Bijlage 1 REES: behorende bij artikel 1.9 Regeling Europese EZ-subsidies

Regeling Europese EZK- en LNV-subsidies (REES)

Verordening 1303/2013 maakt het mogelijk kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. In deze bijlage worden de in artikel 140, vijfde lid, van verordening 1303/2013 bedoelde procedures vastgesteld voor documenten die in het kader van de uitvoering van deze regeling en verantwoording op grond van verordening 1303/2013 kan worden gebruikt. De volgende documenten worden als bewijsstukken geaccepteerd: De in 1 onder a, b en c bedoelde bewijsstukken zijn geconverteerde documenten of gegevensdragers. Bij conversie van het origineel naar het geconverteerde document of gegevensdrager wordt aan de hieronder vermelde voorwaarden voldaan: Het in samenhang bezien van de verschillende bewijsstukken strekt er mede toe de authenticiteit van het geconverteerde document of de gegevensdrager te waarborgen en dat hierop voor controledoeleinden kan worden vertrouwd. Als de conversie op de juiste wijze gebeurt, is het in het kader van de verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager te bewaren. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden. Indien een subsidieontvanger gebruik maakt van elektronische documenten waarbij uitsluitend een elektronische versie bestaat, worden de geautomatiseerde systemen voorzien van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens gedurende de gehele vereiste bewaartermijn waarborgen. Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen. Voor een tweetal veel voorkomende situaties zijn de voorschriften hieronder uitgewerkt: Voorheen bijlage.

• a. fotokopieën van originelen;
• b. microfiches van originelen;
• c. elektronische versies van originelen;
• d. documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computersystemen voldoen aan aanvaarde beveiligingsnormen die waarborgen dat de bewaarde documenten voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten kan worden gesteund.
• • alle gegevens worden overgezet;
• • alle gegevens worden inhoudelijk juist overgezet;
• • er wordt voor gezorgd dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
• • de geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke tijd ge(re)produceerd worden en leesbaar worden gemaakt;
• • er wordt zorg voor gedragen dat de controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
• • de subsidieontvanger borgt tevens de authenticiteit van de geconverteerde bewijsstukken door onder andere een relatie te leggen met de overige bewijsstukken in het betreffende projectdossier. Bij een factuur bijvoorbeeld behoort ook een betaalbewijs, een bewijs van deelname of een bewijsstuk met betrekking tot de inkoopprocedure.
• 1. Digitale urenadministratie: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen, moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat: Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen.
• • de functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd;
• • vaststellingen na accorderen door de leidinggevende niet meer te wijzigen zijn.
• 2. Facturen die digitaal worden verzonden: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen kan de subsidieontvanger via de onderlinge relatie met andere documenten (zoals een betaalbewijs) aantonen dat voor de controle kan worden gesteund op de digitale factuur.