Bijlage 1 Regeling onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2012: onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2012

Regeling onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2012

Versie 10 december 2012 Dit is het concept onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2012, hierna te noemen controleprotocol In het controleprotocol wordt aangesloten op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De verschillen tussen de juliversie en de decemberversie worden grotendeels veroorzaakt door in de tweede helft van het jaar gepubliceerde wijzigingen in wet- en regelgeving. Deze gebruiksaanwijzing heeft uitsluitend betrekking op de webapplicatie van het controleprotocol. Het controleprotocol is beschikbaar gesteld op de website van de Inspectie van het Onderwijs en de website van DUO. Om u bij het gebruik van de webapplicatie op weg te helpen staan hieronder een aantal tips. Voor de goede werking van de website is het noodzakelijk dat u gebruik maakt van één van de volgende internetbrowsers: Bij het navigeren wordt gebruik gemaakt van een indeling in hoofdstukken en dit is handig bij het verwijzen naar bepaalde passages in het controleprotocol. Het controleprotocol bestaat uit vier hoofdonderdelen: Door te klikken op het hoofdstuk/onderwerp van uw keuze in de inhoudsopgave aan de linkerzijde van de startpagina krijgt u alle onderliggende hoofdstukken/onderwerpen te zien en kunt vervolgens weer een keuze maken uit een hoofdstuk/onderwerp van uw keuze. Bij elk onderwerp is boven de daarop betrekking hebbende passages de datum vermeld waarop de tekst voor het laatst is gewijzigd. Deze datum wordt niet gewijzigd als het een verhoging betreft van de jaartallen in de tekst met 1 ten opzichte van het definitieve controleprotocol van het voorgaande jaar. In het controleprotocol staan twee pagina’s met links, die u nog meer informatie geven, t.w. Verder zijn in de tekst geregeld links opgenomen die verwijzen naar documenten of andere websites. Deze links kunt u herkennen aan de blauwe tekst op de website. Naast de webversie wordt ook een PDF-versie van het controleprotocol beschikbaar gesteld. De PDF-versie kunt u vinden op de startpagina van de webversie in de rubriek

• • Internetexplorer 8 of een hogere versie
• • Firefox
• • Google chrome
• • Algemene uitgangspunten
• • Controle op de jaarstukken
• • Onderzoek naar de bekostigingsgegevens
• • Controle Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording (FSR)
• • Hoofdstuk 1.6 Informatie/documentatie, hier vindt u informatie die van belang is bij het
• • uitvoeren van de controle en het onderzoek door de instellingsaccountant.
• • Hoofdstuk 5 Onderwijslinks, hier vindt u de internetadressen van onderwijsgerelateerde
• • organisaties.
• • Doelstelling van het controleprotocol
• • Indeling van het controleprotocol
• • Accountantsproducten / Rapportering
• – controle op de jaarstukken:
• – de inrichting van de jaarstukken*) en de inhoudelijke controle daarop;
• – controle op de rechtmatige besteding van de rijksbijdrage;
• – onderzoek naar de bekostigingsgegevens:
• – onderzoek naar de rechtmatige verkrijging van de rijksbijdrage.
• • Onderwijssectoren
• • Referentiekader
• • Minimale controle werkzaamheden
• • Rechtmatigheid
• • Stichting voor Leerplanontwikkeling (SLO).
• • Stichting CITO Instituut voor Toetsontwikkeling (CITO).
• • Stichting Algemeen Pedagogisch Studiecentrum (APS).
• • Stichting KPC Onderwijs Innovatie Centrum (KPC Groep).
• • Stichting Christelijk Pedagogisch Studiecentrum (CPS).
• • Stichting Centrum voor Innovatie van Opleidingen (CINOP).
• • een omschrijving van het object (of onderdeel daarvan);
• • het referentiekader: controle- en verslaggevingscriteria;
• • reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole:
• ○ betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
• ○ de minimaal uit te voeren controles.
• • minimale controlewerkzaamheden, die vetgedrukt zijn opgenomen en
• • niet vetgedrukte toelichtingen op deze werkzaamheden.
