Bijlage 1 Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs: informatieprotocol Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het Onderwijs
Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs
De Stichting Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs (hierna: het Vervangingsfonds) ondersteunt bevoegde gezagsorganen door vervanging van personeel in het primair onderwijs (PO) onder bepaalde voorwaarden te bekostigen. Bijna alle bevoegde gezagsorganen in het PO dragen hiervoor een premie af. Daarnaast kunnen bevoegde gezagsorganen bij het Vervangingsfonds terecht voor advies over verzuim en re-integratie. Om deze taken uit te voeren heeft het Vervangingsfonds gegevens nodig over bevoegde gezgsorganen; hun personeelsleden, aanstellingen, afwezigheden, vervangingen en verzuim. Het voorliggende informatieprotocol beschrijft de vorm en inhoud van de gegevensset die door het scholenveld aangeleverd moet worden. Dit document bevat de begripsdefinities en specificaties van de aan te leveren gegevens alsmede een korte toelichting op het aanleverproces. Het informatieprotocol dient als hulpmiddel voor schoolbesturen om de juiste gegevens tijdig aan te leveren bij het Vervangingsfonds. Het informatieprotocol vervangt de Bestuursvoorschriften uit de voorgaande Reglementen. In het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens dienen verwerkingen van persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) te worden gemeld. Het Vervangingsfonds maakt bij zijn werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens en moet de systemen die in dat kader worden gebruikt aanmelden bij het CPB ten behoeve van het register. Het informatieprotocol bestaat uit vijf onderdelen. De basisadministratie van het Vervangingsfonds omvat de volgende gegevens Elk bevoegd gezag in het PO levert gegevens aan bij het Vervangingsfonds. Deze gegevens worden onder andere gebruikt om de hoogte van de VF- en PF- premies vast te stellen, de hoogte van de declaratiebedragen te bepalen en de rechtmatigheid van premies en declaraties te beoordelen. Daarnaast worden gegevens gebruikt voor de informatievoorziening ten behoeve van het scholenveld. Tabel 1 hieronder toont een overzicht van
- • Onderdeel 1 beschrijft de aard van de door de schoolbesturen aan te leveren gegevens. Het betreft persoonsgegevens; aanstellingsgegevens; verzuimgegevens en declaratiegegevens, die bestaan uit afwezigheids- en vervangingsgegevens. Van elk gegeven is een definitie en toelichting opgenomen. Verder komen aan bod de wijze van aanlevering en het formaat van de gegevenslevering. Dit onderdeel geldt voor elk bevoegd gezag in het primair onderwijs.
- • Onderdeel 2 bevat een nadere toelichting voor de samenwerkende bevoegde gezagsorganen die een aanvraag tot verlening van het eigenrisicodragerschap indienen.
- • Onderdeel 3 bevat een overzicht van de organisatiegegevens, die het Vervangingsfonds maandelijks ontvangt vanuit de Basisregistratie Instellingen (BRIN), in beheer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
- • Onderdeel 4 geeft een nadere toelichting op de administratie die door het bevoegd gezag moet worden gevoerd.
- • Onderdeel 5 gaat over de controle van administratie en gegevens van het bevoegd gezag door het Vervangingsfonds.
- – Premiebrongegevens (persoons- en aanstellingsgegevens)
- – Declaratiebrongegevens (afwezigheid- en vervangingsgegevens)
- – Verzuimgegevens
- – Organisatiegegevens volgens BRIN
- • Hoofdstuk 2 bevat een globale beschrijving van de gegevens die aangeleverd moeten worden door een bevoegd gezagsorgaan.
- • In hoofdstuk 3 wordt toegelicht hoe vaak en wanneer de gegevens aangeleverd moeten worden.
- • Hoofdstuk 4 beschrijft de wijze en het formaat van de gegevenslevering.
- • In hoofdstuk 5 zijn de gegevensspecificaties opgenomen met begripsdefinities en toelichtingen per gegevensgroep.
- a) Verantwoordelijkheden van elk bevoegd gezag binnen de samenwerking en de organisatiestructuur van de samenwerking Er moet een regeling zijn met concrete afspraken over de verantwoordelijkheden van elk bevoegd gezag binnen de samenwerking. Daarnaast moet de organisatiestructuur van de samenwerkende bevoegde gezagsorganen volledig worden beschreven. Deze beschrijving omvat ten minste:
- • een organogram van de deelnemende bevoegde gezagsorganen;
- • een beschrijving van de rollen, taken en bevoegdheden van de verschillende functionarissen.
- b) Financiële huishouding Er moet een regeling zijn waarin de financiële afspraken vastgelegd zijn. Deze regeling wordt ook kwalitatief en inhoudelijk getoetst. Er moet sprake zijn van serieuze samenwerking. Dat houdt in dat financiële risico’s niet geheel of vrijwel geheel bij de afzonderlijke besturen mogen blijven liggen. Samenwerking op het gebied financiën brengt met zich mee dat er reële afspraken worden gemaakt waarbij bijvoorbeeld een garantstelling in verhouding moet staan tot de risico’s.
- c) Vervangingsbeleid Bij gezamenlijk vervangingsbeleid gaat het zowel om het opstellen van dat gezamenlijk vervangingsbeleid als om de uitwerking daarvan in concrete gezamenlijke afspraken. Duidelijk moet worden hoe het gezamenlijke beleid vorm wordt gegeven en hoe de onderlinge rechten en plichten van de deelnemende bevoegde gezagsorganen worden geregeld. Indien een deelnemer eigenwachtgelders heeft dan dient in het samenwerkingsplan te worden opgenomen welke afspraken gelden voor deze groep in relatie tot de inzet bij vervanging.
- d) Verzuimbeleid Bij gezamenlijk verzuimbeleid gaat het zowel om het opstellen van gezamenlijk verzuimbeleid als om de uitwerking daarvan in concrete afspraken. Duidelijk moet worden hoe het gezamenlijke verzuimbeleid vorm wordt gegeven en hoe de onderlinge rechten en plichten van de deelnemende bevoegde gezagsorganen worden geregeld.
- e) Afspraken bij toe- en uittreding De beoogde samenwerkende bevoegde gezagsorganen moeten aangeven onder welke voorwaarden een bevoegd gezag tijdens de looptijd van het eigen risicodragerschap kan toetreden tot de samenwerking. De beoogde samenwerkende bevoegde gezagsorganen moeten aangeven onder welke voorwaarden één van de deelnemende bevoegde gezagsorganen tijdens de looptijd van het eigen risicodragerschap kan, dan wel moet, uittreden uit de samenwerking.
- 1. personele bekostiging regulier;
- 2. personeel en arbeidsmarktbeleid (PAB-budget);
- 3. materiële instandhouding regulier.
- – de afdracht van de premie ten behoeve van vervanging (volledigheid en juistheid);
- – de toepassing van het Reglement Vervangingsfonds (rechtmatigheid en juistheid van vervangingsdeclaraties);
- – de gevoerde registratie met betrekking tot afwezigheid en vervanging;
- – kengetallen.