Bijlage 6 Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2021: informatieprotocol

Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs 2021

Het Vervangingsfonds ondersteunt bevoegde gezagsorganen door vervanging van personeel in het primair onderwijs onder bepaalde voorwaarden te bekostigen. Bijna alle bevoegde gezagsorganen dragen hiervoor een premie af. Daarnaast kunnen bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds terecht voor advies over verzuim en re-integratie. Om deze taken uit te voeren heeft het Vervangingsfonds bepaalde gegevens nodig over de bevoegde gezagsorganen. Dit informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de set gegevens die door het scholenveld aangeleverd moet worden alsmede een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Vervangingsfonds. In het kader van de AVG, dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College bescherming persoonsgegevens te worden gemeld. Het Vervangingsfonds maakt bij de uitoefening van de werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens. Het Vervangingsfonds treft passende en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van die persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming wordt uitgevoerd. Het informatieprotocol bestaat uit 4 onderdelen: De basisadministratie van het Vervangingsfonds omvat de volgende gegevens: Elk bevoegd gezag in het primair onderwijs levert gegevens aan bij het Vervangingsfonds. Deze gegevens worden voornamelijk gebruikt om de hoogte van de premie Vervangingsfonds en premie Participatiefonds vast te stellen, de hoogte van de declaratiebedragen te bepalen en de rechtmatigheid van premies en declaraties te beoordelen. Daarnaast worden gegevens gebruikt voor de informatievoorziening ten behoeve van het scholenveld. In tabel 1 staat een overzicht van de primaire processen, die gebruik maken van de gegevens, die door het scholenveld beschikbaar worden gesteld. Primaire processen Vervangingsfonds • Verzamelen en beheren organisatiegegevens en keng

• 1. De aard van de door de schoolbesturen aan te leveren gegevens. Het betreft persoonsgegevens, aanstellingsgegevens, verzuimgegevens en declaratiegegevens, die bestaan uit afwezigheids- en vervangingsgegevens. Van elk gegeven is een definitie en toelichting opgenomen. Verder komt aan bod de wijze van aanlevering en het format van de gegevenslevering. Dit onderdeel geldt voor elk bevoegd gezag in het primair onderwijs.
• 2. Een overzicht van de organisatiegegevens, die het Vervangingsfonds maandelijks ontvangt vanuit de Basisregistratie instellingen (BRIN), in beheer bij DUO.
• 3. Een nadere toelichting op de administratie die door het bevoegd gezag moet worden gevoerd.
• 4. De controle van administratie en gegevens van het bevoegd gezag door het Vervangingsfonds.
• − Premiebrongegevens (persoons- en aanstellingsgegevens)
• − Declaratiebrongegevens (afwezigheids- en vervangingsgegevens)
• − Verzuimgegevens
• − Organisatiegegevens volgens de BRIN