Bijlage 5 Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019: procedure Scannen

Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019

Scannen van poststukken Scope – Deze procedure is opgesteld voor het scannen van poststukken ten behoeve van alle organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken. (zie proces Postverwerking) Archiefbescheiden die gedigitaliseerd moeten worden behorende bij interne berichten of uitgaande berichten, doorlopen ook het scanproces. De bescheiden zijn digital born, worden geprint en vervolgens bijvoorbeeld verrijkt door een ‘natte’ handtekening of paraaf. De verrijkte versie doorloopt ook het vervangingsproces. Na scanning worden ze aan de bestaande registratie gekoppeld als een nieuwe versie van het object. Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie inclusief kwaliteitscriteria vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt. Relatie tot handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen opgenomen in Bijlage 11. De scanner wordt wekelijks gereinigd. Na afloop van de reiniging wordt er een testscan gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform de kwaliteitseisen is. De scanspecialist krijgt de voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken aangeleverd van de registrator die de poststukken heeft geregistreerd. De scanspecialist bereidt de te vervangen poststukken voor om te scannen. De poststukken worden alle in kleur gescand. Het scannen zelf gebeurt op basis van voorgedefinieerde profielen zoals die binnen het scanprogramma zijn aangemaakt. De scanspecialist bepaalt het betreffende scanprofiel en scant de poststukken volgens de werkinstructie. Poststukken/bijlagen van het formaat groter dan A3 kom

• 1. Controle tijdens scannen in ‘Capture’ (rol: Scanspecialist) Bij de controle in ‘Capture’ wordt er gecontroleerd of de documenten volledig zijn gescand of de scan geen informatiewaarde heeft verloren en dat alles correct is geroteerd.
• 2. Controle in SWIT of de RMA (rol: scanspecialist) Na overdracht vanuit ‘Capture’ wordt er in SWIT of de RMA gecontroleerd of het document correct is ingelezen en zichtbaar is. De te vervangen fysieke poststukken worden door de medewerker DIV tijdelijk op numerieke volgorde opgeslagen totdat zij kunnen worden vernietigd. (zie procedure vernietiging)