Bijlage 2a HERDRUK Inschrijvingsvoorwaarden advocatuur 2024, versie 1.00: distributieregeling ac

HERDRUK Inschrijvingsvoorwaarden advocatuur 2024, versie 1.00

De roosters voor de AC’s worden per half jaar gemaakt. Uitgangspunt is dat roosters 10 weken voor ingang verzonden worden. Voor de 15e van de maanden maart en september kunnen nieuwe advocaten zich aanmelden. Hierna sluit de termijn en worden nieuwe aanmeldingen in het bestand voor het volgende half jaar gezet. De Raad geeft in de begeleidende brief bij de inventarisatie van roosterwensen voor de komende periode altijd de verwachte productieprognose in de betreffende periode per AC aan. Als deze melding is ingediend voordat de betreffende zaak door Legal Aid is gekoppeld en er een toevoeging is afgegeven, dan verwerkt Legal Aid deze voorkeursmachtiging. Volgt een dergelijke melding bij Legal Aid na het afgeven van de toevoeging dan neemt Legal Aid deze als kennisgeving aan en wordt de advocaat erop gewezen dat voor het overnemen van de toevoeging een mutatieverzoek tot overname moet worden ingediend. Indien mogelijk wordt de voorkeurszaak gepland in het AC waar de advocaat doorgaans werkzaam is. Is dit echter niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat het COA de cliënt niet kan plaatsen in de POL bij dit AC, dan dient de advocaat naar het AC te reizen waar de IND de zaak behandelt. Reist de advocaat met toestemming van de Raad naar de vreemdeling, dan wordt een vergoeding verstrekt volgens art 24 Besluit vergoedingen rechtsbijstand. Reist de advocaat één maal voor meerdere zaken naar de A.A.-locatie (AC) of met toestemming van de Raad naar een andere locatie waar de vreemdeling verblijft, dan zal slechts één maal een vergoeding volgens genoemd artikel 24 worden verstrekt. De administratie van de Raad in het AC houdt hier een registratie van bij.

• a. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met wensen van advocaten omtrent de inroostering. Advocaten dienen elke soort zaak te accepteren (qua nationaliteit, gezinssamenstelling enz.). Bij alleenstaande vrouwelijke asielzoekers wordt – voor zover de roostersystematiek dit toelaat – een vrouwelijke advocaat gekoppeld. Weigering van een bepaald soort zaak is niet mogelijk.
• b. De advocaten kunnen aangeven in welk AC zij werkzaam willen zijn. Er kan voor niet meer dan één land-AC geopteerd worden. Daarbij is het eenieder duidelijk dat het aantal advocaten per rooster invloed heeft op het aantal aan hen te distribueren zaken per AC.
• c. Advocaten kunnen vooraf aangeven hoeveel zaken zij per setje ingeroosterd willen zien. Een setje is een bundeling van een aantal zaken. De Raad houdt rekening met het gemiddeld aantal te verdelen zaken. Dit houdt o.a. in dat doorgaans niet meer dan 2 zaken per setje zullen worden ingepland.
• d. De planningsafdeling van de Raad tracht de zaken zo efficiënt mogelijk in te plannen. Dit houdt in dat er wordt getracht de advocaat voor meerdere zaken op één dag naar het AC te laten komen.
• e. De Raad houdt rekening met het beginsel van vrije advocaatkeuze. Een melding van vrije advocaatkeuze dient bij Legal Aid ingediend te worden. Deze melding is een door de cliënt ondertekende en gedateerde schriftelijke machtiging aan één bepaalde advocaat om hem bij te staan tijdens de asielprocedure (hierna en onder artikel 5 sub a van deze bijlage aangeduid met ‘voorkeursmachtiging’).
• a. Een advocaat die verhinderd is, zal tijdens diens afwezigheid een andere advocaat als vervanger laten optreden. De vervanger kan hier een vergoeding van de verantwoordelijke advocaat voor vragen. Beide advocaten bespreken de vervanging onderling, zowel inhoudelijk als m.b.t. de wijze waarop de gevraagde dienstverlening onderling wordt verrekend.
