Bijlage 1 Beleidsregel Accreditatie (RvA-BR002): de voorwaarden in een accreditatiebeschikking (informatief)

Beleidsregel Accreditatie (RvA-BR002)

De besluiten die de RvA volgens Artikel 24 lid 3 neemt hebben volgens de Awb de status van beschikking. In deze beschikking legt de RvA de voorwaarden die van toepassing zijn op de accreditatie vast. De standaard-voorwaarden zijn onderstaand beschreven. In individuele gevallen kunnen specifieke voorwaarden worden toegevoegd (zie punt 3).

• 1. Uw organisatie blijft, voor de gehele scope, aantoonbaar voldoen aan de accreditatievereisten met inachtneming van de van toepassing zijnde interpretatie- en toepassingsdocumenten zoals gespecificeerd op de website van de RvA (www.rva.nl).
• 2. Uw organisatie stelt de RvA in staat periodieke controlebeoordelingen en herbeoordelingen en indien nodig extra beoordelingen uit te voeren als bedoeld in en conform de beleidsregels RvA-BR002, RvA-BR004 en RvA-BR005, zoals gepubliceerd op www.rva.nl.
• 3. Specifieke voorwaarden (indien tot bijzondere beoordelingen zoals bijvoorbeeld vervroegde controle of controle met karakter van herbeoordelingen, of andere voorwaarden is besloten, worden deze expliciet in de beschikking vermeld).
• 4. Uw organisatie stelt de RvA in staat beoordelingen tijdig en op efficiënte wijze uit te voeren, in de Nederlandse of Engelse taal.
• 5. Ten behoeve van de beoordelingen:
• a. verstrekt uw organisatie tijdig alle informatie die de RvA opvraagt;
• b. informeert uw organisatie de RvA tijdig over alle relevante instructies en vereisten betreffende beveiliging, veiligheid, bedrijfsgezondheid en hygiëne. Ook stelt uw organisatie de benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen (voor veiligheid en hygiëne) ter beschikking aan de leden van de RvA beoordelingsteams;
• c. stelt uw organisatie de RvA in staat om de activiteiten van uw organisatie te observeren (bijwonen);
• d. biedt uw organisatie de RvA toegang tot alle locaties, dossiers en documenten die de RvA relevant acht voor haar beoordelingen. Dit kan ook betrekking hebben op locaties, dossiers en documenten van organisaties die aan uw organisatie gerelateerd zijn;
• e. onderhoudt uw organisatie een verwijzingstabel waaruit de relatie tussen de vereisten en het gedocumenteerde managementsysteem blijkt.
• 6. Indien ten behoeve van beoordelingen, naar de mening van de RvA, medewerking van klanten van of organisaties gerelateerd aan uw organisatie vereist is neemt uw organisatie maatregelen ter verkrijging van deze medewerking. In het bijzonder dient u over uitvoerbare regelingen te beschikken die de RvA in staat stelt beoordelingsactiviteiten uit te voeren waarbij toegang tot de locaties en/of documenten van uw klant nodig is.
• 7. Uw organisatie accepteert dat waarnemers kunnen participeren in de beoordelingsteams van de RvA voor doelen als training, collegiale toetsing en toezicht door vertegenwoordigers van de Nederlandse overheid, tenzij door uw organisatie tijdig redelijke en gegronde bezwaren worden gemaakt tegen de aanwezigheid van specifieke waarnemers.
• 8. Uw organisatie brengt personen die namens de RvA actief zijn niet in een positie waarbij hun onafhankelijkheid, objectiviteit, veiligheid of gezondheid in het geding kan komen.
• 9. Bekendmaking door uw organisatie aan derden van de inhoud van rapporten, correspondentie, verklaringen, beschikkingen, scopes of andere documenten van de RvA is toegestaan Voor het bekendmaken van een selectief deel van het document, heeft u voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van de RvA.
• 10. Uw organisatie voert geen activiteiten uit en doet geen uitlatingen die de integriteit van het systeem van geaccrediteerde conformiteitsbeoordelingen, de RvA en/of het vertrouwen in het systeem zouden kunnen schaden.
