Bijlage 5 Regeling informatievoorziening WVO: behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO
Regeling informatievoorziening WVO
In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 2.111 en 5.48 van de WVO 2020, verplicht zijn om aan de overheid te leveren. Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 4. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken. Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO. Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd. De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de aanlevering van organisatie- en van personeelsgegevens. BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Elektronische wijzigingen zijn mogelijk via de website van DUO, na geautoriseerd inloggen op het daartoe
- • onderdeel persoon
- • onderdeel arbeidsrelatie
- • onderdeel loon, toelagen en korting
- • uiterlijk 1 juli de gegevens over februari, maart en april
- • uiterlijk 1 oktober de gegevens over mei, juni en juli
- • uiterlijk 1 januari de gegevens over augustus, september en oktober
- • uiterlijk 1 april de gegevens over november, december en januari.
- • onderdeel persoon;
- • onderdeel arbeidsrelatie;
- • onderdeel loon, toelagen en korting;
- • onderdeel verlofgegevens;
- • de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 4. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 4 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 4 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;
- • de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 4.