Bijlage I Controleprotocol voor de jaarverantwoording politie: uitleg van het Controleprotocol voor de jaarverantwoording politie

Controleprotocol voor de jaarverantwoording politie

In dit controleprotocol wordt verstaan onder: Hoofdstuk 5 van het Besluit financieel beheer politie regelt de verantwoording over de besteding van de rijksbijdragen en overige baten door de politie middels de jaarrekening. Dit controleprotocol geeft invulling aan het derde lid van artikel 11 van dit besluit, waarmee de Minister van Justitie en Veiligheid (hierna: de Minister) regels stelt aan de reikwijdte van de controle van de jaarrekening, de onderdelen van de jaarverantwoording en aan het vierde lid van dit besluit (de inhoud van de controleverklaring die de accountant naar aanleiding van zijn controle moet afgeven). De inhoud van het jaarverslag en de overige gegevens wordt bepaald in artikel 47, tweede lid, van het Besluit beheer politie, de artikelen 391, en 392, eerste lid, onder a en b, en tweede lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en eventuele aanwijzingen zoals vermeld in de jaaraanschrijving. De jaarverantwoording bestaat uit: De jaarverantwoording bevat financiële en niet-financiële informatie en een in-control-statement van de korpschef. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de controle van de jaarrekening en de financiële onderdelen van de jaarverantwoording, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren materialiteit voor de controle van de jaarrekening van de politie. De accountant gaat bij zijn controle uit van hetgeen gebruikelijk is bij de controle van een jaarrekening, waaronder de artikelen 391 en 393, derde en vijfde lid, onder a tot en met i, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant stelt vast of de jaarrekening voldoet aan de eisen zoals gesteld in het Besluit financieel beheer politie. De bedrijfsvoeringsparagraaf (onderdeel jaarrekening) valt onder de controle. De accountant toetst eveneens, voor zover hij dat kan beoordelen, of de overige onderdelen van de jaarverantwoording (het jaarverslag, de beheersparagraaf, het in-control-st

