Bijlage 3 Tijdelijke subsidieregeling stimuleren bundeling van goederenstromen voor vervoer op het spoor: als bedoeld in artikel 15, derde lid

Tijdelijke subsidieregeling stimuleren bundeling van goederenstromen voor vervoer op het spoor

CONTROLEPROTOCOL AANGAANDE HET GEVEN VAN AANWIJZINGEN OVER DE REIKWIJDTE EN INTENSITEIT VAN DE ACCOUNTANTSCONTROLE behorende bij CONTROLEVERKLARING Betreffende Subsidie op basis van Tijdelijke subsidieregeling stimuleren bundeling van goederenstromen voor vervoer op het spoor Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant, die is belast met de controle van de, door de subsidie-ontvanger, bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu in te dienen aanvraag om subsidievaststelling. De controle kan worden uitgevoerd door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De Auditdienst van het ministerie kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake deze subsidie. De accountant, die de controle uitvoert, verstrekt de Auditdienst desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met de review zijn niet voor rekening van het ministerie. Voor de controle van de rechtmatigheid volgens dit protocol is de volgende wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) van toepassing: De controle dient te voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de fusieorganisatie van NIVRA/NOvAA zijn vastgesteld. Zonder de in voorgaande alinea geformuleerde voorschriften in te perken zijn voor de controle van specifieke financiële verantwoordingen ten behoeve van de vaststelling van bijdragen vanuit het ministerie met name de volgende voorgeschreven controlewerkzaamheden van toepassing: Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwb

• − De Tijdelijke subsidieregeling stimuleren bundeling van goederenstromen voor vervoer op het spoor
• − specifieke subsidievoorwaarden volgens de beschikking tot subsidieverlening met directe financiële gevolgen voor de subsidieverantwoording
• − standaard formulier aanvraag vaststelling subsidie
• − Kaderwet subsidies Verkeer en Waterstaat
• − Algemene wet bestuursrecht
• 1. De accountant stelt een risico-analyse op inzake het risico dat de specifieke financiële verantwoording een materiële fout bevat. Deze risico-analyse wordt specifiek gemaakt voor deze controle; niet volstaan kan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse maakt de accountant zichtbaar welke (eventuele aanvullende) controles gericht op de (significante) risico’s zullen worden uitgevoerd.
• 2. De accountant ontwikkelt op grond van de risico-analyse een controleplan waarin zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden die door leden van het opdrachtteam moeten worden uitgevoerd om toereikende controle-informatie te verkrijgen om het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren.
• 3. In het controleplan worden de feitelijk gebruikte controletolerantie (in relatie tot de financiële verantwoording) in euro’s vastgelegd. Hierbij wordt de goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2) vertaald naar toegepaste controletolerantie, waarbij de goedkeuringstolerantie het maximum is.
• 4. Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten, met in achtneming van de gestelde marges (zie paragraaf 2.2), rechtmatig (zie definitie in paragraaf 2.3) zijn besteed.
• 5. De accountant controleert of de financiële verantwoording voldoet aan de daarvoor gestelde eisen ***verwijzen naar bron en eisen eventueel opsommen**.
• 6. De accountant controleert de bij de aanvraag om subsidievaststelling verstrekte informatie op de volgende punten:
• a) de juiste en volledige weergave van de door andere bestuursorganen of door de Europese Commissie verstrekte subsidies (en indien van toepassing bijdragen van andere derden) ter zake van de kosten van de gesubsidieerde activiteiten.
• b) de juistheid van de verstrekte informatie over het al dan niet in aftrek kunnen brengen van de BTW.
• 7. De accountant kan bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden, die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening. Een enkele verwijzing hiernaar is onvoldoende documentatie. In het controledossier voor de specifieke verklaring dienen deze werkzaamheden te worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier voor de specifieke verklaring moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken in dat dossier zelf opgenomen moeten worden en dat de informatie uit het jaarrekeningdossier voor dit doel gekopieerd en indien nodig bewerkt moet worden.
• 8. De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie, waaruit blijkt dat de werkzaamheden c.f. het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn alsmede dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke partner. Deze documentatie omvat in ieder geval stukken waaruit blijkt:
• − dat de cijfermatige juistheid van de verantwoording is nagegaan
• − dat de verantwoording aansluit met de financiële administratie
• − welke de aard en de omvang is van verrichte deelwaarnemingen op in de verantwoording opgevoerde kosten
• − dat een cijferbeoordeling is uitgevoerd van de werkelijk verantwoorde kosten ten opzichte van de begrote kosten
• − dat de accountant heeft gecontroleerd of de Europese aanbestedingsrichtlijnen door de instelling – indien van toepassing – zijn nageleefd