Bijlage 6 Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019: procedure Opname

Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019

Plaatsen van digitale poststukken in SWIT of de RMA Scope – Deze procedure is opgesteld voor het opnemen van digitale poststukken in SIT of de RMA ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking]. Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt. Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO. De overgang van de scanomgeving naar SWIT of de RMA is softwarematig als volgt geregeld: Na het uitvoeren van de scanactiviteit wordt de scan met de daarbij behorende metadata (hierna te noemen: het bestand) als PDF/A opgeslagen. Indien nieuwe aanvragen over een vaste lay-out beschikken, worden ook de typen aanvragen herkend. Tijdens de validatie kan er gecontroleerd worden of de gegevens juist zijn herkend en kunnen deze eventueel worden aangepast. Na de validatie van de gescande documenten vindt de verdere afhandeling plaats in SWIT of de RMA. Na afwikkeling van de overdracht van de scans vindt er een additionele controle plaats door de registrator. Bij deze kwaliteitscontrole wordt er gecontroleerd of de poststukken met alle registratiegegevens correct zijn ingevoerd; betrokkene, afzender, behandelaar, werkproces en dossier. Als dit correct is wordt het digitale origineel doorgestuurd naar de behandelaar voor de volgende stap in het proces. Als het niet correct is wordt het aangepast en alsnog naar de behandelaar doorgestuurd. In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en Normen 01 Scanspecialist Batch inlezen in Image Capture 02 Scanspecialist Batch controleren in Image Capture Gekoppelde registratie moet overee