• • jaarverantwoording: het jaarverslag (bestuursverslag), de jaarrekening en overige gegevens;
• • jaarverslag (bestuursverslag): het jaarverslag, bedoeld in artikel 37 van de Politiewet 2012. Artikel 391, eerste tot en met vierde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is van overeenkomstige toepassing op het jaarverslag;
• • beheersparagraaf (onderdeel van het jaarverslag): de onderwerpen financieel en materieel beleid en beheer, personeelsbeleid (formatie/bezetting), risicomanagement, kwaliteitsbeleid, informatievoorziening (ICT-beleid en informatiebeveiliging), materieelbeleid, huisvestingsbeleid, milieuzorg, integriteitsbeleid (inclusief gevallen van fraude- en/of corruptie) en de totstandkoming van niet-financiële bedrijfsvoeringsinformatie (formatie- en bezettingsgegevens en overige beleids- en beheerinformatie). Deze onderwerpen omvatten de bedrijfsvoering in brede zin, inclusief het ter zake gevoerde beleid en beheer. In de jaaraanschrijving, bedoeld in artikel 45 van het Besluit beheer politie, wordt jaarlijks de inhoud en de reikwijdte van de beheersparagraaf bepaald;
• • in-control-statement (onderdeel van het jaarverslag): de verklaring (beschrijving) van de korpschef over de kwaliteit van de bedrijfsvoering in brede zin (waaronder de betrouwbaarheid, continuïteit en beveiliging van de geautomatiseerde informatiesystemen) die antwoord geeft op de vraag in hoeverre de korpschef de bedrijfsvoeringsprocessen beheerst. In de jaaraanschrijving, bedoeld in artikel 45 van het Besluit beheer politie, wordt jaarlijks de inhoud en de reikwijdte van het in-control-statement bepaald;
• • jaarrekening: de jaarrekening, bedoeld in artikel 35 van de Politiewet 2012;
• • bedrijfsvoeringsparagraaf (onderdeel van de jaarrekening): de bedrijfsvoeringsparagraaf, bedoeld in artikel 12, tweede lid, van het Besluit financieel beheer politie, met de onderwerpen financiële rechtmatigheid, financieel en materieel beheer (voor zover van belang voor de jaarrekening / in relatie tot financiële rechtmatigheid) en misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze onderwerpen omvatten de bedrijfsvoering in enge zin (inzake de financiële rechtmatigheidsverantwoording en voor zover de onderwerpen een relatie hebben met de jaarrekening). In de jaaraanschrijving, bedoeld in artikel 45 van het Besluit beheer politie, wordt jaarlijks de inhoud en de reikwijdte van de bedrijfsvoeringsparagraaf bepaald tot de in dit controleprotocol genoemde aspecten van de bedrijfsvoering;
• • bijlagen bij de jaarrekening: zoals aangegeven in de jaaraanschrijving;1De bijlagen inclusief inhoud worden jaarlijks bepaald in de jaaraanschrijving. Voor de jaarverantwoording 2018 wordt verwezen naar de jaarverantwoording 2017, waarbij voor het jaar 2018 dezelfde bijlagen zullen gelden met uitzondering van het Aanvalsprogramma Informatievoorziening Politie.In de jaaraanschrijving (voor het eerst voor het jaar 2018) is bepaald dat deze bijlagen onder de controleverantwoordelijkheid van de accountant vallen. Aangezien de bijlagen qua aard niet tot de jaarrekening behoren zullen in de jaaraanschrijving instructies worden opgenomen inzake de materialiteitsgrenzen voor de controlewerkzaamheden op deze bijlagen.
• • overige gegevens: de overige gegevens, bedoeld in artikel 392, eerste lid, onder a en b, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, met dien verstande dat in dat lid voor 'het bestuursverslag' wordt gelezen 'het jaarverslag' en voor 'de winst' wordt gelezen 'een positief exploitatieresultaat';
• • financiële rechtmatigheid: de comptabele rechtmatigheid, oftewel het besteden van bijdragen in overeenstemming met de gestelde voorwaarden binnen de begroting van de politie en met de regelingen zoals opgenomen in het kader financiële rechtmatigheid (zie bijlage II). Dit geldt uitsluitend voor zover deze regelingen de uitkomst van de in de jaarrekening opgenomen financiële transacties (baten, lasten en balansmutaties) beïnvloeden.
• • het jaarverslag (bestuursverslag), bestaande in beginsel uit:
• ○ het voorwoord;
• ○ de samenvatting;
• ○ informatie over de realisatie van de landelijke doelstellingen van de politie (operationele informatie, inclusief informatie over de realisatie van middelen en prestaties);
• ○ informatie over beheer (beheersparagraaf);
• ○ het in-control-statement;
• • de jaarrekening, bestaande uit de wettelijke onderdelen (balans, exploitatierekening, kasstroomoverzicht en toelichting), de bedrijfsvoeringsparagraaf en de bijlagen, bedoeld in paragraaf 1.1;
• • de overige gegevens, zoals bepaald in paragraaf 1.1 (zoals de controleverklaring en de resultaatbestemming).
• • Voor de rapportage van fouten en onzekerheden in de jaarrekening van de politie (door middel van vermelding daarvan in de bedrijfsvoeringsparagraaf) met betrekking tot de rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening geldt een rapporteringstolerantie die overeenkomt met 10% van de materialiteit voor fouten en onzekerheden (1% respectievelijk 3%).
• • Voor de rapportage van fouten en onzekerheden in de jaarrekening van de politie (door middel van vermelding daarvan in het accountantsverslag) geldt een rapporteringstolerantie die overeenkomt met 10% van de materialiteit voor fouten en onzekerheden (1% respectievelijk 3%).
• 1. De accountant beoordeelt de consistentie van de financiële informatie in het jaarverslag met de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie (conform Standaard 720).-3Indien financiële informatie opgenomen in het jaarverslag ook voorkomt in de jaarrekening dient deze (uiteraard) daaraan gelijk te zijn. Het geformuleerde heeft met name betrekking op additionele financiële informatie. Met consistentie wordt bedoeld dat de informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
• 2. Met betrekking tot de niet-financiële informatie volgt de accountant eveneens de werkzaamheden voortvloeiend uit Standaard 720.
• 3. Indien in het jaarverslag toekomstinformatie is opgenomen, beoordeelt de accountant de betrouwbaarheid van aannames ten opzichte van de onderliggende aannames van het meerjarenbeleid en de meerjarenbegroting.
• 4. De accountant beoordeelt de consistentie van het in het jaarverslag opgenomen in-control-statement, waaronder de verenigbaarheid daarvan met de jaarrekening én de uitkomsten van de controlewerkzaamheden op de jaarrekening. Hierbij stelt de accountant met betrekking tot het in-control-statement van de korpschef het volgende vast:
• a. de aanwezigheid van een recente beschrijving van het vigerende management control systeem,
• b. de verankering in de planning & control cyclus,
• c. het uitvoeren van periodieke audits, en
• d. de aanwezigheid van periodieke rapportages aan en bespreking er van op het niveau van management (korpsleiding en directie) en de auditcommissie (adviesorgaan van de korpschef).
• 5. De accountant beoordeelt de consistentie van alle (financieel gerelateerde) onderwerpen opgenomen in het jaarverslag met de jaarrekening (conform Standaard 720).
• • Een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen ultimo het verslagjaar en van het resultaat over het verslagjaar;
• • Een getrouw beeld van de financiële rechtmatigheid als onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarrekening;
• • De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening en dat het jaarverslag geen materiële afwijkingen (onjuistheden) bevat (conform Standaard 720).
• a. een goedkeurende verklaring;
• b. een verklaring met beperking;
• c. een afkeurende verklaring; of
• d. een verklaring van oordeelonthouding.
• • Een tabel met geconstateerde fouten en onzekerheden per post van de jaarrekening groter dan 10% van de materialiteitsgrens.
• • Eventuele bevindingen in het kader van de onder 2.3 van dit protocol genoemde werkzaamheden.
• • Kernpunten van de controle.
• • Eventuele tussentijdse aanpassingen van de controleaanpak in verband met het (blijven) voldoen aan de eis dat in de verantwoording geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven materialiteit.
• • Beschrijving van de controlewerkzaamheden en eventuele bevindingen met betrekking tot de specifieke bijlagen die de korpschef dient toe te voegen aan de jaarrekening.