Bijlage 2 Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs: bestuursvoorschriften

Reglement Vervangingsfonds en Bedrijfsgezondheidszorg voor het onderwijs

De bestuursvoorschriften vormen onderdeel van het reglement Vervangingsfonds. In het reglement zijn de voorwaarden en verplichtingen opgenomen en in de bestuursvoorschriften zijn deze op onderdelen nader toegelicht. De wijze waarop door het bevoegd gezag administratie moet worden gevoerd, is in hoofdzaak afhankelijk van de salarisdienstverlener waarvoor het bevoegd gezag gekozen heeft. Het Vervangingsfonds dient in te stemmen met de wijze waarop een salarisverwerker gegevens aanlevert. In dit kader wordt een ketentest uitgevoerd betreffend de compleetheid en correctheid van de gegevens inzake premie en declaratie. De voor de ketentest van belang zijnde gegevens zijn opvraagbaar bij het Vervangingsfonds. Uiteraard blijft het bevoegd gezag verantwoordelijk voor tijdige en volledige gegevensverstrekking aan het Vervangingsfonds. De wijze waarop men dat doet, is ter bepaling aan het bevoegd gezag eventueel in overleg met het administratiekantoor waarbij men is aangesloten. De ter beschikking van het Vervangingsfonds komende gegevens worden opgeslagen in de vervangingsadministratie van het Vervangingsfonds en worden gebruikt voor: Het Vervangingsfonds maakt bij zijn werkzaamheden gebruik van persoonsgegevens en heeft het intern beleid ten aanzien van het gebruik van deze gegevens in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens behoeve van het register. Het bevoegd gezag doet maandelijks via een voorgeschreven format opgave aan het Vervangingsfonds van de verschuldigde premie. We noemen dit de verantwoording en die verantwoording wordt aangemaakt en veelal ook ingezonden door de salarisdienstverlener. Daarnaast dient het bevoegd gezag ervoor te zorgen dat de verschuldigde premie ook tijdig aan het Vervangingsfonds wordt overgemaakt. Concreet dient de premie van een maand voor de tiende dag van de maand daarop op rekening van het Vervangingsfonds te zijn bijgeschreven. Het rekeningnummer luidt: NL22RBOS0577247700.

• • beleidsvoering;
• • controle op de premie-inning;
• • controle op de uitbetaling van declaraties ten behoeve van vervangers;
• • controle op de correcte toepassing van de vervangingsregels.
• • premie verplicht: Vf01xxxxxjjjjmm
• • premie vrijwillig: Vf03xxxxxjjjjmm
• – personeelskengetallen en kengetallen omtrent afwezigheid en vervanging te berekenen, zoals aangegeven in paragraaf 4.1;
• – het Vervangingsfonds in staat te stellen controle uit te oefenen, zoals aangegeven in paragraaf 5.
• – (Een kopie van) het contract dat het bevoegd gezag met een Arbodienst/bedrijfsarts heeft gesloten inzake de Arbodienstverlening voor de onderwijsinstelling.
• – Een kopie van de akte van benoeming of het aanstellingsbesluit van alle personeelsleden, ook van vervangers.
• – Besluiten met betrekking tot het toekennen van buitengewoon verlof met vermelding van de betreffende (CAO-)bepalingen op grond waarvan volgens het vigerende reglement Vervangingsfonds de vervanging in het kader van deze verlofvormen ten laste van het Vervangingsfonds mag worden gebracht.
• – Schorsingsbesluiten als bedoeld in de CAO PO
• – Correspondentie inzake zwangerschaps/bevallingsverlof
• – Het vigerende rooster/formatieplan en de roosters/formatieplannen die eerder gegolden hebben in de voorafgaande 5 schooljaren.
• – Mededelingen van de Arbodienst/bedrijfsarts aan het bevoegd gezag over (spreekuur) contacten en (vervolg) afspraken met wegens ziekteverlof afwezige personeelsleden. Ook eventuele conclusies van de bedrijfsarts ten aanzien van de arbeidsgeschiktheid (hiermee is niet de medische rapportage bedoeld.
• – Bij ziekteverlof als afwezigheidsgrond is bepaald dat het bevoegd gezag een verklaring door of namens een bij de arbodienst werkzame arts overlegt indien de periode van ziekteverlof langer duurt dan zes weken. Dit betekent dat het bevoegd gezag er standaard voor zorgt dat bedoelde verklaring na de zesde week in het dossier aanwezig is.
• – de periode van de eerste roosterdag van het schooljaar t/m 31 januari daaropvolgend,
• – de periode van de eerste roosterdag van het schooljaar tot de eerste dag van de zomervakantie.
• – de afdracht van de premie ten behoeve van vervanging (volledigheid en juistheid);
• – de toepassing van het Reglement (rechtmatigheid en juistheid van vervangingsdeclaraties);
• – de gevoerde registratie met betrekking tot afwezigheid en vervanging.