Bijlage 3 Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2009: bij Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2009

Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rijksgebouwendienst 2009

Omschrijving van de werkterreinen van de organisatieonderdelen van de Rijksgebouwendienst, bedoeld in artikel 7 lid 1. De directie Frontoffice denkt proactief mee met de klant en zorgt ervoor dat vroegtijdig inzicht bestaat in de behoeften en wensen van de klant, zodat maatwerk kan worden geleverd en de overige directies daarop kunnen inspelen. Het Frontoffice is het ‘gezicht’ van de Rijksgebouwendienst. Het onderhoudt contacten met de klant, draagt uit wat de Rijksgebouwendienst te bieden heeft, verwerft opdrachten van de klant en ziet erop toe dat de opdrachten conform de gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Taken van de directie Frontoffice: De directie Vastgoed fungeert als economisch eigenaar en projectontwikkelaar. Zij voert een proactief portefeuillemanagement vanuit een lange termijn visie op de vastgoedportefeuille. Een diepgaand inzicht in (potentiële) ontwikkelingen bij klanten, lokale overheden en markten is daarvoor de basis. Kansen in gebieden die voor de huisvesting van de rijksdienst interessant zijn, worden tijdig onderkend en benut. Via innovatieve huisvestingsoplossingen speelt de directie Vastgoed in op de behoeften van klanten, verhoogt zij de gebruikswaarde van het vastgoed voor de klanten en verlengt daarmee de economische levensduur van het vastgoed. Hierbij speelt zij in op de beleids- en bedrijfsstrategie van individuele klanten en de rijksoverheid als totaal. Taken van de directie Vastgoed: De directie Projecten zorgt voor een vlekkeloos verloop van het bouwproces bij nieuw- of verbouwprojecten, al dan niet aanbesteed in de vorm van een geïntegreerd contract. Zij zorgt ervoor dat deze projecten worden afgerond binnen de afspraken die met de klant zijn gemaakt over geld, projectorganisatie, tijd, informatie-uitwisseling en kwaliteit. Tevens draagt directie Projecten zorg voor het verder professionaliseren van het vak van opdrachtgever binnen de dienst. De taak van de directie Projecten is het leveren van (management)capaciteit voor de voor

