Bijlage 9 Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019: functiebeschrijvingen
Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019
In deze bijlage zijn de functieprofielen opgenomen van medewerkers die een rol kunnen spelen in het vervangingsproces. Hierin staat omschreven welke taken en kwaliteiten bij de verschillende functies gevraagd worden. Medewerkers kunnen geen rechten aan deze profielen ontlenen. De functieprofielen zijn gebaseerd op het Functiegebouw Rijk. Zie voor de volledige profielen de website (https://functiegebouwrijksoverheid.nl/functiegebouw-html/functiegroep/XXX). Functienaam Medewerker DIV (Administratief/Ondersteunend medewerker B) Indicatieve schaal 6 De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende. Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een informatiekarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een beperkte diversiteit in problematiek Indicatief werk- en denkniveau: VMBO / MBO (niveau 1) Functienaam Medewerker DIV Indicatieve schaal 7 De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende. Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid aan diversiteit in problematiek • Indicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 3) Functienaam Medewerker DIV (Vakspecialist B) Indicatieve schaal 8 De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende. Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid in diversiteit en complexiteit in problematiek Indicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 4) Functienaam Adviseur Bedrijfsvoering (Vakspecialist B) Indicatieve schaal 9 De functiehouder legt verantwoording af aan de direct hiërarchisch leidinggevende. Verricht vakspecialistische werkzaamheden op enkel
- • bijdragen aan verzamelen, ordenen, rubriceren (classificeren), ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie
- • bibliotheekdocumentatie en archieven actueel en op orde
- • archiefbescheiden gecontroleerd op compleetheid en afdoening
- • inkomende en uitgaande poststukken en documenten geregistreerd en gedigitaliseerd
- • fysieke en digitale dossiers geordend en gevormd
- • bijdragen aan gereed maken voor overdracht NA en/of vernietiging
- • inventarisatie en vernietiging
- • eenvoudige vragen en klachten behandeld
- • Luisteren
- • Klantgerichtheid
- • Analyseren
- • Initiatief
- • Integriteit
- • Accuraat werken
- • Zelfontwikkeling
- • informatie verzameld, geordend, gerubriceerd (geclassificeerd), ontsloten en beschikbaar gesteld
- • bibliotheekdocumentatie en archieven actueel en op orde
- • archiefbescheiden gecontroleerd op compleetheid en afdoening
- • inkomende en uitgaande poststukken en documenten geregistreerd en gedigitaliseerd
- • fysieke en digitale dossiers geordend en gevormd
- • dossiers beheerd en gereed gemaakt voor overdracht NA en/of vernietiging
- • inventarisatie en vernietiging
- • vragen en klachten behandeld
- • Luisteren
- • Klantgerichtheid
- • Analyseren
- • Initiatief
- • Integriteit
- • Accuraat werken
- • Zelfontwikkeling
- • Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer op hoofdlijnen kennen, toepassen en toetsen
- • Hoofdlijnen wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer overdragen aan (interne) klanten
- • Kennis van de kerntaken, de opbouw van de organisatie, de stappen binnen het beleidsproces en inzicht in de bijbehorende informatiebehoefte
- • Onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden en -technieken, zoals classificatieschema’s, documentaire structuurplannen en thesauri
- • bibliotheek- en archiefvoorziening vorm en inhoud gegeven
- • kwaliteitsbewaking van de gegevensverzameling(en) en informatievoorziening geborgd
- • ontwikkelingen gevolgd en informatiebehoefte geïnventariseerd
- • verzamelen, ordenen, rubriceren (classificeren), ontsluiten en beschikbaar stellen gecoördineerd
- • dossiers overgedragen aan en/of (laten) vernietigen
- • vragen en klachten behandeld
- • in werkgroepen geparticipeerd gericht op afstemming, ontwikkeling en/of inrichting van de documentaire informatievoorziening, al dan niet geautomatiseerde beheers- en informatiesystemen en instrumenten
- • intern gebruikers- of beheerdersoverleg op het werkgebied gecoördineerd
- • management- en voortgangsrapportages opgesteld
- • accuraat werken
- • analyseren
- • initiatief
- • integriteit
- • klantgerichtheid
- • luisteren
- • zelfontwikkeling
- • Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer op hoofdlijnen kennen, toepassen en toetsen
- • Hoofdlijnen wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer overdragen aan (interne) klanten
- • Kennis van de kerntaken, de opbouw van de organisatie, de stappen binnen het beleidsproces en inzicht in de bijbehorende informatiebehoefte
- • Onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden en -technieken, zoals classificatieschema’s, documentaire structuurplannen en thesauri
- • Verricht vakspecialistische werkzaamheden op enkele samenhangende afgebakende werkterreinen die voortvloeien uit het geformuleerde beleid en bestaande wet- en regelgeving, waaronder:
- − het toezien en bewaken van de toepassing van wet- en regelgeving;
- − het opstellen, uitwerken, toetsen en/ of beoordelen van plannen, aanvragen, rapportages, vergunningen, contracten, trajecten, berekeningen, procedures, dossiers en tekeningen;
- − het verrichten van analyses en onderzoek en audits en rapporteren hierover.