• • Overzicht wet- en regelgeving 2012
• • Regeling onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2012
• • Regeling jaarverslaggeving onderwijs
• • Regeling jaarverslaggeving onderwijs; toelichtende brochure
• • Notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het beroepsonderwijs en volwasseneneducatie 2004 ’
• • De oorspronkelijk in 2003 uitgebrachte notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het Hoger Onderwijs’
• • De aanvulling in 2004 op de notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs’
• • Handreiking voor de inrichting van onderwijskundige publiek-private arrangementen
• • Handreiking controle en onderzoek sector PO en VO 2010
• • Handreiking onderzoek onderwijstijd sector BVE 2010
• • Handleiding subsidiëringsmodel WSLOA
• • Verrekenformulier met toelichting SLOA-instellingen
• • Brief HO/CBV/05/22162 van 20 juli 2005 over de verantwoording inzet publieke middelen
• • Brief van 8 februari 2006 over de WOPT inclusief stroomschema
• • Brief 2006-86399 van 21 maart 2006 over de WOPT
• • Brief BVE/Stelsel/104878 van 24 februari 2009 over scholing werklozen en met werkloosheid bedreigde werkenden in het licht van de economische crisis
• • Brief PO/B&S/ 121802 van 12 mei 2009 over huisvestingsuitgaven en accountantsverklaringen
• • Brief AD/113787 van 15 mei 2009 over jaarverslaggeving zorginstellingen met een onderwijscomponent
• • Brief BVE/I&I/171783 van 6 januari 2010 over in- en doorstroomklassen
• • Brief BVE/I&I/198334 van 23 maart 2010 over specifieke informatie over in- en doorstroomklassen
• • Brief PO/B&S/198180 van 1 april 2010 over onderzoek uitgaven huisvesting door scholen
• • Brief PO/B&S/214997 (ongedateerd) huisvestingsuitgaven door schoolbestuur
• • Brief 255958 van 6 december 2010 over ontslagvergoedingen VO-scholen
• • Brief 257165 van 14 januari 2011 over de topinkomens van onderwijsbestuurders
• • Brief 259228 van 25 januari 2011 over de beloningen van onderwijsbestuurders
• • Brief 269642 van 25 februari 2011 over beloning onderwijsbestuurders
• • Brief 3045679 van 2 maart 2011 over het handhavingsbeleid VOG’s
• • Brief 307660 van 21 juni 2011 over de bekostiging van ontslagvergoedingen
• • Brief 337429 van 25 november 2011 over transparantie declaraties en declaratievoorschriften
• • Brief 357173 van 23 december 2011 over het gebruik van de FSR-tabel als bijlage bij de jaarrekening
• • Brief 373939 van 9 februari 2012 over beloning onderwijsbestuurders
• • Brief 387623 van 12 maart 2012 over het onderwijscontroleprotocol in relatie tot de ontslagvergoedingen
• • Brief 389858 van 25 april 2012 over de onderwijscomponent in de jaarverslaggeving bij instellingen voor Jeugd & Opvoedhulp
• • Brief 424771 van 12 juli 2012 over oneigenlijk gebruik crebolicentie
• • Brief 447122 over afschaffen langstudeerdersmaatregel met terugwerkende kracht
• • Procedure ontoereikende accountantscontrole
• • Informatie van Gemeenschappelijk procesmanagement over inschrijving en registratie van deelnemers
• • Convenant lastenreductie doelsubsidies instellingen (SISA FSR)
• • Rapport ‘Univers(ele) vereenvoudiging (SISA FSR)
• • Wet openbaarmaking uit publiek middelen gefinancierde topinkomens (WOPT)
• • Doelstelling controle op de jaarstukken
• • Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole
• • Tolerantietabel
• • Omgaan met fouten (foutdefinities)
• • Algemeen referentiekader
• • Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren
• • Steunen op de werkzaamheden van een AK
• • Specifieke voorschriften SLOA-instellingen
• • Treasurybeleid (0% CT, 0% RT)
• • Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren (0% CT, 0% RT)
• • Geoormerkte aanvullende subsidies / bekostiging met een bestedingsverplichting (3% CT, 0% RT)
• • Verklaring omtrent het gedrag (1% CT, 0% RT)
• • Bezoldiging bestuurders (0% CT, 0% RT)
• • Wachtgelden PO (0% CT, 0% RT)
• • Visueel gehandicapte leerlingen WVO en deelnemers WEB (1% CT, 0% RT)
• • Studenten die opleiding voor een groot gedeelte op de werkplek volgen ingeschreven bij opleidingsscholen (1% CT, 0% RT)
• • Declaraties HO (5% CT, 1% RT)
• • Declaratiereglement HO (0% CT, 0% RT)
• • Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening hoeven scholen en instellingen fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de goedkeuringstolerantie niet te corrigeren en de instellingsaccountant hoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is namelijk gering.
• • Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten. De school/instelling corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. De school/ instelling kan echter dergelijke fouten meestal niet corrigeren. De instellingsaccountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten (dwz fouten groter dan de goedkeuringstolerantie) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (dwz fouten kleiner dan de goedkeuringstolerantie) stelt de instellingsaccountant een rapport van bevindingen op zoals opgenomen in Accountantsproducten / Rapportering met inachtneming van de geldende rapportagetolerantie.
• • Afhandelingscorrespondentie van voorgaande jaren (zie afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren).
• • Besteding van de geoormerkte subsidies 2012 van OCW (zie Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting)
• • Overheidsgelden mogen worden doorbetaald of ter beschikking worden gesteld aan derden, indien daar een schriftelijk vastgelegde economische tegenprestatie tegenover staat, de doorbetaling of de terbeschikkingstelling past binnen de wettelijke taakuitvoering van de instelling en de minister daar vooraf in de beschikking toestemming voor heeft gegeven (zie Overige baten).
• • De Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT). De Wet is gepubliceerd in het Staatsblad,nummer 95 d.d. 9 februari 2006. Op grond van deze wet moeten rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen worden gefinancierd beloningen openbaar maken voor zover deze het gemiddelde belastbare loon per jaar van ministers te boven gaat. (zie Topinkomens)
• • Verslaggevingscriteria
• • Rijksgegarandeerde leningen
• • Bezoldiging bestuurders en personeel
• • Jaarverslag
• • Algemeen
• • Specifieke elementen
• • Rapportering
• • het jaarverslag aan de wettelijke bepalingen voldoet, waaronder de RJO en
• • het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening.
• • Helderheid BVE en HO De instellingsaccountant stelt vast dat aan de in de helderheidsnotitie opgenomen verslaggevingseisen is voldaan. Hij stelt tevens vast dat over niet-gesubsidieerde of niet bekostigde activiteiten verslag wordt gedaan in het jaarverslag.
• • Handreiking voor de inrichting van onderwijskundige publiek-private arrangementen (sector bve en ho) De instellingsaccountant stelt vast dat aan de in de handreiking opgenomen verslaggevingseis is voldaan. Dit betekent dat de accountant vaststelt dat de instelling in het jaarverslag aandacht besteedt aan de ratio achter publiek-private arrangementen, de risico’s en risicobeheer van publiek-private arrangementen en de feitelijke resultaten van de publiek-private arrangementen in relatie tot de beoogde resultaten (innovatie, kwaliteit etc.) en de missie c.q. lange termijn doelstelling van de instelling.
• • Artikel 2 van de regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek 2010 (Treasurybeleid) De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in de jaarverslaggeving ten aanzien van de publieke middelen ten minste verslag doet van:
• ○ het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen en belenen;
• ○ de soorten en omvang van de beleggingen en beleningen;
• ○ de looptijden van de beleggingen en beleningen.
• • Artikel 3, lid 3 van de regeling kwaliteit voortgezet onderwijs De instellingsaccountant stelt vast dat het bevoegd gezag van de school in de jaarverslaggeving op schoolniveau verslag doet over de gepleegde inspanningen ten behoeve van elk van de in artikel 2, tweede lid, genoemde beleidsprioriteiten, en over de voortgang op de geboekte resultaten ten aanzien van de geformuleerde doelen ter zake.
• • Sector PO en VO (WPO artikel 17c, lid 1 onder e en artikel 171, lid 1 onder a; WEC artikel 28i, lid 1 onder e en artikel 157, lid 1 onder a; WVO artikel 24 e1, lid 1 onder e en artikel 103, lid 1 onder a) De instellingsaccountant stelt vast dat het bevoegd gezag van de school in het jaarverslag:
• ○ een verslag van de interne toezichthouder of het interne toezichthoudende orgaan heeft opgenomen, waarin deze verantwoording aflegt over de uitvoering van haar taken en bevoegdheden;
• ○ de gehanteerde code voor goed bestuur wordt vermeld, alsmede verantwoording over afwijkingen van die code voor goed bestuur.
