Bijlage 1 Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022: bij het Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022

Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022

Toelichting bij artikel 2: Bij dit besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties is rekening gehouden met: Toelichting bij artikel 3: Overeenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling wordt in dit besluit inzicht geboden in de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces:

• 1. De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van cultureel erfgoed:
• • De informatie gaat over de toelating van migranten en is daarmee van belang voor de start van het Nederlands burgerschap, de ontwikkeling van dit burgerschap en de identiteit van migranten en hun nakomelingen in relatie tot de Nederlandse samenleving. Deze informatie vormt een bron over de aankomst in Nederland.
• • Het digitaliseren van deze informatie draagt bij aan een betere digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid voor de bevoegde personen om deze informatie in te zien.
• 2. Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek:
• • De informatie is van belang voor het reconstrueren van het bestuursrechtelijk besluitvormingsproces, en door deze informatie te digitaliseren kan de informatie tijdig en veilig ter beschikking worden gesteld voor de daartoe bevoegde personen om deze informatie in te zien.
• a. Reikwijdte vervangingsproces met opgave organisatieonderdelen en categorieën archiefbescheiden: Het vervangingsproces heeft betrekking op de categorieën vreemdelingen- en naturalisatiedossiers, beleidsdossiers en bedrijfsvoeringdossiers met langdurige bewaartermijnen. Het vervangingsproces heeft betrekking op de archieven van de gehele organisatie van de IND met de volgende directies:
• • Hoofddirectie en Bestuurszaken;
• • Bedrijfsvoering;
• • Strategie en Uitvoeringsadvies;
• • Dienstverlenen;
• • Regulier Verblijf- en Nederlanderschap;
• • Asiel en Bescherming;
• • Juridische Zaken;
• • Informatievoorziening.
• • Het vervangingsproces heeft betrekking op de volgende categorieën archiefbescheiden:
• • Besluiten en correspondentie voor proces aanvragen van migranten tot verblijf in Nederland met toewijzing of afwijzing tot gevolg.
• • Besluiten en correspondentie over het erkennen van een persoon als referent.
• • Besluiten en correspondentie voor proces aanvragen door migranten voor het verkrijgen van het Nederlanderschap.
• • Besluiten en correspondentie voor uitvoeringsbeleid en bedrijfsvoeringaangelegenheden.
• b. Inrichting vervangingsapparatuur, gekozen instellingen en randapparatuur. Voor de vervangingsapparatuur wordt bij de scanafdelingen van de IND en Justid gebruik gemaakt van meerdere scanapparaten van leveranciers die voldoen aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten. De parameters zijn ingesteld op de volgende basisinstellingen: resolutie 300, kleur (24-bit), zwart-wit (1-bit), grijswaarden (8-bit).
• c. Software en gekozen instellingen: De scan-omgevingen van de IND en Justid maken gebruik van software die voldoet aan de voorwaarden die gelden bij inkoop voor Rijksopdrachten.
• d. Criteria voor keuze kleur, grijswaarden of zwartwit De bestuursrechtelijke besluitvorming van het migratieproces of verkrijging van het Nederlanderschap omvat grotendeels taal- of tekstdocumenten, waarin de factor kleur geen specifieke betekenis heeft voor het werkproces. Deze documenten worden zwart/wit gescand. Bij documenten waar de factor kleur betekenis heeft, bijvoorbeeld identiteitsdocumenten of foto’s worden kleurinstellingen toegepast.
• e. Wijze waarop reproductie tot stand komt
• • Formaten: JPEG, TIFF, PDF, PDF-A.
• • Bewerkingen: omzetting van TIFF naar PDF-A, compressie kleur JPEG, compressie zwart-wit groep 4, Optical Character Recognition (OCR).
• • Basismetagegevens: digitaliseringsdatum, documentnaam.
• • Reproductie per batch.
• f. Inrichting controle op juiste en volledige weergaven en herstel fouten
• • Na scanning volgt controle op fouten: bij scanfouten wordt het incorrecte deel verwijderd en wordt het document opnieuw gescand.
• • Controle vindt plaats op basis van het 4-ogenprincipe waarbij door twee personen afzonderlijk en zelfstandig de scans worden verwerkt en gecontroleerd. Als blijkt dat de gedigitaliseerde documenten onvoldoende zijn gedigitaliseerd, dan worden deze teruggestuurd naar de scanmedewerker en wordt de procedure herhaald. Zijn de gegevens weer correct dan worden ze door de controle medewerker geverifieerd en goedgekeurd.
• g. Proces vernietiging
• • De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van minimaal één week en maximaal zesentwintig weken daadwerkelijk worden vernietigd door een leverancier die voldoet aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten.
• h. Kwaliteitsprocedures
• • Bij de scanafdelingen van de IND en Justid worden interne werkbeschrijvingen bijgehouden voor scanmedewerkers in de vorm van handboeken voor de uitvoering van het digitaliseringsproces. Hierin is onder meer opgenomen dat er service- en gebruiksonderhoud periodiek dient plaats te vinden met een controle op de juiste scaninstellingen.
• • De scanafdeling van de IND digitaliseert archiefbescheiden uit het primair proces, de scanafdeling van Justid digitaliseert archiefbescheiden uit het secundair proces.