- • Is belast met beleidsadvisering op het vakgebied, waaronder:
- − het leveren van een vakinhoudelijke bijdrage aan de totstandkoming en actualisatie van beleid en/of plannen;
- − het adviseren ten aanzien van procedures en regelingen.
- • Verricht (bestand- en/of archief) beheer werkzaamheden op het vakgebied.
- • Is belast met voorlichting, financieel beheer, correspondentie e.d. op het vakgebied.
- • inhoudelijke ondersteuning bedrijfsvoeringproces door leveren geaggregeerde overzichten, informatie en bijbehorend advies op basis van analyse en integratie van gegevens en leggen van verbanden
- • regulier en operationeel advies voor uitvoering van processen
- • inhoudelijke deelproducten voor lijn(management) en adviseurs ter ondersteuning van bedrijfsvoeringproces
- • procesmatige en procedurele ondersteuning van besluitvorming
- • Klantgerichtheid
- • Analyseren
- • Samenwerken
- • Omgevingsbewustzijn
- • Plannen en organiseren
- • Voortgangscontrole
- • Zelfontwikkeling
- • Voorbereiding en advies t.a.v. implementatie en uitvoering bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen:
- • inhoudelijke analyse en advies
- • oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren
- • advies(deel)producten
- • inhoudelijke bijdrage aan ontwikkeling van bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen
- • Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker
- • De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag
- • In- en externe bronnen zijn effectief en efficiënt gebruikt
- • Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt
- • Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen en/of producten
- • Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken
- • Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, middelen)
- • De administratie is op orde
- • Kennisdeling is geborgd
- • Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe
- • analyseren
- • klantgerichtheid
- • omgevingsbewustzijn
- • plannen en organiseren
- • samenwerken
- • voortgangscontrole
- • zelfontwikkeling
- • Voorbereiding en advies t.a.v. implementatie en uitvoering bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen:
- • inhoudelijke analyse en advies
- • oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren
- • advies(deel)producten
- • inhoudelijke bijdrage aan ontwikkeling van bedrijfsvoeringproducten, -diensten en -processen
- • Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker
- • De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag
- • In- en externe bronnen zijn effectief en efficiënt gebruikt
- • Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt
- • Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen en/of producten
- • Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken
- • Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, middelen)
- • De administratie is op orde
- • Kennisdeling is geborgd
- • Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe
- • analyseren
- • klantgerichtheid
- • omgevingsbewustzijn
- • plannen en organiseren
- • samenwerken
- • voortgangscontrole
- • zelfontwikkeling
- • Opstelling informatievoorziening (IV) strategie en beleid
- • Contract en leveranciersmanagement op tactisch niveau
- • Ophalen behoeftes business op tactisch en strategisch niveau
- • Analyseren externe ontwikkelingen (wetgeving, technologie, bedrijfsvoering) en het vertalen van deze ontwikkelingen naar consequenties voor de IV
- • Bewaken projecten portofolio en capaciteitsplanning op tactisch niveau
- • Managen van externe stakeholders en partners binnen IV domein
- • Operationeel aansturen IV/ICT afdeling
- • Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker
- • De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag
- • In- en externe bronnen zijn effectief en efficiënt gebruikt
- • Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt
- • Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen en/of producten
- • Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken
- • Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit, middelen)
- • Kennisdeling (BISL, ITIL, agile) is geborgd
- • Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe
- • Proactief
- • Conceptueel denkvermogen
- • Overtuigingskracht
- • Politiek/ bestuurlijk inzicht
- • Indicatief werk- en denkniveau: WO
- • Minimaal 5 jaar ervaring als informatiemanager