Bijlage I Vaststellingsbesluit Rijkshuisvestingsstelsel kantoren

Vaststellingsbesluit Rijkshuisvestingsstelsel kantoren

Datum: 22 juni 2016 Inleiding 2 1. Normen, instrumenten en ambities ten aanzien van de kantoorhuisvesting rijksdienst 4 1.1. Werkpleknorm 4 1.2. Ruimtenorm 4 1.3. Bezettingsgraad 4 1.4. Fysieke Werkomgeving Rijk 4 1.5. De drie categorieën gebouwen 5 1.6. Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW) 5 1.7. Normenkader beveiliging 6 1.8. Overige huisvestingsnormen 6 2. Matchen vastgoedportefeuille op vraag 6 2.1. Masterplannen kantoorhuisvesting Rijk 6 2.2. Opzegtermijnen gebruiksovereenkomsten kantoren 7 2.3. Verzoeken tot wijziging kantoren 7 3. Beprijzing 7 3.1. Huisvestingsbudgetten 7 3.2. Eenvoudige beprijzing 8 3.3. Wat zit in het tarief? 8 3.4. Hoe is het tarief opgebouwd? 9 3.5. DBFMO in het rijkshuisvestingsstelsel 9 3.6. Risicoverdeling 9 3.7. Boekwaardeverliezen 10 3.8. Egalisatie 10 4. Uitwerking governance in werkprocessen 10 4.1. Kaderstelling 10 4.2. Pand in of uit het stelsel 11 4.3. Actualisatie masterplannen 11 4.4. Jaarlijkse beleidsbrief 12 4.5. Casuïstiek (verzoeken tot wijziging) 12 4.6. Gemandateerd opdrachtgeverschap 12 4.7. Vaststellen tarieven 13 4.8. Leenfaciliteit 13 4.9. Taakverdeling beheer 13 4.10. Monitoring en verantwoording 14 4.11. Stelselevaluatie 14 4.12. Geschillen 14 Bijlage 1: Definities begrippen 14 Bijlage 2: Mandaat- en overlegstructuur 15 Mandaat van de Minister voor Wonen en Rijksdienst 15 Mandaat van de Secretaris-Generaal BZK 15 Mandaten DGOO en directeur IFHR 15 Mandaat Gemandateerd Opdrachtgever 16 Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk 16 Raad voor Bestuur en Justitie en SGO voorportaal 16 Bestuurlijk Overleg Rijksvastgoedbedrijf (BOR) 16 Interdepartementale Commissie Rijks Vastgoed 16 Kaderstellend Overleg Rijkshuisvesting 17 Interdepartementale Commissie Faciliteiten & Huisvesting 17 Interdepartementale Commissie Huisvesting & Faciliteiten 17 In 2011 werd de tweede evaluatie van het rijkshuisvestingsstelsel afgerond met de vaststelling van een kabinetsstandpunt in de Ministerraad. Sindsdien is he

• – het merendeel van de gebouwen van Defensie;
• – de ambassades van Buitenlandse Zaken;
• – de huisvesting van AZ en de Hoge Colleges van Staat;
• – de (staats)paleizen;
• – privaatrechtelijke rechtspersonen en ZBO’s vallen buiten de verplichte winkelnering van het stelsel.
• • De keuzevrijheid voor de invulling van huisvestingswensen lag vrijwel volledig bij departementen. Prikkels tot doelmatigheid op bovendepartementaal niveau waren onvoldoende belegd.
• • Er was geen vanzelfsprekende wijze om collectieve belangen zoals leegstandsmanagement en kostenreductie te behartigen.
• • Er gold een prijs per pand, dit leverde een variëteit aan prijsstellingen op met een grote administratieve last. Alle financiële risico’s van huisvesting lagen bovendien bij de departementen, omdat kosten één op één doorberekend werden.
• • Het vele overleg tussen opdrachtgevers en Rijksgebouwendienst over specifieke klantwensen zorgde aan beide zijden voor hoge uitvoeringslasten.
