Art. 19 Regeling Archiefbeheer COA, Overbrenging
1. De beheerder zorgt ervoor dat archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar worden overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats (Nationaal Archief).
2. De termijn van overbrenging kan in overleg met het Nationaal Archief worden verkort of verlengd.
3. De over te brengen archiefbescheiden zijn voorzien van een toegang die aan de eisen voldoet van het Nationaal Archief.
4. De over te brengen archiefbescheiden worden begeleid door een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid is geregeld.
5. De overbrenging omvat ook de overdracht van de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren.
6. Het COA kan, bij de overbrenging van archiefbescheiden naar het Nationaal Archief, beperkingen stellen aan de openbaarheid.
7. Het COA legt de overbrenging vast in een verklaring welke minimaal bevat: Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.
– een specificatie van de over te brengen archiefbescheiden;
– de eventuele beperkingen aan de openbaarheid.
8. Bij de overbrenging van archiefbescheiden worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.