• 11. Uw organisatie zal geen activiteiten uitvoeren of aanbieden die de onafhankelijkheid of onpartijdigheid van de RvA in gevaar kunnen brengen, zoals het publiek verklaren of suggereren dat een organisatie voldoet aan normen die de RvA hanteert bij haar accreditaties.
• 12. Uw organisatie neemt de regels van RvA-voorschrift RvA-VR003 in acht omtrent het gebruik van het accreditatiemerk en het op andere wijze verwijzen naar de geaccrediteerde status.
• 13. Uw organisatie meldt de RvA direct of zo spoedig mogelijk veranderingen die van invloed kunnen zijn op de werkzaamheden die onder accreditatie worden uitgevoerd. Uw organisatie meldt in ieder geval de volgende wijzigingen: Uw organisatie stelt de RvA in staat naar aanleiding van wijzigingen extra beoordelingen uit te voeren als bedoeld in en conform de beleidsregels RvA-BR002, RvA-BR004 en RvA-BR005, indien de RvA dit wenselijk acht.
• a. veranderingen in de eigendomssituatie van uw organisatie;
• b. veranderingen in de juridische, commerciële of organisatorische status;
• c. veranderingen in werkterrein/economische activiteiten van uw organisatie en van aan haar gerelateerde organisaties of personen;
• d. verandering in de leiding of in de structuur;
• e. veranderingen in beleid in relatie tot het voldoen aan de vereisten;
• f. veranderingen in personeel dat een sleutelpositie bekleedt, zoals managers en beslissers en personeel met specifieke en voor de organisatie unieke deskundigheid;
• g. veranderingen in huisvesting, uitrusting en andere middelen die een significante invloed kunnen hebben op de werkzaamheden die onder accreditatie worden uitgevoerd;
• h. significante veranderingen in werkwijzen of procedures.
• 14. Indien de vereisten voor accreditatie, de van toepassing zijnde interpretatie- en toepassingsdocumenten, RvA-beleidsregels of RvA-voorschriften wijzigen, draagt uw organisatie er zorg voor dat aan deze gewijzigde eisen wordt voldaan binnen de door de RvA vastgestelde en gepubliceerde overgangstermijn. Uw organisatie stelt de RvA in staat naar aanleiding van wijzigingen extra beoordelingen uit te voeren als bedoeld in en conform de beleidsregels RvA-BR002, RvA-BR004 en RvA-BR005, indien de RvA dit wenselijk acht.
• 15. Indien de RvA ten aanzien van uw organisatie afwijkingen ten opzichte van de accreditatievereisten vaststelt, draagt u zorg voor maatregelen die de RvA in staat stellen de vervolgbeoordeling conform beleidsregel RvA-BR004 uit te voeren.
• 16. Uw organisatie voldoet de facturen en voorschotnota’s van de RvA voor uitgevoerde/uit te voeren activiteiten en jaarlijkse bijdragen zoals bedoeld in en conform het RvA Tarievenbesluit RvA-D001, zoals gepubliceerd op www.rva.nl.
• 17. Het niet voldoen aan de voorwaarden gesteld in dit besluit kan tot gevolg hebben dat de accreditatie wordt geschorst en/of ingetrokken conform de procedures vastgelegd in beleidsregel RvA-BR002. In aanvulling op deze voorwaarden gelden in het geval dat het besluit de accreditatie betreft van certificatie (ISO/IEC 17021-1, ISO/IEC 17024, ISO/IEC 17065, EMAS) de volgende voorwaarden:
• 18. Uw organisatie informeert zo spoedig mogelijk klanten, die het aangaan, over een schorsing, inperking of intrekking van uw accreditatie en over de consequenties daarvan.
• 19. In het geval dat deze accreditatie wordt geschorst, zult u de RvA een overzicht verstrekken van de geldige certificaten, die uw organisatie onder deze accreditatie heeft uitgegeven.
• 20. In het geval dat deze accreditatie wordt ingetrokken, zult u de in het vorige lid bedoelde certificaten binnen een half jaar na het intrekken van de accreditatie intrekken. U zult de RvA voorzien van bewijzen van deze intrekkingen.