• • het concernbelang staat voorop,
• • doelmatigheidsprikkels worden versterkt,
• • bestuurlijke en administratieve vereenvoudiging;
• • evenwichtiger risicoverdeling3Kabinetsstandpunt inzake de tweede evaluatie van het Rijkshuisvestingsstelsel. Brief aan ministerraad dd 31 augustus 2011. Kenmerk 2011-2000384067.
• • Departementen sturen op volume en regio van hun huisvesting.
• • Huisvestingsbudgetten blijven bij de departementen.
• • Centraal leegstandsbeheer kantoren.
• • Aanscherpen kaderstelling van de huisvesting.
• • Eenvoudige beprijzingsmethodiek.
• • Opdrachtgeverschap voor rijkskantoren.4Tweede Kamer, vergaderjaar 2011–2012, 31 490, nr. 75
• 1. Huisvestingconcept & ruimtenormen: deze kaders hebben een nogal hoge abstractie;
• 2. Het Nieuwe Rijkskantoor;
• 3. Kader FWR Kwaliteit.
• • Categorie 1 betreft kantoren waarin geen of weinig ingrepen worden gedaan. Voor de meeste van deze kantoren wordt uitgegaan van een flexfactor van 0,9 werkplekken per fte;
• • Categorie 2 kantoren waarin delen van de FWR worden gerealiseerd. Voor deze categorie geldt in beginsel een flexfactor van 0,7;
• • Categorie 3 kantoren die volledig op basis van FWR worden ingericht.
• 0. Openbaar gebied.
• 1. Publiekszone.
• 2. Standaard werkgebied.
• 3. Bijzonder werkgebied.
• • welke organisatie(-onderdelen) per jaar waar gehuisvest worden;
• • welke tijdelijke huisvesting daarvoor eventueel nodig is;
• • welke financiële consequenties dit heeft voor het concern Rijk.
• – Den Haag: € 281,–
• – Randstad: € 277,–
• – Overig Nederland: € 243,–.37Verslag ICBR, 17 november 2015
• • Water.
• • Losse apparatuur: zoals computers, pantry apparatuur.
• • Facilitaire producten, zoals meubilair.
• A. Lopende gebouwgebonden kosten:
• • afschrijvingen over de boekwaarde,
• • rente,
• • inhuurbedragen,
• • DBFMO-betalingen.
• B. Voorraadbrede parameters per pand:
• • apparaatskosten,
• • heffingen,
• • onderhoud (waaronder deel servicekosten van huurpanden),
• • onderhoud overdracht voormalige afnemerszaken,
• • energiekosten,
• • facilitaire kosten bij leegstand,
• • wederopleveringskosten van huurpanden.
• C. Nieuwe investeringen:
• • functionele aanpassingen,
• • vervangingsinvesteringen,
• • brandveiligheid,
• • (voormalige) afnemerszaken,
• • beveiliging conform NkBR,
• • investeringen in duurzaamheid,
• • mijlpaalbetalingen en overige projectkosten bij DBFMO.41Kostprijsmodel Rijksvastgoedbedrijf
• – leegstandsrisico,
• – instandhouding (vervangingsinvesteringen eigenaarszaken),
• – projectrisico,
• – renterisico,
• – RTB-wijziging,
• – kosten voor energie,
• – boekwaarderisico.
• Afnemers: de ministeries en Zelfstandige Bestuurs Organen (ZBO's) die gebruik maken van de rijkshuisvesting.
• Bestuurlijke Overleg Rijksvastgoedbedrijf (BOR): het gremium waar opdrachtgevers, kaderstellers en opdrachtnemer elkaar treffen over het functioneren van het Rijksvastgoedbedrijf. Deelnemers zijn: SG BZK (voorzitter / eigenaar), dgRVB (opdrachtnemer), DGOO (kadersteller rijkshuisvestingsstelsel), Centraal opdrachtgever kantoren, SG Defensie (grote opdrachtgever), dg Ruimte en Water (vz ICRV / beleidsbepaler), pSG V&J (grote opdrachtgever specialties) en dFEZ BZK (financieel deskundige).
