Bijlage 1 Treasurystatuut politie: bij het Treasurystatuut politie
Directe aanleiding voor het opstellen van dit nieuwe statuut is de vorming van één landelijk politie per 1 januari 2013. De politie bestaat uit 10 regionale eenheden, een landelijke eenheid en ondersteunende diensten conform artikel 25, eerste lid, van de Politiewet 2012. De politie neemt, op grond van artikel 45, eerste lid van de Comptabiliteitswet 2001, deel aan het geïntegreerd middelenbeheer (GMB) bij het Ministerie van Financiën. In de Regeling financieel beheer politie1De Regeling financieel beheer politie zal op korte termijn worden vervangen door het Besluit financieel beheer politie. is vastgelegd dat de politie gebruik maakt van een treasurystatuut. Het treasurystatuut bevat de (beleids)richtlijnen voor de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de politie. Het betreft de beleidsmatige vaststelling van de uitgangspunten, doeleinden, de organisatorische en financiële kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie c.q. interne beheersing. De invulling ervan bepaalt de kaders waarbinnen de treasuryfunctie dient te opereren. De inhoud van het nu voorliggende treasurystatuut moet in het licht worden gezien van de eerste stap in de transitie naar een centrale treasuryfunctie met decentrale kassen en zal in de komende tijd van toepassing zijn in het kader van de transitiefase waarin de politie zich nu bevindt. De nog te ontwikkelen punten zullen in een nieuwe versie nader uitgewerkt worden. Deze nieuwe versie zal beschikbaar komen op het moment dat de organisatie van de politie zich verder bevindt in het veranderproces. Op dit moment beperken de te ontwikkelen punten zich tot de behoefte van de termijn van liquiditeitsprognose, het aflossen van de oude leningen en de Europese aanbesteding van de keuze voor een bankrelatie. Omdat de politie, zoals verderop in dit treasurystatuut aangegeven, volledig meedoet met het GMB bij het Ministerie van Financiën, en daardoor al de treasurytransacties van de politie met het Ministerie van Financiën plaat
- • Het in de tijd optimaal afstemmen van de beschikbare middelen aan de financierings- en liquiditeitsbehoefte.
- • Het beschermen van de politie tegen financiële risico’s, zoals renterisico, valutarisico, koersrisico en liquiditeitsrisico;
- • Het minimaliseren van de in- en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;
- • Een doelmatig rekeningen en rekeningen-courantbeheer.
- • Het verstrekken van leningen en/of garanties aan derden worden uitsluitend gedaan ten behoeve van de uitoefening van de politietaak. De minister stelt hiervoor criteria op.
- • Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen uit hoofde van treasury vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën;
- • De politie hanteert bij haar tijdelijke uitzettingen uit hoofde van treasury de instrumenten die het ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening-courant en het aanhouden van middelen in deposito’s;
- • Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.
- • Voor financiering wordt alleen gebruik gemaakt van de producten die het ministerie van Financiën daarvoor in het kader van het geïntegreerd middelenbeheer aanbiedt. Deze producten zijn: leningen en krediet in de rekening-courant;
- • Financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de politietaak;
- • Het aantrekken van externe financiering wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken;
- • Het aantrekken van externe financiering wordt afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;
- • Het financierings- en uitzettingenbeleid, waaronder de keuze voor uitzettingen met langere en kortere looptijd, is afhankelijk van de actuele rentestand en de toekomstverwachting over de renteontwikkeling. Deze komt in samenspraak met de huisbankier tot stand.
- • De enige mogelijke vorm van kortlopende financiering is een krediet in de rekening-courant bij het ministerie van Financiën;
- • De politie mag conform artikel 19 tweede lid van de regeling financieel beheer politie voor maximaal € 250 miljoen een rekening-courantkrediet aanhouden bij het ministerie van Financiën, hierna te noemen de kasgeldlimiet.
- • Het aantrekken van langlopende financiering vindt uitsluitend plaats bij het Ministerie van Financiën. 2Op dit moment zijn nog 10 lopende leningen niet aangetrokken bij het Ministerie van Financiën. Het ministerie van Veiligheid en Justitie moet instemmen met de leenaanvraag;
- • De onderbouwing van de aanvraag voor leningen vindt plaats in de begroting. Leningen worden slechts aangegaan voor investeringen in vaste activa, voor zover deze onderdeel zijn van het investeringsplan.
- • Het liquiditeitsgebruik wordt beperkt door de geldstromen op de liquiditeitsbehoefte af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een model voor een meerjarige liquiditeitsplanning;
- • Dagelijks wordt door middel van saldoregulatie aan het einde van iedere werkdag het saldo op de betaalrekening teruggebracht tot nul (Geïntegreerd middelenbeheer bij het Ministerie van Financiën). Voor overschotten of tekorten op de rekening-courant worden door het Ministerie marktconforme rentetarieven (EONIA) gehanteerd;
- • Tijdelijke financieringstekorten en overschotten kunnen conform de richtlijnen onder 1.3 en 1.4 worden ingevuld;
- • Er wordt per bedrijfsonderdeel, zijnde de eenheden, het Politie Diensten Centrum (PDC) en de staven maximaal € 5.000 contant geld in kas gehouden;
- • Het gebruik van creditcards is toegestaan met een maximumlimiet van totaal € 1.000.000 en per creditcard € 10.000 waarbij de standaardlimiet op € 2.500 zal worden gesteld.
- • De politie maakt geen gebruik van derivaten;
- • De regel is dat er leningen aangegaan kunnen worden ter financiering van vaste activa;
- • Bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen wordt gezorgd dat de aflossingen en renteherzieningen jaarlijks niet meer dan 20% van het begrotingstotaal in dat jaar bedragen.
- • Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat schriftelijk nader vastgelegd;
- • Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:
- • de uitvoering en de autorisatie/controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;
- • de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschieden door afzonderlijke functionarissen;
- • een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.
- • Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;
- • Er is een AO/IC-schema waarin de taken en bevoegdheden zijn vermeld. In dit AO/IC schema wordt rekening gehouden met functiescheiding.
- • Beleidsmatige informatie;
- • Operationele informatie
- • Verantwoordingsinformatie (performance rapportages, interne controles, etc.).
- – Actuele liquiditeitsplanning
- – Afgesloten transacties
- – Bancaire afspraken