Bijlage 4 Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019: procedure Postregistratie

Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019

Valideren van poststukken Scope – Deze procedure is opgesteld voor het registreren van poststukken ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking). Betrokken functionarissen – Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door een medewerker DIV in de rol van registrator. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld en de betreffende medewerker is ingewerkt. Relatie tot het handboek – Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO. Alle documenten komen in aanmerking voor registratie die vanuit de procedure Postverwerking zijn aangeleverd. Registreren houdt in dat het document wordt gekoppeld in een bestaande zaak of dat er een nieuwe zaak wordt opgestart en dat de gegevens van het document worden vastgelegd. Het registreren omvat alle activiteiten, die nodig zijn om ingekomen, verzonden en interne documenten zodanig in SWIT of de RMA vast te leggen dat deze documenten kunnen worden teruggevonden. Na registratie zet de medewerker DIV het identificatienummer op het document. In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en Normen 01 Registrator Controle of er reeds een dossier is of dat een nieuw dossier moet starten Documenten moeten onder het juiste dossier worden geregistreerd. Dossiertypen en de daarbij horende processen staan in SWIT of de RMA 02 Registrator Registreren van het poststuk Documenten worden geregistreerd en aan het juiste dossier gekoppeld. Er wordt een nieuw dossier gestart of het document wordt bij een bestaand gevoegd. Werkprocessen zijn ingericht in SWIT of de RMA. 03 Medewerker DIV Controleren van de registratie De registratie en de toegekende metadata worden gecontroleerd Post staat onder de juiste zaak en bevat de verplichte metadata De controle wordt uitgevoerd door een