Bijlage 2 Reglement Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken

Reglement Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken

Procesbeschrijving Adviescommissie extra uren in civiele- en bestuurszaken (Artikel 8 van het Reglement Adviescommissie extra uren)

• 1. aanvraag exu en vas/vax komt binnen:
• ○ via mijn RVR in de invoerbak;
• ○ per post, wordt gescand en komt in invoerbak (termijn 2 à 3 dagen);
• 2. De AO registreert de aanvraag in GRAS en voert de aanvraag vanuit de invoerbak door naar de beoordelings-batch
• 3. De exu-beschikker neemt de aanvraag uit de beoordelings-batch. Als de beschikker oordeelt dat de zaak in aanmerking komt om voor advies voor te leggen aan de Adviescommissie, plaatst hij de zaak in zijn inbox en bespreekt dit met collega’s van het team. Indien besloten wordt de zaak voor te leggen aan de Adviescommissie, wordt de aanvraag voorgelegd aan het hoofd, die de beslissende stem heeft.
• 4. Indien het hoofd akkoord is, wordt gehandeld zoals hierna beschreven. De beschikker: De secretaris:
• ○ deelt de advocaat telefonisch mee dat de aanvraag voor advies aan de commissie wordt voorgelegd en maakt daarvan een telefoonnotitie in WFM;
• ○ de voorlegging aan de commissie wordt per e-mail bevestigd aan de aanvrager. Hierin wordt opgenomen dat de Raad gebruik maakt van de mogelijkheid de beslistermijn te verlengen conform artikel 12 van het Reglement;
• ○ De beschikker maakt een voorlegger met zijn vraagstelling/voorstel en mailt dit samen met de stukken naar de secretaris;
• ○ registreert de zaak in Excel-overzicht/GRAS-WFM;
• ○ maakt een digitaal dossier aan:
• – in chronologische volgorde de deelbesluiten en aanvragen
• – in chronologische volgorde de processtukken e.d.
• ○ de voorleggen en het (digitale) dossier wordt verzonden per beveiligende e-mail of per aangetekende post aan de geagendeerde commissieleden. De commissieleden zullen de ontvangen stukken nadat het advies is gegeven, retourneren of vernietigen. Hiervoor worden aparte afspraken gemaakt.
• ○ In het geval de voorzitter van de commissie een hoorzitting wenst, nodigt de secretaris per e-mail de aanvrager en vertegenwoordiger van de Raad uit voor een hoorzitting bij de commissie.
• 5. Bijeenkomst beraadslaging geagendeerde zaken door leden van de commissie;
• ○ Deze bijeenkomst kan gecombineerd worden met een hoorzitting;
• ○ De secretaris maakt een beknopt verslag van de hoorzitting indien deze heeft plaatsgevonden. Dit verslag wordt aan het advies gehecht;
• ○ het advies wordt na de bijeenkomst opgesteld en door de voorzitter van de commissie ondertekend;
• ○ De voorlegger en het advies wordt door de secretaris in WFM opgenomen;
• ○ Het advies wordt vervolgens verzonden aan het hoofd en de beschikker die de voorlegger heeft gemaakt en aan de aanvrager;
• ○ Het advies wordt separaat en voorafgaand aan het besluit toegezonden aan de aanvrager dan wel meegezonden met het besluit;
• ○ De beschikker zorgt voor het aanmaken van een beslissing EXU in WFM. Op de beslissing komt een tekst waarin staat dat de beslissing is genomen met inachtneming van het advies;
• ○ Indien de Raad afwijkt van het advies van de adviescommissie, zal in het te nemen besluit gemotiveerd moeten worden waarom van het advies wordt afgeweken. Het advies wordt meegezonden met het besluit.
• 6. De beslissing op de (vervolg) aanvraag extra uren moet binnen de beslistermijn worden genomen. De beslistermijn is acht weken. Deze termijn kan worden verlengd met vier weken. Derhalve worden de navolgende termijnen gehanteerd:
• ○ De aanvraag met de onderliggende stukken wordt zo spoedig mogelijk – in ieder geval binnen twee weken nadat de aanvraag extra (vervolg)uren is ontvangen – aan de commissie ter beschikking gesteld;
• ○ De commissie verstrekt het advies aan de Raad uiterlijk twee weken vóór de beslistermijn zoals genoemd in artikel 12 Besluit tot vaststelling van het Reglement en de toelichting hierop, zodat de Raad tijdig het besluit op de aanvraag kan nemen.