Bijlage 7 Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019: procedure Vernietiging

Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019

Vernietigen van vervangen poststukken Scope – Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van papieren (fysieke) poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen van de NVAO. Deze procedure heeft betrekking op alle poststukken die succesvol zijn vervangen door digitalisering (zie voor de selectiecriteria de procedure Postverwerking). De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden. De papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren en worden na 3 maanden vernietigd. Betrokken functionarissen – Werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden door de medewerker DIV uitgevoerd. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld waarop de betreffende medewerker moet zijn ingewerkt. Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO Nadat de te vervangen papieren documenten zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en als de documenten zijn opgenomen in SWIT of de RMA worden de oorspronkelijke papieren documenten na een periode van drie maanden na digitalisering vernietigd. Deze termijn wordt gehanteerd voor het geval dat een archiefstuk niet bestemd blijkt te zijn voor de NVAO en dat het origineel doorgestuurd moet worden (doorzendplicht). Gedurende die periode worden het digitale document als equivalent van het origineel op een speciale (nader te bepalen) plaats opgeslagen. De Directeur afdeling Nederland is verantwoordelijk voor het vernietigingsbeleid van de vervangen fysieke documenten binnen de NVAO. In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en Normen 01 Registrator Draagt de digitaal vervangen documenten over aan de medewerker archief Na drie maanden Alleen digitaal vervangen documenten worden naar het archief gebracht 02 Medewerker archief Opslaan in dagdozen op de afdeling in een afgesloten kast Medewerker archief plaatst de digitaal vervangen document