• b. Indien het de verantwoordelijke advocaat vanwege de korte termijn niet is gelukt om een vervanger te vinden, kan aan de baliemedewerkers van de Raad in het betreffende AC gevraagd worden welke advocaten op de dag van eigen afwezigheid wel in het AC werkzaam zullen zijn. De Raad treedt in dergelijke situaties op als intermediair en is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop de vervanging plaatsvindt noch voor de kosten van de vervanging.
• c. De vervanger dient een door de Raad voor de specialisatie asiel- en vluchtelingenrecht toegelaten advocaat te zijn. Blijkt de vervanger geen voor die specialisatie toegelaten advocaat te zijn, dan zal de balie van de Raad die persoon de toegang tot de afdeling van de Raad in het AC weigeren. Werkzaamheden die zijn verricht door een advocaat die niet voor het asiel- en vluchtelingenrecht is toegelaten, worden niet op toevoeging vergoed.
• d. Is de vervanger wel een advocaat die bij de Raad staat ingeschreven voor de specialisatie asiel- en vluchtelingenrecht, maar valt deze vervanger onder de beschrijving van ‘beginnend asieladvocaat’ zoals omschreven in art. 3 van bijlage 2 bij de inschrijvingsvoorwaarden asiel- en vluchtelingenrecht, dan kan deze begeleide advocaat geen vervanger zijn.
• a. Deelname aan het rooster in het AC biedt geen garantie voor daadwerkelijke distributie van zaken. De geroosterde dagen kunnen te allen tijde worden afgebeld.
• b. Indien van toepassing krijgt de advocaat zo ruim mogelijk vóór de 1e roosterdag (de zgn. dag –1) te horen dat er geen zaken zullen worden ingeroosterd.
• c. De afdeling van de Raad tracht per AC de beschikbare asielzaken zo goed als mogelijk evenredig te verdelen (dit is overigens mede afhankelijk van het aantal keren dat de advocaat zelf een dienst schrapt en/of van het aantal zaken in eerste asielaanvragen waarvoor de advocaat zich als gemachtigde stelt). De Raad kan niet garanderen dat deelnemende advocaten een gelijk aantal zaken krijgen.
• d. Een lijst van het aantal daadwerkelijk gedistribueerde zaken per advocaat van hetzelfde piketrooster is openbaar en kan te allen tijde bij de balie in het AC worden opgevraagd. Ook wordt bijgehouden hoeveel keren een advocaat is afgebeld c.q. hoeveel keren de advocaat zelf een ‘setje’ heeft afgebeld.
• a. De distributie van asielzaken in de aanmeldcentra is een voorliggende voorziening, opgezet door de Raad om asielzoekers die met de werkwijze van de Nederlandse advocatuur en de asielprocedure onbekend zijn binnen de korte termijnen van de algemene asielprocedure zo snel mogelijk van adequate rechtsbijstand te voorzien. De Raad faciliteert daartoe ook de asieladvocaten, opdat zij binnen de gestelde termijnen hun werk adequaat kunnen uitvoeren. Advocaten die buiten de administratie van het AC om werken of op uitdrukkelijke wens geen gebruik wensen te maken van de distributieregeling worden door de Raad in de behandellocatie niet gefaciliteerd.
• a.1. Een advocaat werkt buiten de administratie van het AC om als deze advocaat dusdanig veel voorkeursmachtigingen indient conform artikel 2 onder e van deze regeling, dat er voor de administratie van het AC een onwerkbare situatie ontstaat. Dit is een situatie waarin de administratie van het AC dusdanig veel extra werkzaamheden dient te verrichten ten behoeve van het inplannen van meerdere voorkeurszaken (vaak ook in meerdere AC’s tegelijkertijd) dat de tijdsbesteding hiervan niet meer in verhouding staat tot de tijd die aan het normale planningswerk wordt besteed. Een onwerkbare situatie ontstaat zodra een advocaat binnen één kalenderjaar meer dan 60 voorkeursmachtigingen indient alvorens de asielzoeker is gekoppeld en/of een toevoeging is afgegeven. Hierbij wordt uitgegaan van het feit dat één voorkeursmachtiging leidt tot één zaak58Eén zaak is een alleenstaande asielzoeker; een hoofdaanvrager met meegereisde partner; een hoofdaanvrager met meegereisde minderjarige gezinsleden; een hoofdaanvrager met meegereisde partner en minderjarige gezinsleden.