• • Branche code Goed bestuur in de bve sector (artikel 2.5.4. WEB) De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in het jaarverslag:
• ○ verantwoording aflegt over het omgaan met de branche code;
• ○ als de instelling afwijkt van het hoofdmodel RvT/CvB dan zijn de redenen daarvoor verantwoord in het jaarverslag.
• • Sector HO (WHW artikel 9.8, lid 1, artikel 9.51, lid 2 en artikel 10.3d en artikel 11.6) De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in het jaarverslag:
• ○ een verslag van de Raad van Toezicht heeft opgenomen, waarin deze verantwoording aflegt over de uitvoering van haar taken en bevoegdheden;
• ○ als de instelling afwijkt van het hoofdmodel RvT/CvB dan zijn de redenen daarvoor verantwoord in het jaarverslag.
• • Regeling subsidie regionale expertisecentra in verband met de pakketmaatregel AWBZ 2009 (artikel 8, lid 2 sector PO/VO) De instellingsaccountant stelt vast dat het REC de gevraagde informatie in het jaarverslag heeft opgenomen.
• • Regeling kennisverspreiding en innovatie groen onderwijs (artikel 26, sector VO/BVE/HO) De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling de gevraagde verantwoording in het jaarverslag heeft opgenomen.
• • Referentiekader
• • Treasurybeleid
• • Huisvesting PO
• • Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis
• • Leerlinggebonden financiering VO en MBO
• • Vaststelling bekostiging per leer-werkovereenkomst vmbo schooljaren 2010/2011 en 2011/2012
• • Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting
• • Overige baten
• • Personele lasten
• • Overige instellingslasten sector PO en VO
• • Declaraties sector HO
• • de relevante bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving, deze zijn in detail opgenomen in bijlage 1;
• • aanbestedingswetgeving (zowel europees, als nationaal: Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten);
• • CAO PO.
• • bepalingen voor de inrichting van het onderwijs;
• • bepalingen voor het verkrijgen van bekostiging (bekostigingsparameters, aanvragen, termijnen etc.);
• • bepalingen voor derden zoals gemeenten;
• • bepalingen over hoe OCW om moet gaan met de (rechten van) scholen en instellingen;
• • bepalingen voor het afleggen van verantwoording (voor jaarrekening, jaarverslag, specifieke subsidieverantwoordingen);
• • bepalingen voor het inrichten van administraties.
• • de activiteiten waarvoor kosten mogen worden gemaakt;
• • de toegestane kostensoorten;
• • de maximale hoogte van bepaalde uitgaven;
• • de maximale en minimale hoogte van bepaalde inkomsten;
• • invloed op balansmutaties.
• • de door de Commissie voor de Indicatiestelling(CvI) afgegeven beschikking;
• • het door DUO vestiging Zoetermeer verstrekte terugmeldingsformulier enerzijds;
• • de door DUO vestiging Zoetermeer afgegeven LGF-beschikkingen anderzijds;
• • voor het mbo: de onderwijsovereenkomst bij de inschrijving van de deelnemer voor het volgen van de beroepsopleiding;
• – de in de jaarverslaggeving 2012 van het kenniscentrum opgenomen aantallen van de gesloten leer-werktrajecten in de schooljaren 2010/2011 en 2011/2012 sluiten aan met de aantallen volgens de opgaven van het kenniscentra aan DUO Zoetermeer in 2012;
• – het aantal opgeven leer-werktrajecten per schooljaar sluiten aan met het aantal, volgens de administratie van het kenniscentrum, daadwerkelijk gesloten leerwerktrajecten voor dat schooljaar;
• – het afgesloten leerwerktraject terecht in de opgave is opgenomen, dat wil zeggen dat er een door de juiste partijen getekende leerwerkovereenkomst aanwezig is, die is afgesloten in de juiste periode.
• • Algemeen
• • Besteding in 2012 van geoormerkte subsidies met een bestedingsverplichting op basis van de Wet SLOA
• • NWO-subsidies
• • Uitbesteding en contractactiviteiten voor derden
• • Notitie Helderheid BVE
• • Notitie Helderheid HO
• • Omvang werkzaamheden in de sector PO en VO
• • Overig sector PO
• • Wachtgelden PO
• • minimaal 25 procedure testen; of
• • werkzaamheden, op grond waarvan de instellingsaccountant een uitspraak kan doen over de kwaliteit van de interne beheersing van het administratiekantoor.
