Oorkonden en waardepapieren (bankgaranties, polissen).
• 6. Documenten waarbij het belang van recht- en bewijszoekenden wordt aangetast:
• ○ Documenten betreffende eerste inschrijving in Nederland vanuit niet-westerse landen.
• – Doos-nummer
• – Fysiek dossier-nummer
• – Rolcontainer-nummer
• – KBPS-dossier-nummer
• – Justid-ID
• 1. Digitaliseren (onder vervanging) Binnen scope van dit vervangingsproces
• 2. Vernietigen (niet te digitaliseren dossiers) Buiten scope van dit vervangingsproces
• 3. In papier overbrengen naar het Nationaal Archief Buiten scope van dit vervangingsproces
• 4. Nog uit te zoeken: dossiers die niet door Justid aan een van de bovengenoemde categorieën kunnen worden toegekend en waar de RvdK eerst nog naar moet kijken. Buiten scope van dit vervangingsproces
• 1. Controle door Justid van het aantal door RvIHH aangeleverde dozen;
• 2. Controle door Justid op juistheid naam, geboortedatum, fysiek-nummer en kinddossiernummer RvdK, dit gebeurt tijdens het dossier-intake-proces (zie H3.2 van dit Handboek deel B);
• 3. Controle door Justid van de dossiernummers van de gedigitaliseerde dossiers per rolcontainer te digitaliseren dossiers;
• 4. Controle door Justid van de kwaliteit van de scans op basis van Handboek deel A;
• 5. Controle door Justid op het juist opslaan in het DIM;
• 6. Controle door de RvdK op de juiste opslag inclusief de juiste metadata in de uiteindelijke opslaglocatie (CDD+) van RvdK ter voorbereiding op de vernietiging van de vervangen papieren dossiers.