• a.2. De Raad bericht een advocaat zodra deze meer dan 60 voorkeursmachtigingen indient dat hij of zij gedurende het resterende kalenderjaar niet meer door de Raad in de behandellocatie wordt gefaciliteerd. Met ingang van het op het resterende kalenderjaar volgende kalenderjaar zal de betreffende advocaat, zolang deze in dat jaar niet opnieuw het dan geldende maximum aan voorkeursmachtigingen heeft bereikt, weer door de Raad in de behandellocatie worden gefaciliteerd.
• a.3. Staakt de Raad in de behandellocatie de facilitering van de advocaat, dan dient de advocaat zelf de tolk te regelen en zelf voor een spreekruimte te zorgen en zelf de cliënt te informeren over de tijd en plaats van de gesprekken. Ook wordt de advocaat van het AC-rooster gehaald en wordt hij niet meer meegenomen in de evenredige verdeling van zaken.
• b. Er is in beginsel geen apart spreekuurrooster. Mocht de situatie het nodig maken dan kan tot het opstellen van een dergelijk rooster worden overgegaan.
• c. Het kan zijn dat een in het AC aanwezige advocaat door de balie van de Raad gevraagd wordt om – los van de reeds aan de advocaat gedistribueerde zaken – rechtsbijstand te verlenen in een zaak. Vergoeding daarvan geschiedt volgens het geldende basistarief.
• d. Is een zaak als onder c door een advocaat behandeld, dan wordt er ofwel een vergoeding volgens het uurtarief verstrekt ofwel wordt – bij inname van de zaak door de advocaat – een toevoeging verstrekt. Neemt de behandelende advocaat de zaak niet in dan wordt een vergoeding op basis van het uurtarief verstrekt. De betreffende zaak wordt vervolgens tot en met de bespreking van de beschikking op basis van een vergoeding volgens het uurtarief vergoed en wordt er geen toevoeging verstrekt (ter voorkoming van dubbele vergoedingen in een asielzaak).
• a. Alle verzoeken van advocaten om deel te nemen aan een AC-rooster worden door verwezen naar het secretariaat van de Landelijke roosters op AC Schiphol.
• b. Advocaten die zich voor de eerste keer melden voor deelname aan het asielrooster dienen dit voor de 15e van de maanden maart en september te doen. Aanmelding na die data betekent dat pas bij de eerstvolgende roostering de aanmelding kan worden meegenomen.
• c. Een nieuwe advocaat loopt voorafgaand aan inroostering 3x een hele dag op een AC mee met een ervaren asieladvocaat. Hiervan mag maximaal één dag –1 zijn en moeten twee dagen in het AC worden meegelopen. Van het meelopen op dag –1 moet schriftelijk melding worden gemaakt aan het AC (of – indien nog geen keuze is gemaakt voor een AC – dient er melding toe worden gemaakt aan de teamleider AC Schiphol die deze portefeuille beheert). De advocaat die dag –1 begeleid heeft, dient een verklaring met die strekking te ondertekenen; dit geldt tevens voor de meeloopdagen op het AC.
• d. Voor de inroostering legt de advocaat een schriftelijke verklaring over van een op het rooster toegelaten rechtsbijstandverlener. Deze toegelaten rechtsbijstandverlener dient te verklaren bereid te zijn de nieuwe rechtsbijstandverlener gedurende minimaal vijf inroosteringen met minimaal 10 zaken volgens het hiertoe opgestelde protocol te begeleiden.