• • De instellingsaccountant analyseert de formatieoverzichten en de verzamelloonstaat van de scholen ressorterend onder het bestuur. In deze analyse wordt betrokken: salarisschalen, de omvang en samenstelling van eventuele niet norm-functies binnen de formatie, de betrekkingsomvang van de dienstbetrekkingen en ongebruikelijke beloningen. Deze analyse wordt door de instellingsaccountant uitgevoerd op bestuursniveau.
• • Daarnaast voert de instellingsaccountant een cijferbeoordeling uit op de personele kosten, in relatie tot de begroting en de jaarrekening van het voorgaande jaar. Bij sterke fluctuaties en ongebruikelijke saldi controleert de instellingsaccountant met detailstukken. De cijferbeoordeling vindt plaats op bestuursniveau.
• ○ geen nieuw personeel is aangesteld;
• ○ van geen enkel personeelslid de betrekkingsomvang is uitgebreid;
• ○ van geen enkel personeelslid de tijdelijke aanstelling is verlengd;
• ○ van geen enkel personeelslid de tijdelijke aanstelling is omgezet in een vast dienstverband.
• • de publicatie ‘Toepassing bepaling eigen wachtgelders’ van 1 november 1995 met kenmerk CFI/FPV-95/1680 (Uitleg/Gele Katern 1995, nummer 26 van 8 november 1995);
• • de ‘Regeling achterwege laten vermindering van de bekostiging bij niet-herbenoeming ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemers primair onderwijs’ van 17 mei 2005 met kenmerk CFI/BPO-2005/57525 (Gele Katern nummer 9 van 1 juni 2005);
• • de regeling betreffende aftrekposten WBO, ISOVSO en WVO.
• • Treasurybeleid
• • Visueel gehandicapte leerlingen WVO en deelnemers WEB
• • Verklaring omtrent het gedrag PO, VO en BVE
• • Topinkomens
• • Studenten die opleiding voor een groot gedeelte op de werkplek volgen ingeschreven bij opleidingsscholen
• • Declaratiereglement sector HO
• * PO: artikel 3, lid 1 onder a, artikel 3a, lid 1 onder a , artikel 32, lid 2 onder a, onder 1 en lid 9 van de WPO
• * PO: artikel 3, lid 1 onder a, artikel 3a, lid 1 onder a en artikel 32, lid 2 onder a, onder 1 en lid 9 van de WEC
• * VO: artikel 33, lid 1 onder a, artikel 34, lid 1 onder a en artikel 35, lid 1 onder a van de WVO
• * BVE: artikel 4.2.1, lid 2 onder a , artikel 4.2.2, lid 1 onder a, artikel 4.2a.1 van de WEB.
• • Algemeen
• • Sector PO (zelfstandige scholen, REC’s en CDen van samenwerkingsverbanden)
• • Sector PO (gemeentelijke scholen voor PO zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid)
• • Sector VO
• • Sector VO (gemeentelijke scholen voor VO zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid)
• • Sector VO (SLOA-instellingen)
• • Sector BVE
• • Sector HO
• • bij materiële fouten (≥ 2% van de rijksbijdrage): materiële fouten hebben invloed op de strekking van het assurance-rapport en worden uit dien hoofde in het assurance-rapport toegelicht;
• • bij niet-materiële fouten (< 2% van de rijksbijdrage): niet-materiële fouten worden opgenomen in een rapport van bevindingen zoals uiteengezet in Accountantsproducten / rapportering. Omdat OCW het uitgangspunt hanteert dat fouten door de school/instelling worden gecorrigeerd is dit rapport een uitzonderingsrapportage. Voor de sectoren VO, BVE(exclusief de kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven) en HO wordt het rapport van bevindingen door de DUO vestiging Groningen doorgezonden aan de DUO vestiging Zoetermeer. Laatstgenoemde vestiging van DUO ontvangt van de besturen van de PO-scholen en de kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven de rapporten rechtstreeks. DUO zal indien nodig op basis van het rapport overgaan tot bijstelling van de rijksbijdrage van de school/instelling.
• – basisscholen;