Bijlage 1 REES 2021: behorende bij de artikelen 3.1.9 en 4.2.18 van de Regeling Europese EZK- en LNV-subsidies 2021

Regeling Europese EZ-, LVVN- en KGG-subsidies 2021 (REES 2021)

Kopieën of volledig digitale documenten kunnen worden geaccepteerd als bewijsstuk. In deze bijlage worden de procedures vastgesteld voor documenten die in het kader van de uitvoering van de Regeling Europese EZK- en LNV-subsidies 2021 en verantwoording op grond van Verordening (EU) 2021/1060 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds Plus, het Cohesiefonds, het Fonds voor een rechtvaardige transitie en het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, het Fonds voor interne veiligheid en het Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid (PbEU 2021, L 231) en op grond van Verordening (EU) 2021/1139 van het Europees Parlement en de Raad van 7 juli 2021 tot oprichting van het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en tot wijziging van Verordening (EU) 2017/1004 (PbEU 2021, L 247) kunnen worden gebruikt. De volgende documenten worden als bewijsstukken geaccepteerd: De in 1, onderdelen a, b en c, bedoelde bewijsstukken zijn geconverteerde documenten of gegevensdragers. Bij conversie van het origineel naar het geconverteerde document of gegevensdrager wordt aan de hieronder vermelde voorwaarden voldaan: Het in samenhang bezien van de verschillende bewijsstukken strekt er mede toe de authenticiteit van het geconverteerde document of de gegevensdrager te waarborgen en dat hierop voor controledoeleinden kan worden vertrouwd. Als de conversie op de juiste wijze gebeurt, is het in het kader van de verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager te bewaren. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden. Indien een subsidieontvanger gebruik maakt van elektronische documenten waarbij uitsluitend een elektronische versie bestaat,

• a. fotokopieën van originelen;
• b. microfiches van originelen;
• c. elektronische versies van originelen;
• d. documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computersystemen voldoen aan aanvaarde beveiligingsnormen die waarborgen dat de bewaarde documenten voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten kan worden gesteund.
• • alle gegevens worden overgezet;
• • alle gegevens worden inhoudelijk juist overgezet;
• • er wordt voor gezorgd dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
• • de geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke tijd ge(re)produceerd worden en leesbaar worden gemaakt;
• • er wordt zorg voor gedragen dat de controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
• • de subsidieontvanger borgt tevens de authenticiteit van de geconverteerde bewijsstukken door onder andere een relatie te leggen met de overige bewijsstukken in het betreffende projectdossier. Bij een factuur bijvoorbeeld behoort ook een betaalbewijs, een bewijs van deelname of een bewijsstuk met betrekking tot de inkoopprocedure.
• 1. Digitale urenadministratie: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen, moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat: Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen.
• • de functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd;
• • vaststellingen na accorderen door de leidinggevende niet meer te wijzigen zijn.
• 2. Facturen die digitaal worden verzonden: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen kan de subsidieontvanger via de onderlinge relatie met andere documenten (zoals een betaalbewijs) aantonen dat voor de controle kan worden gesteund op de digitale factuur.