• Centraal opdrachtgever: degene binnen de rijksdienstdie de afnemers vertegenwoordigt in het Bestuurlijke Overleg Rijksvastgoedbedrijf.
• Eigenaar: de binnen het betrokken ministerie aangewezen verantwoordelijke voor het toezicht op het beleid van de opdrachtnemer en op de algemene gang van zaken in het agentschap (Staatscourant 2012, Nr. 20668, 15 oktober 2012), zijnde de Secretaris-Generaal BZK.
• Fysieke Werkplek Rijk (FWR): De kern van de FWR bestaat uit rijksbreed geldende afspraken voor de kantoorhuisvesting van het Rijk. Ze zijn zowel sturend voor de indeling van de ruimte als, tot op zekere hoogte, het gebruik van de ruimte. Het gaat om een standaardisering van de behoeftestelling en uitdrukkelijk niet om het creëren van een eenheidsworst door overal eenzelfde ‘rijkswerkplek uit te rollen’. Binnen de vastgestelde FWR-kaders is er volop ruimte voor diversiteit in de inrichting en vormgeving van een rijkskantoor.
• Gemandateerd opdrachtgever: een door DGOO aangewezen departementsonderdeel dat invulling geeft aan de opdrachtgeversrol voor de totstandkoming van een rijkskantoor (zie pagina 34 van het rapport 'Governance Rijksvastgoedbedrijf').
• Kadersteller: het directoraat-generaal Overheidorganisatie (DGOO) dat systeemverantwoordelijk is voor het rijkshuisvestingsstelsel en de daartoe behorende beleidskaders en nadere regelingen.
• Kantoor: een rijksgebouw is een kantoor indien deze aldus is opgenomen in de pandenlijst.
• Masterplan: een overzicht waarin meerjarig de kantoorhuisvesting van de Rijksdienst, voor zover deze binnen het rijkshuisvestingsstelsel valt, is afgestemd op de behoefte aan huisvesting voor rijksambtenaren.
• Opdrachtnemer: de eindverantwoordelijke binnen het agentschap (Staatscourant 2012, Nr. 20668, 15 oktober 2012), zijnde de Directeur-Generaal Rijksvastgoedbedrijf.
• Pandenlijst: een overzicht waarin is aangegeven of de gebouwen die in beheer zijn bij het Rijksvastgoedbedrijf, behoren tot de categorie 'kantoren'.
• Specialty: een specialty is een rijksgebouw waarvan als gevolg van speciale eisen vanuit het primair proces de hoofdfunctie van dat gebouw niet een kantoorfunctie is, dan wel een kantoorgebouw dat geen gedeelde huisvesting kan bieden voor organisaties die geen onderdeel van het betreffende primair proces uitmaken. Voorbeelden zijn gerechtsgebouwen, gevangenissen en laboratoria, of huisvesting op bijzondere locaties zoals douanekantoren.
• – de verbinding leggen tussen de bedrijfsvoering en de primaire processen op het eigen ministerie en daarmee zorgen dat de bedrijfsvoering bijdraagt aan de gewenste verbetering van de primaire processen;
• – de integrale verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering vormgeven en daarmee zorgen voor de domeinoverstijgende visie en aanpak;
• – over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschikken om namens hun ministerie op te treden en daarmee bijdragen aan het doorzettingsvermogen van het beraad.64Instellingsbesluit ICBR: Staatscourant 2008, 135.
• • Commissie voor Bestuur, Veiligheid en Justitie (CBVJ)
• • SGO-voorportaal
• • Beleidsontwikkeling en kaderstelling
• • Masterplannen jaarlijkse update
• • Masterplannen groot onderhoud
• • Verantwoording en rapportage (voortgang masterplannen overall; kwaliteit voorraad)