Bijlage 7 Regeling register onderwijsdeelnemers: behorende bij artikel 22 van de Regeling register onderwijsdeelnemers

Regeling register onderwijsdeelnemers

Om te waarborgen dat goed met gegevens van onderwijsvolgers wordt omgegaan zijn de volgende maatregelen getroffen: DUO past Privacy by Design toe. Voor toegang van DUO-medewerkers tot de registers betekent dit dat de strategieën Minimaliseren, Scheiden, en Verbergen worden toegepast: Gegevens zijn opgeslagen in afzonderlijke databases, per onderwijssector. Daarnaast zijn er afzonderlijke databases voor de identificerende gegevens van de onderwijsvolgers. De databases worden beheerd door verschillende teams, momenteel georganiseerd per sector. Per sector is er nog een onderscheid aangebracht in gegevens omtrent de onderwijsdeelname en onderwijsresultaten. Er is bijvoorbeeld een team Hoger onderwijs dat gegevens voor die sector inwint, beheert en ontsluit. Voor identificerende gegevens (zoals gegevens uit de basisregistratie personen (BRP) is een team ingericht dat zich richt op het inwinnen, beheren en ontsluiten van identificerende gegevens vanuit de BRP. Voor het inwinnen en het ontsluiten van deze gegevens is door middel van een abonnementen systeem geborgd dat alleen gegevens worden afgenomen die passen bij de wettelijke taak die wordt uitgevoerd. Andere gegevens worden niet getoond. Dit is eveneens juridisch geborgd in het autorisatiebesluit van de RvIG (890201) waarin exact is geregeld welke gegevens DUO, per wettelijke taak, uit de BRP mag ontvangen. Wettelijke taken worden uitgevoerd door verschillende organisatorische eenheden. Binnen deze organisatorische eenheden bestaan verschillende rollen die verschillende autorisatierechten geven. De rol die een medewerker kan krijgen is afhankelijk van de functie. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers van DUO onnodig veel gegevens kunnen raadplegen of muteren. Er bestaat onder meer onderscheid tussen de autorisatierechten voor uitvoeringsmedewerkers en beheerders. Uitvoeringsmedewerkers kunnen meestal raadplegen en, afhankelijk van de rol in het team, kunnen zij mutaties doorvoeren indien dit noodzakelijk is. Beheer

• – Voor toegang tot gegevens in het register onderwijsdeelnemers wordt onderscheid gemaakt tussen de wettelijke taken die medewerkers uitvoeren;
• – Bij het uitvoeren van de wettelijke taken worden verschillende rollen onderkend;
• – Bij de verschillende rollen is er sprake van onderscheid tussen raadplegen, muteren, beheerfuncties en ter beschikking stellen;
• – De functie van een medewerker bepaalt welke rollen een medewerker (voor een wettelijke taak) kan hebben;
• – Medewerkers zijn opgeleid/ingewerkt op de functie en rol en zijn bekend met het feit dat zij werken met gevoelige gegevens en stemmen hun handelen daarop af. Middels awareness gesprekken/sessies worden zij hier ook regelmatig aan herinnerd;
• – Indien een medewerker niet structureel een autorisatie nodig heeft dan wordt deze ook alleen tijdelijk toegekend;
• – Medewerkers worden alleen geautoriseerd voor taken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden, behorend bij de wettelijke taak en de rol van de medewerker bij het uitvoeren van deze wettelijke taak;
• – Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor het toekennen, wijzigen en intrekken van autorisaties. Uitzonderingen op de gebruikelijke structuur1In uitzonderlijke gevallen komt het voor dat een collega tijdelijk een rol van een andere collega overneemt, bijv. door onverwacht veel ziekte. Ook kunnen andere onverwachte situaties zich voordoen, waardoor het toch wenselijk is dat iemand (tijdelijk) een andere rol invult. Om ervoor te zorgen dat de wettelijke taak goed kan worden uitgevoerd kan de directeur Registers en Examens hierin een belangenafweging maken. worden alleen toegekend door de directeur Registers en Examens.
• • Minimaliseren: niet meer gegevens verwerken dan nodig,
• • Scheiden: gegevens gescheiden opslaan,
• • Verbergen: toepassen van access control op basis van identiteits- en authenticatiebeheer, toepassen pseudonimisering.