• e. Voorafgaand aan de feitelijke inroostering neemt de nieuwe advocaat deel aan een ‘introductietraining begeleidingstraject AC’ tegelijk met de overige advocaten die met ingang van de volgende roosterperiode een begeleidingstraject starten.
• f. Een nieuwe advocaat kan zelfstandig op het rooster werken wanneer de begeleidende advocaat een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven (zie ook bijlage 2 onder 2). Hierbij geldt tevens dat de begeleide advocaat eerst na succesvolle afronding (middels verklaring van geen bezwaar) van het begeleidingstraject kan optreden als voorkeursadvocaat; gedurende het begeleidingstraject is het behandelen van eigen (voorkeurs)zaken niet toegestaan (zie ook Bijlage 2, artikel 3 onder h).
• 1) Minstens vijf jaar zelfstandige ervaring59Onder ‘zelfstandige ervaring’ wordt verstaan de ervaring, gerekend vanaf het moment van afgifte van geen bezwaar. in de AC-procedure en;
• 2) Grote asielpraktijk (ten minste 50%) en;
• 3) Goede bereikbaarheid en;
• 4) Bereidheid tot tijdsinvestering en enthousiasme om de begeleiding inhoud te geven en;
• 5) Zelf geen subject zijn van een door de Commissie Intercollegiale Toetsing of Klachtencommissie Rechtsbijstand Asiel- en Vreemdelingenbewaring opgelegd begeleidingstraject en;
• 6) Niet tevens lid van de Commissie Intercollegiale Toetsing van het betreffende AC.
• a. Om de begeleiding inhoudelijk en praktisch te optimaliseren worden de nieuwe advocaat en zijn/haar begeleider als uitgangspunt de eerste vijf setjes op dezelfde dagen ingeroosterd op hetzelfde aanmeldcentrum.
• b. Per inroostering bestaan de setjes van een advocaat die begeleid wordt uit hooguit twee zaken.
• c. De advocaat die begeleid wordt zorgt er voor dat al zijn stukken voor verzending kunnen worden becommentarieerd door de begeleider. Hiervan kan slechts in hoge uitzondering van worden afgeweken; deze uitzonderlijke situatie dient te worden vastgelegd in de verslaglegging inzake de begeleiding.
• d. De begeleider is gedurende de inwerkperiode zo veel mogelijk aanwezig bij rechtbankzittingen van de advocaat die begeleid wordt of zorgt ervoor dat een ervaren asieladvocaat de zitting bijwoont.
• e. De begeleiding eindigt in beginsel na de periode waarin de advocaat die begeleid wordt vijf maal is ingeroosterd dan wel ten minste 10 zaken heeft behandeld. Hierbij dient tevens oog te zijn voor de diversiteit in te behandelen zaken en de zwaarte van de zaken.
• a. Indien de inwerkperiode conform de voorwaarden en naar voldoening is verlopen, ontvangt de nieuwe advocaat daarvan een bevestiging van de begeleidende advocaat in de vorm van een verklaring van geen bezwaar, tevens voorzien van verslaglegging van de begeleiding.
• b. Indien de begeleider van mening is dat de inwerkperiode verlengd moet worden en de advocaat die begeleid wordt zich daarin kan vinden, worden over de verlenging en de invulling daarvan afspraken gemaakt tussen de begeleider en de advocaat die begeleid wordt. Deze afspraken worden afgestemd met de juridisch coördinatoren van de Raad op het AC waar de begeleiding plaatsvindt. Na te hebben voldaan aan deze afspraken, ontvangt de nieuwe advocaat alsnog de bevestiging dat de inwerkperiode naar voldoening is verlopen (in de vorm van een verklaring van geen bezwaar en voorzien van verslaglegging begeleiding).
• c. Indien de advocaat die begeleid wordt van mening is dat de verklaring van geen bezwaar ten onrechte geweigerd is, kan hij zich wenden tot de Commissie Intercollegiale begeleider.
• d. Zolang er geen verklaring van geen bezwaar is, mag de advocaat die begeleid wordt niet zelfstandig zaken behandelen.