Bijlage 1 Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet: - Model privacyverklaring

Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet

Voorbeeld privacyverklaring van een discussieforum Een goede privacyverklaring van een fictieve website met een openbaar discussieforum over een ziekte kan er als volgt uitzien:111Met dit voorbeeld licht het CBP toe hoe de tien elementen van een privacyverklaring in een concreet geval kunnen worden ingevuld. De privacyverklaring staat los van eventueel benodigde algemene voorwaarden of specifieke gebruiksregels. In het kader van privacy by design verdient het de voorkeur om systemen te ontwerpen waarbij geen of zo min mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt, dus ook geen verplichte registratie van forumdeelnemers.

• 1) Identiteit De verantwoordelijke voor deze website is de stichting <naam>, Voorbeeldstraat 1, 1000 AB te Haarlem. De stichting is bereikbaar via info@<naamwebsite>.nl
• 2) Doeleinde Via deze website en in het bijzonder het discussieforum wil de stichting kennisuitwisseling in de breedste zin bevorderen over de ziekte X, zowel door experts als door geïnteresseerden.
• 3) Gevraagde informatie Voor het leveren van bijdragen aan het discussieforum is registratie verplicht. Deelnemers zijn verplicht om hun vooren achternaam op te geven, e-mailadres, het gewenste wachtwoord en het gewenste pseudoniem waaronder de bijdragen worden gepubliceerd. Bij de registratie wordt tevens het IP-adres vastgelegd en het tijdstip van registratie. Bij elke afzonderlijke bijdrage wordt eveneens het IP-adres en het tijdstip vastgelegd. De aldus verkregen gegevens worden niet op internet gepubliceerd, met uitzondering van het gekozen pseudoniem en de inhoud van de bijdrage. De stichting gebruikt de niet-openbare gegevens om inzicht te krijgen in de soorten gebruikers van de site; om deelnemers in staat te stellen eventuele bijdragen te corrigeren of te laten verwijderen en om eventueel misbruik zoals spamming te bestrijden of om deelnemers uit te sluiten die de gebruiksregels van het forum hebben overtreden. De gebruiksregels zijn te vinden op http://www.<naamwebsite>. nl/gebruiksregels. Het e-mailadres wordt verder specifiek gebruikt om het gekozen pseudoniem en wachtwoord te bevestigen en eventueel een nieuw wachtwoord toe te sturen. De stichting kan het e-mailadres ook gebruiken om een bericht door te sturen van een andere deelnemer, mits de deelnemer daar toestemming voor heeft gegeven bij de registratie. De niet-openbare gegevens worden door de stichting niet aan derden verstrekt of voor enig ander doel gebruikt, met uitzondering van wettelijke verplichtingen om desgevraagd gegevens te verstrekken aan bevoegde instanties. Bij het pseudoniem kan desgewenst een openbaar profiel worden aangemaakt, met nadere informatie over degene die de bijdrage levert, zoals bijvoorbeeld geslacht en leeftijd. Het aanmaken van een profiel is niet verplicht.
• 4) Ontvangers De informatie op de website en in het discussieforum is openbaar en wereldwijd toegankelijk. Wie een bijdrage levert, gaat ermee akkoord dat zijn bijdrage door een onbekende groep lezers op onbekende wijze verder verwerkt kan worden. Om eventuele nadelige gevolgen van publicatie te voorkomen, zeker nu het gaat om bijzondere persoonsgegevens met betrekking tot ziekte, verwijdert de stichting bijdragen waarin identificeerbare informatie wordt gepubliceerd over derden. De stichting ontraadt deelnemers ten zeerste om identificeerbare informatie over zichzelf te publiceren.
• 5) Rechten deelnemers Deelnemers aan het forum geven door registratie ondubbelzinnige toestemming voor het registreren van hun persoonsgegevens door de stichting en het publiceren op internet van hun bijdrage, inclusief bijzondere persoonsgegevens. Minderjarigen, dat wil zeggen personen onder de zestien jaar, mogen zich alleen registreren met toestemming van hun ouders of voogd. Iedereen kan zijn toestemming te allen tijde intrekken en verzoeken om verwijdering van zijn gegevens. Desgevraagd verwijdert de stichting de gegevens die benodigd waren voor registratie en anonimiseert de stichting bijdragen aan het forum. Dat wil zeggen dat het gekozen pseudoniem wordt vervangen door de generieke term ‘verwijderd’ en het eventuele bijbehorende profiel wordt gewist. De bijdragen zelf blijven in het forum staan, om de logica van de discussie niet te verstoren, tenzij een deelnemer een bijzondere omstandigheid aanvoert om een specifieke bijdrage te verwijderen, bijvoorbeeld omdat de bijdrage de deelnemer identificeerbaar maakt. Om een verwijder- of correctieverzoek te kunnen uitoefenen, is het noodzakelijk dat de deelnemer de gegevens meldt waarmee hij zich heeft geregistreerd. De stichting neemt contact op met het e-mailadres dat bij registratie is opgegeven. Het adres voor verwijder- en correctieverzoeken is: privacy@<naamwebsite>. nl
• 6) Privacy-vragen Vragen over het privacy-beleid van de website en het forum kunnen per post aan de stichting worden gesteld, t.a.v. de voorzitter van het bestuur, of per email via privacy@<naamwebsite>.nl
• 7) Overige gegevensverwerking De website legt de IP-adressen vast van bezoekers van de website, door middel van een extern statistiekenprogramma. Dat betekent dat alle bezoekers van de website en het forum eerst langs een externe server worden geleid, voor zij op de website van de stichting terechtkomen. De statistieken worden gebruikt om de vindbaarheid en het gebruik van (onderdelen van) de site te meten door bezoekers en de benodigde servercapaciteit in te kunnen schatten. De website gebruikt geen cookies of andere methodes om op geautomatiseerde wijze gegevens te verzamelen.
• 8) Beveiliging Voor de registratie van deelnemers aan het forum gebruikt de stichting een beveiligd protocol, https. De aldus verkregen gegevens worden door de stichting opgeslagen in een adequaat beveiligde database, die niet aan internet is verbonden. De gegevens op de website en het discussieforum zijn opgeslagen in een database die met internet is verbonden en adequaat is beveiligd tegen ongeoorloofd gebruik door derden, zoals wijziging van gegevens. Alle gegevens op de website en in het discussieforum zijn openbaar toegankelijk en kunnen dus door elke derde naar zijn eigen systeem worden gekopieerd. De afzonderlijke pagina’s met bijdragen zijn niet indexeerbaar voor zoekmachines.
• 9) Bewaartermijn Alle gegevens op de website en in het discussieforum blijven beschikbaar op internet zolang de stichting daartoe de middelen en mogelijkheden heeft. Voor een eventuele uitsluiting van het forum geldt een termijn van 1 jaar, gebaseerd op het IP-adres of de IP-adressen van een deelnemer die de gebruiksregels heeft overtreden. Na het verstrijken van 12 maanden wordt het IP-adres of worden de IP-adressen verwijderd uit de blokkadelijst.
• 10) Melding bij het CBP De stichting heeft het discussieforum gemeld bij het CBP als een verwerking van bijzondere persoonsgegevens, onder nummer m0000000.