Bijlage VII Besluit erkenningsvoorwaarden en werkwijzen HOSOWO-instanties (PPE) 2011: erkenningsprocedure

Besluit erkenningsvoorwaarden en werkwijzen HOSOWO-instanties (PPE) 2011

Het besluit kent drie soorten controles: Iedere instantie die een aanvraag om erkenning als HOSOWO-instantie heeft ingediend en iedere reeds erkende HOSOWO-instantie is ten behoeve van de controle verplicht om medewerking te verlenen aan de uitvoering van de controle en alle aanwijzingen of voorschriften, gegeven door de CI/CO na te leven of te doen naleven, waaronder begrepen:

• 1. De instantie die erkend wil worden als HOSOWO-instantie dient hiervoor een schriftelijke aanvraag in bij het productschap, waarna de CI de aanvraag namens de voorzitter van het productschap behandeld. Bij de aanvraag moeten ten minste de volgende gegevens worden overlegd:
• a) naam instantie;
• b) contactpersoon;
• c) postadres;
• d) bezoekadres;
• e) telefoonnummer;
• f) activiteit (monsterneming hygiënogram / analyse hygiënogram / monsterneming stalonderzoek / analyse wateronderzoek / monsterneming mest).
• 2. De CI geeft de gegevens door aan de CO waarna de CO zo snel mogelijk een datum vaststelt waarop wordt gecontroleerd of de te erkennen instantie aan de erkenningsvoorwaarden voldoet. Dit is de zogenaamde erkenningscontrole. De datum en locatie van de erkenningscontrole worden schriftelijk door de CO aan de HOSOWO-instantie bevestigd.
• 1. Erkenningscontrole: de eerste (fysieke) controleronde van een CO bij een instantie die erkenning heeft aangevraagd;
• 2. Periodieke controle: een (fysieke) periodieke controle door de CO om na te gaan of de erkende HOSOWO-instantie nog steeds aan de erkenningsvoorwaarden voldoet. Deze controle is in beginsel één maal per twee jaar;
• 3. Herstelcontrole: een schriftelijke of fysieke controle om na te gaan of tekortkomingen die zijn geconstateerd tijdens de erkenningscontrole of de periodieke controle zijn verholpen. De CI stelt vast of de herstelcontrole schriftelijk dan wel via een (fysiek) controlebezoek moet worden uitgevoerd. De beoordeling, inclusief opsomming van de tekortkomingen, wordt door de CI per brief aan de (HOSOWO-)instantie gemeld. Herstel dient binnen zes weken na datum dagtekening van deze brief plaats te vinden.
• 1. Tijdens de controles wordt getoetst of aan de betreffende erkenningsvoorwaarden wordt voldaan (Bijlage I en II t/m VI, of een deel hiervan), alsmede aan de eventuele nadere voorschriften.
• 2. De CO legt de bevindingen van alle typen controles vast in een controlerapport. Hierin dient ten minste te worden vastgelegd:
• a) de datum van de controle;
• b) de NAW-gegevens van de instantie;
• c) gecontroleerde activiteit(en) (monsterneming hygiënogram / analyse hgyiënogram / monsterneming stalonderzoek / analyse wateronderzoek / monsterneming mest);
• d) alle gecontroleerde voorschriften met conclusie;
• e) een toelichting op eventuele geconstateerde afwijkingen;
• f) omschrijving van eventuele beperkende omstandigheden tijdens controle en omschrijving van de reden en voorschriftnummers waarop deze omstandigheid van invloed is.
• 3. Het controlerapport dient door de te erkennen instantie dan wel de erkende HOSOWO-instantie en door de controleur van de CO te worden ondertekend. Een kopie van het controlerapport wordt achtergelaten bij de gecontroleerde instantie of wordt later nagezonden. Het originele controlerapport wordt meegenomen door de controleur. Het controlerapport dient volledig te worden uitgewerkt in een digitaal bestand.
• 4. Het uitgewerkte controlerapport dient binnen twee weken na het controlebezoek door de CI te zijn ontvangen. Indien de controle uit meerdere bezoeken bestaat wordt de inzendtermijn geteld vanaf het laatste bezoek.
• 1. Bij de constatering of er al dan niet tekortkomingen zijn, geldt de volgende indeling:
• 2. De CI beoordeelt binnen twee weken na ontvangst het controlerapport van de CO, en maakt de uitslag van de beoordeling bekend aan de gecontroleerde (HOSOWO- )instantie en het productschap.
• 3. Per activiteit wordt het aantal tekortkomingen (B, C en D) geïnventariseerd.
• 4. Hiertoe worden de tekortkomingen uit zowel Bijlage I als de bijlage behorende bij de betreffende activiteit (II t/m VI) meegenomen. Bij de tekortkoming in Bijlage I wordt onderscheid gemaakt tussen de voorschriften met betrekking tot monsterneming (M), analyse (A) of beide (M&A).
• 5. Op basis van het aantal tekortkomingen kent de CI, conform onderstaand overzicht, per activiteit een status toe aan de instantie:
