Bijlage 3 Organisatie- en mandaatbesluit Ministerie van Financiën 2015: verscherpt toezicht

Organisatie- en mandaatbesluit Ministerie van Financiën 2015

De toepasselijkheid van het verscherpt toezicht, bedoeld in artikel 11, tweede lid, wordt beoordeeld aan de hand van de hierna genoemde criteria. Algemene criteria verscherpt toezicht Wat valt niet onder het verscherpt toezicht?

• • De hoofddirecteur Financieel-Economische Zaken (HDFEZ) van het kernministerie beoordeelt aan te gane verplichtingen van het DG Belastingdienst (DGBD). Uitgangspunt hierbij is een drempelbedrag van € 500.000,– inclusief BTW.
• • De hoofddirecteur Control en Financiën DGBD beoordeelt aan te gane verplichtingen van het DG Belastingdienst tussen de € 100.000,– en € 500.000,– inclusief BTW.
• • Reeds gedane bestuurlijke toezeggingen boven het drempelbedrag, zonder concrete verplichtingen of toezeggingen vallen onder het verscherpt toezicht. Indien deze leiden tot een aan te gane verplichting, worden deze voorgelegd in het kader van verscherpt toezicht.
• • De werking van de criteria zullen periodiek worden geëvalueerd en kunnen waar nodig worden bijgesteld indien daar aanleiding toe bestaat.
• • Het is niet toegestaan om een aan te gane verplichting of opdracht te knippen in meerdere verplichtingen of opdrachten om daarmee onder het drempelbedrag te komen.
• • Lopende aanbestedingen worden gerespecteerd. Nieuwe aanbestedingen (vanaf de inwerkingtreding van artikel I, onder I, van dit wijzigingsbesluit) die boven het drempelbedrag uit komen moet voorafgaand aan het publicatiemoment toestemming worden gevraagd. De verplichting die voortvloeiend uit de aanbesteding met de voorkeursleverancier wordt aangegaan, behoeft ook voorafgaande goedkeuring.
• • Bij de uitwerking van de criteria is gebruik gemaakt van de indeling van de budgettaire tabel van het beleidsartikel 1 Belastingen en de rijksbrede kostensoortentabel zoals opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften:
• ○ Eigen personeel
• – Individuele vacatures worden niet voorgelegd aan het verscherpt toezicht. De werving in het kader van de Investeringsagenda en de werving van bedrijfskritische functies zal gebundeld worden voorgelegd ter goedkeuring aan het verscherpt toezicht. Voor beide geldt dat er een onderbouwd overzicht voorgelegd dient te worden met welke functies er geworven gaan worden, met bijbehorende schalen. Aangetoond moet worden dat het beschikbare budget voor eigen personeel toereikend is (past het binnen de meerjarige formatie). Achteraf ontvangt FEZ een overzicht met welke functies er daadwerkelijk geworven zijn.
• – De personele exploitatie-uitgaven zoals representatie, reiskosten, studie en opleidingen, contributies, personeelsevenementen en sociaal flankerend beleid vallen onder het verscherpt toezicht.
• ○ Externe inhuur
• – Voor de definitie van externe inhuur wordt aangesloten op de rijksbegrotingsvoorschriften externe inhuur: ‘Externe Inhuur is het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de rijksoverheid in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, waarop door de opdrachtgever mede gestuurd wordt.’
• – Verlenging van een aflopend inhuurcontract geldt als een nieuwe verplichting. Indien het bedrag het drempelbedrag overschrijdt, valt de verlenging onder het verscherpt toezicht.
• – Externe inhuur op basis van mantelcontracten (zoals Randstad) valt bij overschrijding van het drempelbedrag onder het verscherpt toezicht.
• – Voor de goede orde: in lijn met de motie De Pater-Van der Meer is externe inhuur boven een uurprijs van 225 euro slechts in uitzonderlijke gevallen toegestaan, volgens het principe ‘comply or explain’.
• ○ ICT
• – Hieronder vallen o.a. licenties, aanschaf van hard- en software en uitbesteed werk op terrein van ICT.
• ○ Bijdragen aan SSO’s
• – Hieronder vallen de bijdragen aan de SSO’s zoals P-Direkt, FMHaaglanden, Rijksvastgoedbedrijf, Doc-Direkt, Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), SSC-ICT (allen BZK), Dictu (EZ), Paresto en IVENT/DTO (DEF). Verplichtingen boven het drempelbedrag zijn vaak langlopend en vaak vastgesteld in rijksbrede overleggen. Goedkeuring van HDFEZ is nodig voordat het DGBD zich in het rijksbrede gremia kan committeren aan nieuwe verplichtingen boven het drempelbedrag.
• ○ Overig materieel
• – De overige materiële uitgaven (circa 350 miljoen euro) vallen onder het verscherpt toezicht. Voorbeelden van overige materiële uitgaven zijn betalingen aan het wagenpark en de schepen van Douane, huisvesting en facilitaire diensten voorzover deze niet vallen onder de bijdragen aan SSO’s, voorlichting, portokosten, dienstkleding, kosten Kamer van Koophandel en Kadaster, betalingsverkeer, betalingen aan Logius.
• • Betalingen op reeds aangegane verplichtingen tot en met 12 oktober 2016 vallen niet onder het verscherpt toezicht. Facturen op deze verplichtingen kunnen dus betaalbaar worden gesteld.
• • Tussentijdse verlengingen (zowel stilzwijgend als actief) van mantelcontracten hoeven niet voorgelegd te worden. Hierbij wordt er van uit gegaan dat aan de verlenging van een mantelcontract een expliciet overwegingskader ten grondslag ligt. Enkel de aanbesteding van een mantelcontract en de uitnutting van het mantelcontract (boven de 100.000 euro) dient voorgelegd te worden aan het verscherpt toezicht.
• • Contracten i.v.m. kantoorruimte die stilzwijgend verlengd worden (de mogelijkheid om het contract op te zeggen wordt niet benut) hoeven niet voorgelegd te worden. Indien het contract opgehoogd wordt door discrete beslissingen (bijv. extra m2) moet de verplichting wel getoetst worden als deze boven de 100.000 euro uitkomt.
• • Verplichtingen met betrekking tot de programma-uitgaven van het DGBD zoals begroot op beleidartikel 1 van de begroting vallen niet onder de verplichtingenstop:
• ○ Verplichtingen inzake betalingen van belasting- en invorderingsrente aan belastingplichtigen;
• ○ Verplichtingen inzake betalingen van proceskostenvergoeding, indien belastingplichtigen in het gelijk zijn gesteld bij een bezwaar- of beroepsprocedure;
• ○ Verplichtingen inzake bekostigingsbijdragen aan de Waarderingskamer en de Douaneraad;
• ○ Medewerkers die reeds een beroep hebben gedaan op de vrijwillige regeling. De VSO (vaststellingsovereenkomst) met betrekking tot deze regeling is reeds ter ondertekening toegestuurd of zal binnenkort worden uitgestuurd. Hier is sprake van reeds aangegane verplichtingen die de Belastingdienst moet nakomen. Daarmee vallen deze verplichtingen niet onder het verscherpt toezicht.
• ○ Ontvangsten (belastingontvangsten en apparaatsontvangsten).