• • het organiseren van een netwerk van contacten bij de klanten, op alle relevante niveaus, teneinde geïnformeerd te zijn en mee te denken over relevante ontwikkelingen bij de klant en de klant te kunnen informeren over producten en diensten van de Rijksgebouwendienst;
• • het opstellen van strategische plannen per klantgroep (account);
• • het aanbieden (op grond van samen met de klant gespecificeerde vraag) van adequate, marktconforme huisvestingsoplossingen gericht op de lange termijn;
• • het opstellen en uitbrengen van offertes conform de wensen van de klant, daarbij zorgdragen voor afstemming met de andere directies;
• • het na akkoord van de klant overdragen van de werkzaamheden aan de overige directies;
• • het verrichten van onderzoek naar klanttevredenheid;
• • het verzorgen van de communicatie voor en de infolijn van de Rijksgebouwendienst.
• • het ontwikkelen van een op de klant en de voorraad gerichte landelijke en lokale portefeuillestrategie;
• • het ontwikkelen van huisvestingsalternatieven en nieuwe huisvestingsconcepten;
• • het ontwikkelen van nieuwe contract- en financieringsvormen op het terrein van (her)ontwikkeling en inhuur;
• • het inhuren van huisvesting, het initiëren van projectontwikkeling, het deelnemen aan gebiedgericht ontwikkelen, het aankopen van vastgoed en besluitvorming over verkoop van vastgoed;
• • het voorbereiden van investeringsvoorstellen;
• • het beheren en exploiteren van de voorraad en het fungeren als opdrachtgever voor de directie Beheer.
• • huisvestingsprojecten;
• • opstelling van programma's van eisen bij huisvestingsvragen;
• • planning en voortgangsbewaking;
• • juridische bewaking en begeleiding van geschilprocedures;
• • financiële bewaking.
• • begeleiding van en advisering over het contracteren en aanbesteden bij huisvestingsprojecten;
• • het geven van een (bindend) advies over de te kiezen contract- en aanbestedingsvorm bij huisvestingsprojecten en het uitvoeren van de daarbij behorende afwegingen;
• • ontwikkeling van nieuwe contract- en aanbestedingsvormen en verbetering van bestaande werkwijzen;
• • kwaliteitsmanagement, kennismanagement & opleidingen en het formuleren van beleid op het werkgebied van het Expertisecentrum.
• • het technisch beheren, gericht op het instandhouden en garanderen van het gebruik van de huisvesting, mede op basis van onderhoudsinspecties;
• • het administratief beheren, gericht op het beheer van onderhoudscontracten en het leveren van vastgoedinformatie over de voorraad;
• • het sluiten van onderhoudscontracten met marktpartijen en het begeleiden van onderhoudswerkzaamheden;
• • het sluiten van contracten op het gebied van services met de gebruiker;
• • het in de ontwerpfase anticiperen op consequenties van het ontwerp in de beheerfase en het terugkoppelen van beheerervaringen naar de overige directies.
• • het analyseren en adviseren op het gebied van huisvesting (haalbaarheidsstudies, stedenbouwkundige verkenningen, e.d.);
• • het adviseren in de meest brede zin ten aanzien van klantvragen (huisvestingsadvisering en hoogwaardige, specialistische advisering op terreinen als monumenten, kunst, telematica, beveiliging, klimaat en energie);
• • het verrichten van onderzoek, gericht op innovatie1Voor projectbevoegden die worden voorzien van bijzondere bevoegdheden en waarvan de benoeming is voorbehouden aan de directeur-generaal kan hiervan worden afgeweken..
• • het organiseren van de planning- en controlcyclus;
• • het opstellen van managementrapportages en de jaarverantwoording;
• • het doorlichten van de bedrijfsvoering;
• • het adviseren en informeren van het management over financiële en control-aspecten op het gebied van beleid en uitvoering;
• • het onderhouden van een passende administratieve organisatie;
• • het opstellen en uitvoeren van het internecontroleprogramma;
• • het consolideren van de begrotings- en verantwoordingsinformatie van de onderdelen van de Rijksgebouwendienst;
• • het verwerken van de te consolideren gegevens en op basis hiervan de begroting van de Rijksgebouwendienst samenstellen;
• • het inrichten van de administratie op basis van de (financiële) informatiebehoefte van het management en de geldende kaders;
• • het geven van boekingsaanwijzingen met behulp van het Financieel ABC;
• • het verzorgen van de facturering namens de onderdelen van de Rijksgebouwendienst;
• • het beheren van de stamgegevens in IRIS en de debiteuren-, crediteuren- en kasadministratie van de Rijksgebouwendienst;
• • het voeren van de administratie van de leenfaciliteit;
• • het bij wijze van shared service verzorgen van administratieve en verificatietaken voor de onderdelen van de Rijksgebouwendienst;
• • het verzorgen van de maandelijkse BTW-aangifte.
• • advisering;
• • administratie en managementinformatie;
• • beleids- en organisatieontwikkeling;
• • ambtelijke ondersteuning Ondernemingsraad Rijksgebouwendienst.
• • advies en projectmanagement;
• • contractondersteuning;
• • beheer (systeem- en netwerkbeheer, inclusief hardware-, applicatie- en netwerkbeheer);
• • systeeminnovatie;
• • gebruikersondersteuning;
• • opleidingen.
• • het ontwikkelen van het integrale beleid voor integriteit en veiligheid;
• • het coördineren van de integrale (niet sectorale) advisering over integriteit en veiligheid;
• • het centraal regisseren van de communicatie binnen en buiten de Rijksgebouwendienst over integriteit en veiligheid;
• • het bewaken en stimuleren dat het integrale beleid inzake integriteit en veiligheid wordt nageleefd;
• • het optreden als intermediair tussen de beleidsverantwoordelijke departementen inclusief de daaronder vallende diensten en de uitvoeringspraktijk en begeleiden van de beleidsimplementatie binnen de Rijksgebouwendienst;
• • het vervullen van de rol van ambassadeur en boegbeeld op de terreinen van integriteit (voor de gehele Rijksgebouwendienst) en veiligheid (op het niveau van de voorraad);
• • het zorgdragen voor onderzoek naar integriteitschendingen en risicoanalyses mede in opdracht van de dienstleiding of leden van de directieraad van de Rijksgebouwendienst;
• • het optreden als compliance-officer, conform de ambtenarenwet, voor privé-beleggingtransacties in bijvoorbeeld vastgoedfondsen;
• • het vorm en inhoud geven aan het kenniscentrum voor veiligheidsvraagstukken binnen de Rijksgebouwendienst en het daartoe voor het op gang houden van de kenniscyclus van ontwikkelen, toepassen, delen en evalueren van kennis over veiligheid door het aanbieden/organiseren/ faciliteren van netwerkbijeenkomsten, themabijeenkomsten aan de deskundigen, up-to-date en toegankelijk brengen en houden van informatie over veiligheid op o.m. het intra- en internet;
• • het oprichten en instandhouden van een breed samengesteld crisisbeheersingsteam dat in geval van crisis direct inzetbaar is.
• • advisering over rijkshuisvestingsvraagstukken;
• • advisering over het beleid ten aanzien van beeldende kunst en de uitvoering van de zogenoemde ‘percentageregeling’;
• • advisering over cultureel erfgoed/monumentenbeleid;
• • advisering over de uitvoering van de functie en aanstelling van architecten;
• • advisering over de ontwikkeling van het interne architectuurbeleid van de Rijksgebouwendienst.
• • advisering over de architectonische en/of stedenbouwkundige aspecten van beleidsvraagstukken (bijvoorbeeld het welstandsbeleid);
• • advisering over architectonische en/of stedenbouwkundige aspecten van plannen;
• • coördinatie van de ontwikkeling en uitvoering van het rijksarchitectuurbeleid;
• • advisering met betrekking tot de voorbeeldfunctie van het rijk;
• • uitvoering van de Wet op de architectentitel.
• • bijdrage aan en de coördinatie van advisering over ruimtelijke inrichtingsvraagstukken;
• • het voeren van het inhoudelijke secretariaat voor het College van Rijksadviseurs;
• • stimulering van integraal en interdepartementaal architectuurbeleid;
• • advisering over ruimtelijke inrichtingsprojecten waarvoor het rijk een belangrijke verantwoordelijkheid draagt;
• • advisering over ruimtelijke inrichtingsprojecten aan het Gemeenschappelijk Ontwikkelingsbedrijf (uitvoeringsfase).
• – salariskosten;
• – incidentele beloning;
• – externe inzet;
• – opleidingskosten;
• – overige personele lasten;
• – communicatie/voorlichting;
• – materiële kosten;
• – huisvesting;
• – automatisering.