Bijlage 1 ROS: controleprotocol subsidies aan niet-onderwijsinstellingen

Regeling OCW-subsidies (ROS)

Dit controleprotocol vindt zijn grondslag in artikel 22, tweede lid, en artikel 24 van de Regeling OCW-subsidies (hierna: ROS) en heeft betrekking op de accountantscontrole van de financiële verantwoording van subsidies in dat kader aan niet-onderwijsinstellingen. In artikel 22 en 24 van de ROS is opgenomen dat de financiële verantwoording van de subsidieontvanger voorzien moet zijn van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid. In deze verklaring geeft de accountant tevens een oordeel over de naleving door de subsidieontvanger van de in het controleprotocol genoemde voorschriften. In dit controleprotocol wordt onder ‘financiële verantwoording’, tenzij anders aangegeven, zowel verstaan de verantwoording in de vorm van een jaarrekening als het financieel verslag over een projectsubsidie. Het referentiekader voor de controle ligt vast in de wet- en regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke wet- en regelgeving, maar verduidelijkt voor zover nodig de in de oorspronkelijke wet- en regelgeving opgenomen criteria. Het controleprotocol geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole. Voor de accountantscontrole is de volgende specifieke OCW wet- en regelgeving (incl. eventuele wijzigingen) in ieder geval relevant: Daarnaast is de volgende algemene regelgeving van toepassing: Volledige teksten van de geldende wet- en regelgeving zijn onder andere te vinden via www.wetten.nl. Dit controleprotocol is opgesteld naar analogie van de door de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, destijds NIvRA) uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen’ (februari 2007). De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor de OCW-situatie. Waar mogelijk zijn tekstpassages uit de handreiking in dit controleprotocol overgenomen. Voor de controle van een jaarrekening of een financieel v

– De subsidieverleningsbeschikking;
– In voorkomende gevallen de in de subsidieverleningsbeschikking genoemde specifieke subsidieregeling;
– Regeling OCW-subsidies, uitgezonderd hoofdstuk drie;
– Wet overige OCW-subsidies, paragrafen 1 en 3.
– Algemene wet bestuursrecht, Titel 4.2 Subsidies (paragrafen 4.2.3 tot en met 4.2.8);
– Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 Titel 9), met uitsluiting van de afdelingen 1, 11, 12, 13, 14, 15 en 16 van Boek 2 Titel 9 BW, en de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving;
– Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT);
– Aanbestedingswetgeving (zowel Europees als nationaal).
1. Subsidieontvangers die de jaarrekening als verantwoordingsdocument gebruiken. De accountant maakt in die gevallen gebruik van het model controleverklaring in bijlage 1.
2. Subsidieontvangers die zich verantwoorden in een financieel verslag over een projectsubsidie. De accountant maakt in die gevallen gebruik van het model controleverklaring in bijlage 2.
– Controleverklaring bij de jaarrekening
– Verantwoording projectsubsidies
– Omgaan met afwijkingen (fouten en onzekerheden, foutdefinities)
– Getrouwheid
– Financiële rechtmatigheid
– Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening behoeft de subsidieontvanger fouten met een gezamenlijk financieel belang beneden de goedkeuringstolerantie niet te corrigeren en de accountant behoeft ze niet te rapporteren. Het effect op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is namelijk gering.
– Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen materiële en niet-materiële fouten. De subsidieontvanger corrigeert voor zover mogelijk geconstateerde fouten. De subsidieontvanger kan dergelijke fouten echter niet altijd corrigeren. De accountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten (d.w.z. fouten groter dan de goedkeuringstolerantie) hebben invloed op de strekking van de controleverklaring en worden uit dien hoofde in de controleverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (d.w.z. fouten kleiner dan de goedkeuringstolerantie) stelt de accountant een rapport van bevindingen op met inachtneming van de geldende rapportagetolerantie. De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang afwijkingen (fouten en onzekerheden) gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1 procent van de totale subsidie van OCW.
1. De accountant stelt vast dat in de financiële verantwoording alleen posten zijn opgenomen die zijn verbonden aan de uitvoering van de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen (onder andere opgenomen in de subsidiebeschikking).
2. De accountant gaat na of de financiële verantwoording aansluit op de begroting op grond waarvan subsidie is verleend. Verder gaat hij na of de subsidieontvanger opvallende verschillen tussen begroting en realisatie van een toelichting heeft voorzien (artikel 4:76, vijfde lid, Awb). Indien dit achterwege blijft, meldt de accountant dat in zijn rapport van bevindingen.
3. De subsidiebeschikking of subsidieregeling kan de bepaling bevatten dat voor rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht de subsidieontvanger de toestemming behoeft van de minister. Indien uit de controle van de financiële verantwoording van een subsidieontvanger blijkt dat de subsidieontvanger geen toestemming van de Minister heeft gevraagd voor rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, meldt de accountant dit in zijn rapport van bevindingen. De accountant beperkt zich tot rechtshandelingen met een mogelijk financieel effect op de financiële verantwoording.
4. In bepaalde gevallen is een subsidieontvanger een aanbestedende dienst. De accountant controleert in dat geval of bij in het controlejaar aangegane verplichtingen de aanbestedingswetgeving (zowel Europees als nationaal) is nageleefd. Van de accountant wordt niet verwacht, dat hij de stappen van de subsidieontvanger in het proces van aanbesteden inhoudelijk beoordeelt. De accountant weegt zijn bevindingen mee in zijn oordeel. Indien de accountantscontrole fouten aan het licht brengt die de subsidieontvanger niet herstelt, vermeldt de accountant deze in het rapport van bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0 procent.
5. De accountant stelt integraal vast dat de subsidieontvanger de vastgestelde maxima en toegestane bezoldigingen voor topfunctionarissen (Wet normering en bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)) niet overschrijdt. Indien dit wel het geval is, neemt de accountant dit op in zijn rapport van bevindingen. In het bijzonder gelden de volgende artikelen van de WNT: artikelen 1.6, 2.1, 2.2, 2.3, 2.10, 2.11, 7.3 en 7.9. Hiervoor geldt een controle- en een rapportagetolerantie van 0 procent.