• 6. Indien niet tijdig voldoende herstel plaatsvindt:
• a) Een nog niet erkende instantie: melden dat de hersteltermijn is verlopen en dat, om alsnog voor een erkenning in aanmerking te komen, opnieuw een volledige erkenningscontrole dient plaats te vinden (herstel voor de reeds geconstateerde tekortkomingen is dan niet meer mogelijk).
• b) Een reeds erkende HOSOWO-instantie: erkenning schorsen, zeven dagen na de dagtekening van de brief waarin de schorsing wordt medegedeeld. De schorsing wordt opgeheven zodra uit herstelcontrole blijkt dat alle tekortkomingen zijn opgeheven.
• 7. Indien de voorzitter het nodig acht kan worden afgeweken van het onder 5. opgenomen overzicht en kan hij de reeds erkende HOSOWO-instantie een extra controle opleggen. De kosten van deze extra controle zijn voor rekening van de betreffende HOSOWO-instantie.
• 8. Een instantie waarvan een erkenning is geschorst mag de betreffende activiteit niet onder de erkenning uitvoeren, noch de indruk wekken dat zij hiervoor erkend is.
• 9. Een schorsing treedt zeven dagen na de datum van de bekendmaking van de schorsing in werking en duurt maximaal drie maanden.
• 10. Zodra de geschorste instantie (aan de CI) aantoont dat de tekortkomingen zijn verholpen kan de schorsing worden opgeheven. Indien de CI vaststelt dat de tekortkomingen binnen de termijn van zeven dagen, zoals genoemd in het voorgaande punt, zijn verholpen, wordt de schorsing niet geëffectueerd.
• 11. Indien gedurende de schorsingsperiode niet wordt aangetoond dat de tekortkomingen zijn opgeheven, zal de betreffende erkenning aan het einde van de schorsingsperiode worden ingetrokken. Ook na intrekking mag de betreffende activiteit niet onder de erkenning worden uitgevoerd, noch mag de indruk worden gewekt dat de instantie hiervoor erkend is.
• 12. In afwijking van voorgaande kan de voorzitter de erkenning met onmiddellijke ingang schorsen of intrekken indien het belang van de dier- en volksgezondheid een schorsing of intrekking met onmiddellijke ingang vereist.
• 13. Indien de instantie waarvan de erkenning is ingetrokken opnieuw erkend wil worden, dan dient de instantie een aanvraag hiertoe bij het productschap in te dienen. Vervolgens zal, op basis van de reeds beschreven procedure, worden nagegaan of de instantie inmiddels wel aan de voorwaarden voldoet.
• 14. Indien uit voorgaande controles of anderszins is gebleken dat de HOSOWO-instantie met opzet de voorwaarden niet heeft nageleefd dan kan het productschap besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen.
• 1. In een openbaar register op de website van het productschap (www.pve.nl) worden alle erkende HOSOWO-instanties geregistreerd. Het productschap beheert dit register.
• 2. De volgende gegevens van de HOSOWO-instantie zijn opgenomen in het register:
• a) NAW-gegevens;
• b) activiteit waarvoor de HOSOWO-instantie erkend is.
• 3. HOSOWO-instanties waarvan de erkenning is geschorst of ingetrokken worden als zodanig in het register vermeld. Op enig moment zullen de instanties waarvan de erkenning is ingetrokken uit het register worden verwijderd.
• 4. Het productschap kan nadere eisen aan de CI stellen over de wijze van aanleveren van de gegevens betreffende de HOSOWO-instantie.
• 5. De HOSOWO-instantie is verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens.
• 1. Een erkenning heeft een geldigheidsduur van onbepaalde tijd.
• 2. Eens in de twee jaar laat een HOSOWO-instantie zich door de CO controleren om na te gaan of nog aan de erkenningsvoorwaarden en eventuele nadere voorschriften wordt voldaan. Controle geschiedt op kosten van de HOSOWO-instantie.
• 3. Indien tijdens een erkenningscontrole of periodieke controle tekortkomingen worden geconstateerd, dient de (HOSOWO-)instantie deze te herstellen.
• a) Medewerkers van de CI/CO vrije onverwijlde toegang te verlenen of te doen verlenen tot alle terreinen en bedrijfsruimten van de te erkennen instantie en de HOSOWO-instantie, waarvan betreding voor de uitvoering van de controle of beoordeling noodzakelijk is;
• b) Medewerkers van de CI/CO inzage te geven in alle administratieve bescheiden ter zake;
• c) Medewerkers van de CI/CO alle inlichtingen te verstrekken die door hen noodzakelijk worden geacht voor de uitvoering van de controle of beoordeling;
• d) De CI een planning te verstrekken op basis waarvan een bedrijfsbezoek en/of bijwoning ingepland kan worden door de CI. De CI kan nadere eisen stellen aan de planning.