Bijlage 2 Subsidieregeling EFMB 2015–2023: behorende bij artikel 18, tweede lid. Procedure betreffende gebruik geconverteerde documenten of gegevensdragers en digitale bewijsstukken

Subsidieregeling EFMB 2015–2023

In het kader van de verantwoording op de einddeclaratie onderbouwt de subsidieontvanger de kosten met originele bewijsstukken. De Verordening maakt het mogelijk kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. Hiertoe moet door de lidstaat een procedure voor de vaststelling van de authenticiteit worden opgesteld. In deze bijlage worden de door Nederland vastgestelde procedures weergegeven. De volgende documenten worden als bewijsstukken geaccepteerd: Hieronder staan de procedures om deze stukken te kunnen gebruiken als geaccepteerde bewijsstukken in het kader van de EFMB-administratie. De hierboven genoemde bewijsstukken a, b en c zijn geconverteerde documenten of gegevensdragers. Bij conversie van het origineel naar het geconverteerde document of gegevensdrager wordt aan de hieronder vermelde voorwaarden voldaan: Het in samenhang bezien van de verschillende bewijsstukken strekt er mede toe de authenticiteit van het geconverteerde document of de gegevensdrager te waarborgen en dat hierop voor controledoeleinden kan worden vertrouwd. Als de conversie op de juiste wijze gebeurt, is het in het kader van de EFMB-verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager te bewaren. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden. De subsidieaanvrager verklaart door middel van het aanvraag-, tussendeclaratie- en einddeclaratieformulier dat de geconverteerde documenten of de nieuwe gegevensdragers die onderdeel zijn van de EFMB-administratie, voldoen aan de vereisten uit artikel 18 van de Subsidieregeling EFMB 2014–2020 en daarmee aan deze bijlage. Indien een subsidieontvanger gebruik maakt van elektronische documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, worden de geautomatiseerde systemen voorzien van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens gedurende de gehele vereiste bewaartermijn waarborgen.

• a. fotokopieën van originelen;
• b. microfiches van originelen;
• c. elektronische versies van originelen;
• d. documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computersystemen voldoen aan aanvaarde beveiligingsnormen die waarborgen dat de bewaarde documenten voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten kan worden gesteund.
• • Alle gegevens worden overgezet;
• • Alle gegevens worden inhoudelijk juist overgezet;
• • Er wordt voor gezorgd dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
• • De geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke tijd ge(re)produceerd worden en leesbaar worden gemaakt;
• • Er wordt zorg voor gedragen dat de controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
• • De subsidieaanvrager borgt tevens de authenticiteit van de geconverteerde bewijsstukken door onder andere een relatie te leggen met de overige bewijsstukken in het betreffende projectdossier. Bij een factuur bijvoorbeeld behoort ook een betaalbewijs, een bewijs van deelname of een bewijsstuk met betrekking tot de inkoopprocedure.
• 1. Digitale urenadministratie: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat: Het is aan de subsidieaanvrager om dit aan te tonen.
• a) De functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd;
• b) De tijdigheid binnen het systeem wordt gewaarborgd;
• c) Vaststellingen na accorderen door de leidinggevende niet meer te wijzigen zijn.
• 2. Facturen die digitaal worden verzonden: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen kan de subsidieaanvrager via de onderlinge relatie met andere documenten (zoals een betaalbewijs) aantonen dat voor de controle kan worden gesteund op de digitale factuur.