Bijlage 3 Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien): procedure voor authentiek gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken en digitale bewijsstukken

Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien)

In het kader van de verantwoording op de einddeclaratie dient de begunstigde de kosten te onderbouwen met originele bewijsstukken. De Europese Verordening maakt het mogelijk gewaarmerkte kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. Hiertoe moet door de lidstaat een waarmerkingsprocedure voor de vaststelling van de authenticiteit worden opgesteld (artikel 19 van Verordening (EG) 1828/2006). In deze bijlage worden de door Nederland vastgestelde procedures weergegeven. De Europese Commissie accepteert op basis van bovengenoemd artikel tenminste de volgende documenten als bewijsstukken: Hieronder vindt u de procedures om deze stukken te kunnen gebruiken als geaccepteerde bewijsstukken in het kader van de ESF-administratie. De Belastingdienst spreekt van conversie van gegevens op het moment dat gegevens vanaf de originele gegevensdrager worden overgezet naar een andere gegevensdrager. In de opsomming van de Europese Commissie (artikel 19 van Verordening (EG) 1828/2006) gaat het dan om de onderdelen a, b en c: fotokopieën van originelen, microfiches van originelen en elektronische versies van originelen. U kunt deze geconverteerde gegevens onder voorwaarden gebruiken als bewijsstukken ter onderbouwing van de ESF-administratie. Als dit op de juiste wijze gebeurt, is het, in het kader van de ESF-verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager te bewaren. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden. Voorwaarde hierbij is dat het document dat naar een nieuwe gegevensdrager is geconverteerd wordt gewaarmerkt door de subsidieaanvrager of door de eigenaar van het document. Dit om de authenticiteit van het geconverteerde document te waarborgen. De waarmerkprocedure zorgt ervoor dat de geconverteerde documenten kunnen worden gebruikt in het kader van de ESF-verantwoording, als zijnde de originele bewijsstukken. Dit wordt als volgt bewerkstelligd. Indien een begunstigde gebruik maak

• a. fotokopieën van originelen;
• b. microfiches van originelen;
• c. elektronische versies van originelen;
• d. documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computersystemen voldoen aan aanvaarde beveiligingsnormen die waarborgen dat de bewaarde documenten voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten kan worden gesteund.
• 1. Waarmerking door de eigenaar van de originele bewijsstukken: De betrokken functionaris zet een waarmerk door (1.) een handtekening en (2.) de datum van waarmerking te zetten op het originele document of het geconverteerde document (het waarmerk moet in ieder geval zichtbaar zijn op het geconverteerde document). Daarbij wordt aangegeven dat het gaat om (3.) een kopie van het origineel ten behoevevan de ESF administratie, of wanneer het waarmerk op het origineel wordt geplaatst, dat het document is gewaarmerkt ten behoeve van de ESF-administratie. Op deze manier waarborgt de eigenaar van de bewijsstukken de authenticiteit van het geconverteerde document dat wordt gebruikt als verantwoording voor het ESF-project.
• 2. Waarmerking door de aanvrager van de subsidie: Niet altijd is de eigenaar van de bewijsstukken ook de aanvrager van de subsidie. In die gevallen is het ook toegestaan dat de aanvrager de geconverteerde documenten waarmerkt (in de praktijk gaat het veelal om kopieën). De aanvrager borgt hierbij de authenticiteit van de geconverteerde bewijsstukken door onder andere een relatie te leggen met de overige bewijsstukken in het betreffende projectdossier. Bij een factuur bijvoorbeeld behoort ook een betaalbewijs, een bewijs van deelname of een bewijsstuk met betrekking tot de inkoopprocedure. De onderlinge relatie van deze documenten zorgt ervoor dat de authenticiteit van het geconverteerde document is gewaarborgd en dat hierop voor auditdoeleinden kan worden vertrouwd. Indien er voor de aanvrager voldoende waarborgen zijn over de authenticiteit van het geconverteerde bewijsstuk waarmerkt hij/zij dit document conform de handelswijze hierboven beschreven onder punt 1. Geconverteerde bewijsstukken die op de hierboven omschreven wijze zijn gewaarmerkt dienen als bewijsstukken voor de administratieve verantwoording in het kader van ESF. Voor de ESF-administratie hoeven de originele documenten dan niet te worden bewaard. De twee procedures die hierboven zijn omschreven kunnen binnen een project tegelijkertijd en door elkaar worden toegepast.
• 1. Digitale urenadministratie: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen moet de begunstigde kunnen aantonen dat: Het is aan de subsidieaanvrager om dit aan te tonen.
• • De functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd;
• • De tijdigheid binnen het systeem wordt gewaarborgd;
• • Vaststellingen na accorderen door de leidinggevende niet meer te wijzigen zijn.
• 2. Facturen die digitaal worden verzonden: om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen kan de aanvrager via de onderlinge relatie met andere documenten (zoals onder andere een betaalbewijs) aantonen dat de voor de controle kan worden gesteund op de digitale factuur.